Perfekt harmoni mellem Intranettet og Teams
Microsoft Teams har haft eksplosiv vækst og har i dag fået flere virksomheder til at kæmpe med nye kommunikationsstrategiske udfordringer. Nogle ser Teams som et alternativ til Intranettet. Andre ved ikke, hvad der bedst kommunikeres hvor. Ved at integrere intranettet med Teams kan produktivitet og omkostningseffektivitet optimeres, samt intern innovation, kommunikation og samarbejde styrkes.
Beslutningstagere ståroverfor et valg vedrørende Teams popularitet og forholdet til Intranettet. Mulighederne kan f.eks. være følgende:
- Fortsætte som før med parallelle platforme, dvs. med Teams og Intranettet som isolerede øer, som brugerne kan hoppe imellem.
- Overfør Intranetindhold til Teams, og lad Teams bære Intranettets rolle så vidt muligt.
- Integrer intranettet med Teams.
Der er fordele og ulemper ved alle tre muligheder. Det er vores erfaring, at det er mere fordelagtigt at integrere Intranettet med Teams end at benytte dem adskilt. Gennem integration kan afstanden mellem platformene mindskes og supplere hinanden, ved at skabe en stærkere og mere brugerorienteret digital arbejdsplads.
Under afsnittet, Integrer teams med Intranettet, viser vi nogle af de stærkeste argumenter for, hvorfor du skal vælge integrationsvejen.
Mange muligheder for integration
Der er mange måder at integrere på, og integrationen kan finde sted både i Teams og Intranettet. For eksempel med Team Templates på Intranettet kan du sikre, at Team-baserede projekter og grupper oprettes med de rigtige værktøjer, regler, strukturer og andre ressourcer. Det er også muligt at bruge såkaldt deep linking til at forbinde dele af Intranettet og Teams med hinanden. Blandt andet kan du linke en side eller funktion på Intranettet til en Teams-fane og spejle en kanal eller en samtale i Teams på Intranettet, ved hjælp af deep linking. Tilsvarende kan funktioner fra Intranettet integreres i Teams ved hjælp af apps. Omnia indeholder flere færdige funktioner til team-integration, som bl.a. inkluderer skabeloner til oprettelse af nye teams.
Læs blogindlægget, Strategies for integrating your Intranet with Microsoft Teams for at lære mere om de muligheder og metoder, der findes til at integrere løsningerne. Du kan også downloade vores webcast, Den digitale arbejdsplads baseret på Teams og Microsoft 365 eller Connecting your SharePoint Intranet to Teams, for at få flere oplysninger om forskellige integrationsmuligheder.
Integrer Teams med Intranettet for at:
Gøre det nemmere at finde oplysninger
Ved at integrere intranettet med Teams kan medarbejderne få adgang til alle data fra SharePoint, OneDrive, Teams og andre programmer, der findes på Intranettet. Det betyder også, at Intranettets ofte mere avancerede søgefunktion kan bruges til at finde information i Teams, da den indbyggede søgefunktion er relativt enkel og uden filtreringsmuligheder.
Lad medarbejderne forme deres egen digitale arbejdsplads
For de medarbejder, der foretrækker Teams som deres primære platform, vil integration med Intranettet skabe en ekstra dimension og flere muligheder for at skabe en personlig digital arbejdsplads. Med større frihed til at kommunikere boostes samarbejdsområder, værktøjer og filer i henhold til personlige præferencer, produktivitet, effektivitet, engagement og innovation.
Gør al kommunikation tilgængelig i en fælles visning
I stedet for at skulle skifte mellem to eller flere forskellige applikationer for at holde sig ajour og følge med i nyheder og samtaler, bliver alt tilgængeligt gennem en enkelt visning. Det giver brugerne et godt overblik over flowene i de forskellige Teams-grupper. Dog kan man risikere at gå glip af vigtige begivenheder eller nyheder, som kanaliseres via Intranettet. Men ved at integrere hele eller dele af Intranettet i en app i Teams, får brugerne et godt overblik over alle flows direkte i Teams.
Lad brandet gennemsyre hele den digitale arbejdsplads
En vigtig funktion, som Teams mangler, er muligheden for at tilpasse platformen og brugeroplevelsen med virksomhedens grafiske look og identitet. Fordelen ved at Intranet kan designes med farver, billeder, skrifttyper og illustrationer af virksomheden er, at medarbejderne føler sig "hjemme på kontoret". Hvis hele Intranettet er integreret via en app i Teams, kan dette være en slags startside i Teams. Det giver brugeren samme følelse og adgang til intranettet samt dets funktioner, som hvis personen loggede direkte på intranettet.
Kontroller formidlingen af information
Teams er i bund og grund et møde- og kommunikationsværktøj. Det betyder, at kommunikation og delt information hovedsageligt ligger inden for rammerne af et projekt, en arbejdsgruppe eller mellem to personer. Det er til dette formål applikationen er designet. Der er derfor ikke noget naturligt sted eller funktion til distribution af oplysninger for hele virksomheden, som f.eks. virksomhedsnyheder eller nye organisationsoplysninger, som alle skal have adgang til.
Du kan oprette et team for hele organisationen (org-wide team), hvor medarbejdere og alle Microsoft 365-brugere automatisk bliver medlemmer. De meddelelser, der er slået op i disse teams, når ud til hele organisationen, men du kan ikke påvirke dit teams placering på brugerens teamliste, hvilket gør det usikkert som en overordnet informationskanal. Ved at indsætte hele intranettet eller sider med oplysninger for hele virksomheden, kan informationsstyring og kontrol opretholdes på den digitale arbejdsplads.
Glem ikke det overordnede mål for intern kommunikation!
Man kan hurtigt blive fanget i brugernes begejstring for Teams og den effektivitet som værktøjet tilbyder. Det er dog vigtigt at overveje, hvad det overordnede mål er med at styrke den interne kommunikation. For eksempel skal man overveje de langsigtede konsekvenser ved at give brugerne mulighed for at bruge Teams som deres primære platform. Effektivitet kan stige i første omgang, men hvordan påvirker det virksomheden internt? Hvad sker der med organisationens sammenhængskraft og forfølgelse af fælles mål, og hvordan vil viden og idéer til forretningsforbedringer blive delt effektivt i fremtiden?
Teams som Intranet?
Det lyder måske fristende at lade Teams påtage sig rollen som Intranet, men for enhver virksomhed med mere end en håndfuld medarbejdere, vil det være en fejl. Løsningerne har helt forskellige arkitekturer, og Teams er ikke designet til at betjene en organisation med alle Intranettets vigtige funktioner. Det er blandt andet ikke muligt at brande Teams efter virksomhedens unikke identitet. Der findes ingen CMS-baseret struktur til udgivelse og administration af indhold, som vanskeligøre at strukturere organisatoriske og forretningsmæssige oplysninger.
Hvis du vil vide mere om dette, kan du læse blog-indlægget Kan Teams overtage intranettets plads?. Du kan også se vores webcast, How Microsoft Teams changes Internal Communications, hvor vi sammen med ClearBox Consultings CEO Sam Marshall diskuterer strategier og interaktioner mellem Teams og intranettet.
