Få succes med intern kommunikation – 5 enkle tips
I de fleste virksomheder og organisationer ligger det største fokus på den eksterne kommunikation, mens intern kommunikation nedprioriteres og lever sin egen stille tilværelse. Det kan ende med at blive en dyr lektion for virksomheden. En god intern kommunikation er vigtigt for medarbejdertrivsel og kulturen. Det skaber arbejdsglæde og stolthed over arbejdspladsen, og giver medarbejderne den viden og indsigt som gør, at de kan løfte deres opgaver og være produktive og innovative på én og samme tid. Det giver plus på bundlinjen.
Her giver vi fem enkle tips til, hvordan man skaber en god intern kommunikation. Men først et par ord om vigtigheden af at have en god intern kommunikation.
God intern kommunikation
Naturligvis er ekstern kommunikation ekstremt vigtig for salget, at skabe et levende brand, dialogen med kunder og interessenter osv. Men det er heller ikke et spørgsmål om "enten-eller". Svaret er naturligvis "både-og". Når virksomhedens eksterne kommunikation og interne kommunikation går hånd i hånd, er oplevelsen internt, at virksomheden virker troværdig, transparent og at det man siger, også er det man gør. Det giver engagerede medarbejdere og dermed højerer produktivitet. Derfor er god intern kommunikation livsvigtig for virksomheden.
Det smukke er, at god intern kommunikation ikke behøver at være omkostningstungt, når et moderne intranet er med til at facilitere flow, dialog og samarbejde på tværs af virksomheden. Desuden medfører en velfungerende intern kommunikation til at reducere omkostningerne inden for en bred række af parametre, for eksempel: produktion, personaleomsætning, sygefravær, kundesupport, klager og returneringer, konflikthåndtering og meget mere. Den eksterne kommunikation fungerer også bedre, når medarbejderne er godt informeret og motiverede i arbejdet, hvilket igen reducerer kompleksiteten i kundediaogen og markedsføringsaktiviteterne.
Ud over en mere effektiv, dedikeret og velinformeret arbejdsstyrke skaber bedre intern kommunikation øget medarbejderengagement. Ifølge en Gallup-undersøgelse fra 2017 har organisationer i den øverste kvartil i et engagementsindeks næsten dobbelt så stor chance for at opnå succes sammenlignet med organisationer i den nederste kvartil. For eksempel havde enhederne i den øverste kvartil 20% højere rentabilitet, 41% lavere sygefravær og 40% færre kvalitetsfejl. Konklusionerne er baseret på data indsamlet fra over 195.600 ansatte og ca. 31 millioner respondenter i USA.
#1 Involver lederne
Det velkendte udtryk ”walk the talk” er ikke bare en kliché. Det er et udtryk, som er relevant i alle organisationer. Hvis ikke lederne agerer, kommunikerer eller handler efter deres egne regler og visioner, vil de andre medarbejdere i organisationen heller ikke føle behovet for det. Derfor er det vigtigt at engagere samtlige ledere, inklusive topledelsen, i de interne kommunikationsprocesser. Det skal vises og fortælles, hvordan du vil have organisationen skal gøre "ifølge John".
En af lederens absolut vigtigste opgaver er, at give løbende feedback. Intet er så ødelæggende for moral, motivation og drivkraft som fraværet af feedback. Målrettet konstruktiv feedback løfter performance, både hos den enkelte og i teamet.
#2 Opret forbindelse til strategier og visioner
Husk, at intern kommunikation faktisk er et strategisk styringsværktøj for hele virksomheden. Det handler ikke kun om at få teamet til at arbejde bedre og mere effektivt sammen, eller at sprede information og styre operationelle processer på en mere smidig måde. Intern kommunikation skal især sikre, at forretningsstrategiske beslutninger og visioner overholdes. Derfor bør kommunikation være synkroniseret med forretningsstrategien, visioner, forretningsmæssige og eksterne kommunikationsmål. Dette indebærer f.eks., at det virksomheden kommunikerer eksternt, skal kommunikeres og leves internt ... "walk the talk".
#3 Vær personlig i intern kommunikation
Ærlighed kommer man længst med. Det gælder i den grad også for intern kommunikation. Åbenhed, transparens og ærlighed er udtryk for autencitet og mødes med en respekt fra medarbejderne som også skaber stærkere holdånd og deltagelse. Det er derfor vigtigt at være personlig i kommunikationen. Det styrker troværdigheden.
Det er også vigtigt at personificere kommunikationen. Det vil sige, at tilpasse kommunikationen til modtagerens rolle og interesser, så kommunikationsværktøjerne bruges aktivt og forretningskritisk information når ud på den rigtige måde.
#4 Få inspiration og brug de rigtige kanaler
Spring rundt mellem forskellige roller på din arbejdsplads for at opleve forretningen og få eksempler på den intern kommunikation fra nye vinkler. Hvordan ser arbejdsdagen for eksempel ud for dine konsulenter, sælgere, fabriksarbejdere, kundesupport og receptionister? Deltag i deres daglige processer, sæt dit skrivebordet sammen med dem og se, hvordan de bruger kommunikationsværktøjer og kanaler til intern kommunikation i virksomheden. Du vil sandsynligvis blive overrasket over, hvordan du som kommunikator forestillede dig deres arbejdsdage og lavede løsninger i overensstemmelse hermed. Når alt kommer til alt er det kun ved at "gå i andres sko", at man virkelig kan forstå andres (arbejds) liv.
#5 Svøm roligt
Det ér faktisk muligt at sammenligne jobbet som intern kommunikator med svømning. Man er nødt til at have en god balance og interaktion mellem forskellige kommunikative aktiviteter, for at meddelelserne kan komme hele vejen frem og ud til alle. Hvis du skubber for hårdt, for meget og for hurtigt, risikerer kommunikationen at drukne med sin egen vægt. For at opnå en lethåndterlig og bæredygtig kommunikation er det vigtigt at studere vandet omkring en, planlægge langsigtet og holde et stabilt tempo i den daglige strøm af information i takt med medarbejdernes behov.
