Hvad er Digital Workplace, og hvorfor er det vigtigt?

Et digital workplace er en samling af software applikationer og værktøjer, der bruges til at udføre opgaver og aktiviteter. Et digtal workplace tilbyder personaliserede, rollebaserede services og samarbejdsværktøjer, der hjælper medarbejderne med at yde deres bedste – hvorsomhelst, nårsomhelst, på flere enheder.

Et moderne digital workplace tilbyder mange fordele til en organisation og dens medarbejdere.

• Øger effektiviteten og produktiviteten. Mange rutine- eller mere komplekse processer kan automatiseres eller bruge AI-funktioner for at eliminere mere omkostningsfuldt, tidskrævende manuelt arbejde. Medarbejdere kan udføre deres arbejde hurtigere og med færre fejl.
  
  
• Forbedrer findbarhed og kvalitet af information. At have information og dokumenter tilgængelige ét sted reducerer den tid og indsats, brugerne bruger på at lede efter ting. Ledelsesværktøjer til projekter og processer forbedrer kvalitetskontrol og produktivitet. Digitaliserede processer og information reducerer fejl samtidig med at øge gennemsigtigheden og videndelingen.
  
  
• Øger medarbejdertilfredshed, fleksibilitet og skalerbarhed. En digital arbejdsplads tilbyder medarbejdere større fleksibilitet til at arbejde, hvor og hvornår de kan være mest produktive. Dette vil ofte øge medarbejdertilfredshed og fastholdelse. Det giver også en organisation øget fleksibilitet til at skalere vækst eller tilpasse sig uforudsete forretningsforstyrrelser.
  
  
• Større gennemsigtighed og sammenhæng. Når information er forenet og mere let tilgængelig, skabes "en enkelt sandhed". Unødvendige misforståelser og dårlige beslutninger baseret på unøjagtig information kan forhindres. Organisatorisk sammenhæng vil styrkes, når alle har adgang til de samme oplysninger samtidig.
  
  
• Tiltrækker talent. En digital arbejdsplads kan hjælpe de medarbejdere, der værdsætter en balance mellem arbejdsliv og privatliv, hybrid- eller fjernarbejdsmodel. Nutidens medarbejdere er velbevandrede inden for cloud computing, sociale medier og andre online samarbejdsapplikationer. Organisationer skal omfavne moderne digitale arbejdspladsværktøjer for at tiltrække og fastholde medarbejdere for at opretholde en konkurrencefordel.
  
  
• Reducerer omkostninger. Med en fuldstændig virtuel, digital arbejdsplads kan organisationer skære ned på rejseomkostninger, kontorleje og andre omkostninger, der følger med den traditionelle kontormodel.
  
  
• Forbedrer bundlinjen. En forretningsmodel for den digitale arbejdsplads fører til forskellige omkostningsbesparelser. Det giver også en organisation mulighed for at forbedre processer, læring, innovation og udvikling, salg og time-to-market. Som resultat kan den samlede profitpræstation forbedres.

Et digital workplace kombinerer I bund og grund tre nøgleelementer: teknologi, processer og kutur. Rammen for den digitale arbejdsplads skal omfavne alle disse elementer. Her er et bud på en oversigt over, hvordan man skaber et succesfuldt digital workplace:

Værktøjskassen til opbygning af en succesfuld digital arbejdsplads kan inddeles i otte kategorier:

• Produktivitet: Applikationer, der støtter medarbejdere i at udføre deres opgaver effektivt, såsom skrivebordsapplikationer som Microsoft Word, Excel, PowerPoint, osv.
  
  
• Forretningsapplikationer: Online- eller lokale løsninger som ERP, HR-systemer, ledelsessystemer og CRM.
  
  
• Kommunikation: Applikationer, der muliggør, at ledelse og medarbejdere kan publicere, distribuere og dele information såsom intranet, e-mail, blogs og informations-specifikke portaler.
  
  
• Samarbejde: Løsninger, der understøtter effektivt internt samarbejde, der er let at administrere og samarbejde omkring samt dele information, planer og filer. Disse løsninger inkluderer fællesskaber, team- og samarbejdsområder, online møder, wikis og apps til virksomhedens sociale medier.
  
  
• Beskeder: Applikationer, der muliggør hurtig kommunikation som chat/instant messaging-platforme, mobile beskedtjenester og mikro-blogging.
  
  
• Forbindelse: Løsninger, der hjælper medarbejdere med hurtigt at finde og kontakte eksperter og kolleger på tværs af organisationen, såsom telefonbog, medarbejderprofiler og organisationsdiagrammer.
  
  
• Viden og innovation: Løsninger, der muliggør, at organisationen kan indsamle og dele viden samt trække feedback og ideer fra medarbejderne for at fremme forbedringer og innovation, såsom vidensbaser og fællesskaber, FAQ'er, afstemninger og survey-applikationer.
  
  
• Mobilitet: Værktøjer og applikationer, der muliggør, at medarbejderne kan arbejde hvorsomhelst, såsom tablets, smartphones, bærbare computere, fjernscannere, VPN-netværk, responsive intranet og intranet tilgængeligt via native mobile apps, osv.

Digital transformation på arbejdspladsen defineres som integrationen af digital teknologi i stort set alle områder af en organisations processer, hvilket grundlæggende påvirker driften og måden, værdi skabes på. Digital transformation er også en kulturel forandring, da den kræver, at organisationer transformerer deres måder at tænke og arbejde på. Den udfordrer også gamle vaner og langvarige forretningsprocesser og udforsker nye praksisser, ideer og innovationer.

Et relativt nyt akronym inden for HR- og IT-folkets jargon er "DEX". Det står for Digital Employee Experience, som beskriver teknologiens indvirkning på medarbejderne. Hvis f.eks. IT-miljøet opfattes som svært at navigere i, en masse rod med svært anvendelige værktøjer, tilbyder dårlige søgemuligheder og understøttes af et usynligt IT-team, er chancerne for, at din DEX er dårlig. Dog er DEX-indekset sandsynligvis meget højt, hvis medarbejderne føler sig trygge med de tilgængelige værktøjer, nemt kan finde enhver information eller andre ressourcer og sjældent oplever problemer med teknologien.

Ved at måle din organisations DEX-indeks over tid og træffe foranstaltninger for at forbedre det, vil du se en stigning i produktivitet, samarbejde, engagement, medarbejdertilfredshed og fastholdelse.

Udviklingen af en digital arbejdsplads færdiggøres aldrig. Når du har implementeret en ny eller moderniseret digital arbejdsplads, kan du ikke bare læne dig tilbage. Du er kun gået videre til næste fase, governance og kontinuerlig forbedring.

Kontinuerlig forbedring er afgørende for en bæredygtig og velstående digital arbejdsplads. Opret governance-politikker og etablér og følg op på performancemålinger, der er afstemt med din digitale arbejdspladsstrategi. Gennemfør regelmæssige medarbejderundersøgelser og opret automatiserede rapporter om brugeradfærd for at forstå deres anvendelse og hvad der kan forbedres. Sørg for, at personalet, der er ansvarligt for governance, har repræsentation fra alle dele af organisationen for at dække alle aspekter af brugeroplevelsen.