10 måder at forbedre din intranetsøgning
Slutbrugere er ofte skuffede over deres intranetsøgning. Og det er ikke så mærkeligt, da de fleste af os er vant til at finde den information, vi har brug for på få sekunder, ved hjælp af søgemaskiner som Google og Bing. Men sådan behøver det ikke være! Her er vores ti bedste anbefalinger til, hvordan du leverer en bedre søgeoplevelse på intranettet.
For en slutbruger er den ideelle søgeoplevelse at indtaste nogle få søgeord i søgefeltet og straks finde det, man leder efter, på en gennemdesignet søgeresultatside. Men som vi alle ved, er det sjældent tilfældet for intranet. I stedet er et mere almindeligt scenarie, at slutbrugere vurderer intranet-søgefunktionen som ret dårlig, og at det er en kamp at finde relevant information på denne måde.
Men sådan behøver det ikke være! Nedenfor finder du ti anbefalinger til, hvordan du kan levere en bedre søgeoplevelse på intranettet med begrænsede ressourcer. Vores erfaring er, at de forskellige eksempler fungerer, uanset hvilken intranetsøgemaskine du bruger.
1. Hurtig og avanceret søgning
For at matche søgeadfærd blandt slutbrugere, er det en god idé at lave to forskellige søgeoplevelser. For det første en hurtig søgemulighed, der fungerer godt til at finde den information, som er 'tæt' på brugeren, såsom nyligt opdaterede dokumenter, mest besøgte websider, nyhedsartikler målrettet brugeren og kolleger forbundet til brugeren.
Men for de mere avancerede scenarier, hvor en slutbruger ønsker at finde f.eks. en officiel forretningsplan blandt hundredvis af dokumenter, der indeholder de samme søgeord eller et bestemt produkt baseret på en kundes krav, vil den hurtige søgemulighed ikke gøre jobbet. Intranet har altså også brug for et avanceret søgealternativ, hvor søgekategorier, tilpasninger, preview, promoverede søgeresultater og lignende funktioner kommer i spil.
Vores erfaring er, at slutbrugere sætter pris på, at et intranet både har en hurtig søgning og en avanceret søgning: Selvfølgelig tæt forbundet – men med forskellige formål.
2. Søgekategorier
Inden for et intranet finder du websteder, sider, dokumenter, fællesskaber, personer, processer og flere andre typer indhold. Desuden er det nævnte indhold blevet oprettet eller bliver brugt i flere forskellige sammenhænge såsom teamsamarbejde, officiel dokumentation, i videndelingssamtaler, personlige blogindlæg og så videre.
En god måde at løse denne udfordring på er at bruge søgekategorier, hvor hver kategori kun vil returnere indhold inden for et defineret omfang. Søgekategorier kan sættes op til kun at vise dokumenter, kun nyhedsartikler eller kun kolleger, der matcher et bestemt søgeord.
Men en endnu mere effektiv metode er at bruge søgekategorier til også at kunne vise søgeresultater baseret på kontekst. Eksempelvis vil en sådan tilgang og opsætning gøre det muligt for slutbrugere at adskille officielle dokumenter fra samarbejdsdokumenter, dokumenter, der deles i fællesskaber eller dokumenter tilgængelige via OneDrive. Så, når du søger efter en virksomhedspolitik om miljø, vil du nemt kunne identificere det specifikke dokument, der er den godkendte politik om emnet.
3. Søgefiltre
Selvom du har implementeret søgekategorier, kan slutbrugere stadig stå med flere hundrede hits, når de søger efter almindelige gængse termer. For at hjælpe brugerne med den udfordring bør du også implementere filtre eller tilpasningsmuligheder, der gør det muligt at indsnævre søgeomfanget. Filtre kan være egenskaber på søgehits såsom filtype eller sidste ændringsdato, men også – og mere nyttige – metadata, der er relateret til din organisation og virksomhed. Nogle eksempler på dette kunne være: produkter, afdelinger, kompetencer, dokumenttyper, projekttyper eller lignende.
Tilføjelse af filtre til søgeresultatsiden kan virkelig give værdi for slutbrugerne. Når brugeren for eksempel søger efter personer inden for Marketing, kan man sætte filtre for kompetencer, roller, talte sprog eller lignende til at finde den rette person at kontakte. Eller slutbrugeren kan bruge filtre som land, forretningsområde og år for at finde det korrekte dokument, når man søger efter Budget.
Billede: Avanceret søgning med søgekategorier og tilpasningsmuligheder.
4. Søgefeedback
Selvom du har tilføjet søgekategorier og filtre til din intranetsøgning, betyder det ikke, at hver søgning for den enkelte bruger er vellykket. Derfor giver det også mening give slutbrugere mulighed for give feedback på søgefunktionen. Denne funktion vil selvfølgelig for det meste blive brugt, når nogen ikke finder det, han/hun ledte efter, og den kan derved bringe værdifuld information til en søgeadministrator om, hvordan man forbedrer indhold, struktur eller filtre.
En simpel løsning kan f.eks. være at tilbyde en søgefeedback-knap på søgeresultatsiden og lade brugeren kommentere sin søgning og de returnerede hits. En ekstra funktion kunne også være at inkludere søgetermerne og søgeresultatet som en statisk liste. Dette vil give et godt indblik i brugerens tilgang til intranetsøgningen.
Det er klart, at hvis du giver mulighed for at indsende feedback, så har du også et ansvar for at lave løbende forbedringer af søgefunktionen.
Billede: Insend søgefeedback.
5. Promoverede søgeresultater
En metode som ofte bruges til at forbedre søgeoplevelsen er at inkludere promoverede søgeresultater. Det gør det muligt at henvise slutbrugere til en bestemt ressource (webside, dokument osv.), når de søger efter nogle definerede termer. Et eksempel kunne være at dirigere brugeren til organisationens officielle salgsproces, når han eller hun søger efter termer som: salg, salgsmetode, salgstragt eller salgsmodel.
Ved at bruge promoverede søgeresultater er det også muligt at håndtere synonymer i den betydning, at flere almindelige søgetermer kan pege på et defineret søgehit.
Billede: Promoveret søgeresultat på siden med søgeresultater.
6. Hvordan viser man søgeresultater?
Der er mange overvejelser vedrørende dette spørgsmål. Først skal du beslutte, hvor dit søgefelt skal placeres – almindeligvis i det øverste banner på dit intranet – og derefter kan du begynde at arbejde på, hvordan du viser søgeresultaterne. Almindelige overvejelser er, hvordan man viser ikoner og billeder, metadata som ejer, sidste ændringsdato, en beskrivelse af et søgehit og om søgeordet skal fremhæves på søgeresultatsiden?
Almindeligvis giver hurtigsøgningsalternativet en liste over et defineret antal søgehits inden for hver kategori (personer, nyheder, dokumenter osv.). Mens den avancerede søgning også vil vise tilpasningsmuligheder, promoverede søgeresultater, en søgefeedback-knap og sidesøgning. Design af en enkel og overskuelig søgeresultatside vil optimere søgningen og gøre det nemmere for slutbrugere at finde den information, de leder efter.
7. Søg i applikationer
En god måde at gøre intranetsøgning endnu mere tilgængelig, er at etablere og levere søgeapplikationer. Her mener vi en opsætning af søgefunktionen med definerede muligheder, vist i en bestemt sammenhæng.
Nogle af de mest almindelige eksempler på søgeapplikationer er 'Søg efter artikler' i et nyhedscenter, 'Søg efter produkter' i et produktkatalog eller blot 'Find kollega' på en udpeget side på intranettet. I hvert af eksemplerne skal søgeapplikationerne have definerede filtre og tilpasninger og en søgeresultatside designet til formålet.
At finde en kollega inden for Salg, der er dygtig til prissætning og taler tysk, kan på den måde blive en hurtig og nem opgave.
Billede: En applikation baseret på intranetsøgemaskinen – Find kollega.
Vores erfaring er, at når man flytter muligheden for at søge fra det øverste bannersøgefelt til en webside som en applikation, oplever slutbrugere at denne type søgning skaber stor værdi. Vi anbefaler kraftigt at bruge søgeapplikationer til at forbedre den overordnede intranetsøgeoplevelse.
8. Søge- og søgeforbindelser med flere enheder
De fleste moderne intranetsøgemaskiner tillader søgning i flere datakilder og giver adgang til forskellige forretningssystemer.
Hvis dit intranet er baseret på eller tæt integreret med Microsoft 365, har du flere muligheder, hvis du ønsker at inkludere yderligere datakilder i din intranetsøgning. Uden yderligere licensomkostninger kan du tilføje lokale fileshares, lokal SQL, Azure SQL, Salesforce, ServiceNow og flere andre almindelige kilder.
Ved at bruge søgning og søgeforbindelser med flere enheder kan du have en virksomhedssøgning, hvor slutbrugere kun vil have ét enkelt søgepunkt for alle (eller i det mindste de fleste) interne datakilder. Det er naturligvis også muligt at vælge, om søgeresultaterne skal vises i en fælles liste eller at opdele disse i flere forskellige kategorier.
9. Forstå, hvad brugerne har brug for
En god måde at lære dine brugere at kende på, er ved at afdække, hvilke oplysninger de leder efter, når de bruger søgning. Relevante rapporter om søgemønstre er f.eks.: det samlede antal udførte søgninger, topsøgninger, afbrudte søgninger og søgninger uden resultat.
Sporing af antallet af intranetsøgesøgninger kan bruges til at identificere søgevolumen og -tendenser og til at bestemme perioder med høj og lav søgeaktivitet.
Overvågning af topsøgninger giver oplysninger om, hvilke typer information slutbrugerne søger. Denne information vil give dig et overblik over, hvad slutbrugerfællesskabet har brug for lige nu eller i en given periode.
Statistik over afbrudte søgninger viser søgninger med lav click-through rate, og ingen resultatrapporter viser, hvilke søgninger der ikke gav resultater. I begge tilfælde er disse oplysninger nyttige, når man analyserer, hvilke søgeforespørgsler der kan skabe utilfredshed hos brugerne og vise områder, hvor indholdssøgningen kan forbedres.
10. Pas på indholdet
En god intranetsøgningsoplevelse starter med at passe godt på indholdet. Det inkluderer at bruge metadata, der kan leveres som filtre og tilpasningsmuligheder eller til at implementere søgekategorier.
Et andet aspekt ift. at passe på sit indhold omfatter gennemgangscyklusser for at sikre, at indholdet er relevant og korrekt, og markering af forældede sider eller dokumenter. Vi anbefaler også, at du overvåger, om intranettet har indhold som kun bliver brugt sjældent, og i så fald forsøger at finde ud af, hvad du skal gøre ved det.
Når det kommer til at forbedre”findability”, er det vores anbefaling, at websider og dokumenter har titler, der beskriver indholdet. Prøv at bruge en opgaveorienteret tilgang og beskriv, hvorfor nogen ønsker at besøge en bestemt side. At sikre, at alle sider også har et resumé, der indeholder vigtige søgeord, vil forbedre muligheden for at finde det ved hjælp af søgning.
Websiden Grupperejsereservationer (se eksempel nedenfor) beskriver tydeligt formålet for en potentiel besøgende, og et resumé, der starter med "Brug denne side til..." og inkluderer vilkår som rejser, indkvartering, begivenheder, messer og konferencer som gør det er nemt at finde ved hjælp af søgning.
Billede: Brug af sidetitel og resume til at hjælpe din intranetsøgemaskine og forbedre ”findability”.
Vil du vide mere?
Man kan gøre meget for at forbedre sin intranetsøgning. Hvis du vil lære mere, kan du deltage i vores webinar "En bedste praksis for intranetsøgning og -navigation", som giver yderligere indsigt i at forbedre ”findability” og brugeroplevelsen på dit intranet. I webinaret bruger vi Microsoft Search og SharePoint Search, men du kan også få værdifuld information ud af webinaret, hvis du bruger en anden intranetsøgemaskine.
