Forbind intranettet med Teams for bedre intern kommunikation

På kort tid har pandemien gjort Microsoft Teams til det primære værktøj for mange mennesker. Det er positivt set ud fra et produktivitetsperspektiv, men det risikerer også at føre til dårligere intern kommunikation på det overordnede plan. For at sikre, at forretningskritisk information når ud til hele organisationen, bør virksomheden arbejde for at integrere intranettet med Teams.

Når en stor del af arbejdsdagen er optaget af møder, samtaler, projektnotifikationer og deling af dokumenter via Teams, er det ikke så mærkeligt, hvis Teams bliver set som den vigtigste it-understøttelse for mange. Så vigtigt, at Teamvinduet altid kører på skærmen, og mange starter og slutter deres arbejdsdag her.

Teams er et fantastisk værktøj, som med sin rige funktionalitet giver mulighed for effektive møder, samtaler og samarbejder. Der er dog også ulemper forbundet med, at medarbejdere skifter intranettet til Teams som deres primære applikation. F.eks. er det en reel risiko, at de går glip af vigtig forretningsinformation og nyheder, som ikke kanaliseres via Teams. Den kommunikation og de aktiviteter, der har til formål at styrke og forme organisationen efter fælles værdier og få alle til at gå i samme retning, når måske ikke alle. Teams kan med andre ord paradoksalt nok føre til dårligere intern kommunikation og nedsat medarbejderengagement.

Ifølge intraneteksperten Sam Marshall hos ClearBox Consulting fungerer Teams godt til kommunikation i små grupper, men ikke så godt til åben virksomhedsdækkende og struktureret information. Kommunikationen i Teams er primært gruppe- og projektorienteret, hvilket i praksis skaber informationssiloer.

Løsningen på dilemmaet er dog forholdsvis enkel: Integration.

Intranettet skal være der, hvor brugerne er

Hvis du ønsker, at interne nyheder og anden forretningskritisk information virkelig skal nå ud til alle, og du ikke vil tilbage til e-mail-sumpen, skal du sørge for, at intranettet er let tilgængeligt for medarbejderne. Med andre ord via de enheder og applikationer, som de foretrækker og bruger mest. Hvis Teams har indtaget førstepladsen på skærmene i din organisation, er det en god idé at flette intranettet sammen med Teams. Du kan for eksempel integrere den som en app i Teams. Så skal brugerne ikke skifte applikation og starte browseren for at logge på intranettet, men kan i stedet tilgå alt indhold via Teams-vinduet.

Fordelen ved at have intranettet som en app i Teams er også, at brugeren kan holde styr på feeds i forskellige Team-kanaler og grupper, mens han eller hun søger information på intranettet. Det er også muligt at lave Teams Apps, der indeholder specifikke funktioner og udvalgte dele af intranettet, såsom nyhedssiden eller en bookingtjeneste til fælles ressourcer.

Lad os sige, at du har et produktkatalog, som nogle medarbejdere søger i og opdaterer dagligt. I det tilfælde kan du oprette en Teams app med kun produktkataloget. Appen kan herefter målrettes til målgruppen, så den kun er tilgængelig for berørte medarbejdere, dvs. at det vises i deres værktøjslinje i Teams.

Læs blogindlægget Strategier til integration af dit intranet med Microsoft Teams for at lære mere om, hvordan du integrerer intranettet som en app i Teams.

Integration styrker produktiviteten

Integrationen mellem Teams og intranettet kan lette medarbejdernes håndtering af samarbejder, processer, samtaler og andre flows. Når grænserne mellem de to applikationer udviskes, øges effektiviteten og produktiviteten, fordi brugerne så ikke skal tænke på, hvilken applikation der bruges til hvad og kan fokusere på opgaven. Målet bør være at stille så meget information og så mange værktøjer og flows som muligt til rådighed, uanset hvilken applikation du er i.

For eksempel kan du med Team Templates i intranettet sikre, at Team-baserede projekter og grupper bliver oprettet med de rigtige værktøjer, regler, strukturer og andre ressourcer. Det er også muligt at bruge såkaldt deep linking til at forbinde dele af intranettet og Teams med hinanden. Du kan blandt andet linke en side eller blok på intranettet til et Teams-faneblad og spejle en kanal eller samtale i Teams på intranettet ved hjælp af dybe links. Omnia indeholder flere funktioner til Team Integration, som inkluderer skabeloner til oprettelse af nye Teams.

For mere teknisk information om, hvordan du bruger dybe links i Teams, læs Opret dybe links på Teams Developer Documentation-websted. Her kan du også udforske mulighederne med Teams-apps og forstå, hvordan de fungerer.

Sørg for, at den vigtige information når ud til alle

Ofte er det ikke nok blot at integrere intranettet som en app i Teams for at sikre, at alle medarbejdere nås af vigtig information - på det rigtige tidspunkt. Det kræver jo, at brugerne åbner appen i det team og kanal, hvor appen er installeret, for at kunne se indholdet på intranettet.

En vej rundt om dette er at skabe et såkaldt organisationsdækkende (org-wide) team, hvor hele organisationen og alle Microsoft 365-brugere automatisk bliver medlemmer. Det giver dig mulighed for at distribuere notifikationer til hele organisationen via Teams. Hvis nyheder publiceres og sendes som beskeder via både intranet og Teams på denne måde, øges sandsynligheden for, at alle bliver nået af dem i tide. Der er dog en grænse på 10.000 brugere. Du kan derfor opdele organisationen i flere organisationsdækkende teams for at opnå fuld dækning, hvis organisationen ikke er større end 50.000 personer.

Hvis du vil være helt sikker på, at alle medarbejdere har modtaget bestemte informationer, er intranettets obligatoriske læsefunktion (Mandatory Read) uovertruffen. Du kan også få læsekvitteringer i Teams chat, men desværre ikke gennem notifikationer i Teams.

Tænk mobil for den bedste brugeroplevelse

I betragtning af at mobile enheder i stigende grad er en del af medarbejdernes primære arbejds- og kommunikationsenhed, er en god mobil oplevelse en forudsætning for, at medarbejdere i frontlinjen og med mobilt arbejde kan søge information og bruge intranettets ressourcer effektivt. Sørg derfor for, at intranettet er tilpasset mobile enheder ved hjælp af responsivt design og/eller en mobil app. For eksempel er alle intranet bygget på Omnia platformen automatisk responsive. Organisationer, der ønsker at forbedre mobiloplevelsen, bruger også Omnia-appen.

Den mobile oplevelse af det integrerede miljø mellem intranettet og Teams er også væsentligt bedre og nemmere at navigere i, hvis intranettet er responsivt. I nogle tilfælde kan intranettets header opfattes som forstyrrende inde i Teamvinduet på en lille skærm. Det kan derfor være en god idé at deaktivere headeren ved visning på mindre skærme. Dette er også blevet muligt i den seneste version af Omnia.

Mere information om samspillet mellem Teams og intranettet

Læs blogindlægget Teams og intranettet i perfekt harmoni om fordelene ved at integrere Teams med intranettet. For at lære mere om de tilgængelige valg og integrationsmetoder, kan du deltage i vores webinarer.