Nyt intranet fremmer samarbejde hos Hillerød Kommune
Hillerød Kommune har bygget et nyt intranet baseret på Microsoft 365 og Omnia for bedre at kunne understøtte det interne samarbejde og den interne kommunikation. Den nye platform har også forbedret intranettets findbarhedsegenskaber, hvilket har gjort det betydeligt nemmere for medarbejderne at navigere og finde enhver type af information.
“Vi valgte Omnia, da det opfylder rigtig mange af vores krav. Platformen gør det muligt for os at anspore til og facilitere online samtaler blandt vores medabejdere og mellem kommunens forskellige enheder”, siger Ulla Less Andersen, Project Manager og Communication Consultant hos Hillerød Kommune.
Forbedret borgerservice med Omnia
Hillerød Kommune har omkring 4.900 folk ansat. Fordi kommunen består af mange afdelinger, er der et stort behov for en effektiv digital kommunikationsplatform, der knytter hele organisationen sammen. Deres tidligere opsætning bestod af forskellige separate kommunikationskanaler, der hæmmede intern kommunikation og samtaler. Det var også svært at lave en effektiv struktur og organisering af dokumenter og andre filer i den tidligere løsning og medarbejderne syntes, at det var en udfordring at finde, hvad de havde brug for.
Kommunen ønskede at bakke op om samarbejder og samtaler mellem kollegaer og enheder og gøre det nemmere at finde information, og derfor besluttede de at modernisere platformen. De ønskede også at integrere andre SharePoint samarbejdssites med intranettet. Hillerød Kommune valgte Omnia blandt andet fordi, det er en SharePoint-baseret løsning og den tilbyder smarte værktøjer til at bygge og effektivt håndtere en intelligent informationsstruktur.
“Med Omnia vil vi også være mere fleksible og mobile, hvilket vil medvirke til at reducere afstanden mellem vores 400 medarbejdere, der arbejder på rådhuset, og medarbejdere der arbejder i andre kommunale enheder. Derudover faciliterer platformen effektiv videndeling, der hjælper os med at forbedre vores service til Hillerøds borgere.”
Brugervenligt intranet giver gladere medarbejdere
Den nye platform har gjort det nemmere for brugerne at navigere og finde relevante dokumenter, politikker, instruktioner og andre ressourcer. En nylig brugerundersøgelse foretaget af kommunen viste, at medarbejderne var meget tilfredse med deres nye intranet og den moderniserede digitale arbejdsplads.
“Implementeringsprojektet løb fra april til september 2018. Som forventet var der nogle udfordringer med at lære den nye platform at kende, men fordi vi blev dygtigt coachet af Omnias konsulenter, så gik det glat. Vores medarbejdere har taget godt imod vores nye intranet, der hedder Hilda”, noterer Ulla Less Andersen og fortsætter:
“Vores undersøgelse viser, at mange betragter det nye intranet som levende og brugervenligt, og de er meget positive omkring de nye muligheder for intern dialog og samarbejde. Vi er stadig i gang med at lære platformen at kende, men mit indtryk er, at vores redaktører også er glade for Omnia, hvor de synes, det er meget nemmere at oprette, redigere og publicere indhold i dag.”