Brug dit intranet til videndeling
Hvis du arbejder i en af de mange organisationer, der har brug for at høste konkurrencefordele ved at administrere og dele viden på en mere struktureret måde, er denne artikel noget for dig.
I dette indlæg beskriver vi, hvordan du kan bruge dit intranet til at skabe struktureret videndeling ved at opbygge en fælles videnplatform. Vi giver eksempler fra en løsning baseret på Microsoft 365 og Omnia, men indholdet kan også give værdi, selvom du bruger andre intranetplatforme eller videnstyringssoftware.
Stærkt koncept for videndeling
Som udgangspunkt er intranetproduktet Omnia bredt funderet, med imponerende ydeevne og fremragende brugeroplevelse på alle skærme, fra mobil visning til infoskærme. Produktet kommer også med et stærkt koncept for videndeling på dit intranet.
At få succes med virksomhedens videndeling, handler dog om mere end produktets funktioner. Du bliver nødt til at oprette en business case, sikre opbakning fra ledelsen, rekruttere interne ambassadører og i det hele taget forberede og planlægge løsningen, som du ville gøre med ethvert forbedringsprojekt i forretningen. Hvis du ønsker mere information om disse trin, kan du gratis downloade en trinvis vejledning til en Knowledge Management-løsning.
Nedenfor fokuserer vi på, hvad du skal gøre for at etablere en løsning til videndeling på dit intranet og vi dækker følgende aspekter:
- Forbered og skab videndelingsfællesskaber..
- Opbyg en fælles vidensbase.
- Udnyt det samlede videnpotentiale.
- Skab engageret videndeling.
Som udgangspunkt har Omnia en skabelon til videndelingsfællesskaber (Communities) som kan bruges hvis du ikke har behov for yderligere tilpasninger. Du kan selvfølgelig også oprette nye skabeloner eller konfigurere den, der følger med produktet, så den passer til dine behov.
Forbered og skab videndelingsfællesskaber
Vi ser et fællesskab som en gruppe mennesker, spredt ud over organisationen, som går sammen for at interagere og lære af hinanden i forhold til et defineret emne. Med Omnia er det nemt for slutbrugere at oprette nye fællesskaber (communities) ved hjælp af en trin-for-trin guide til processen.
Billede 1: Trin-for-trin guide til oprettelse af community
Men før du går videre og inviterer andre brugere til at begynde at oprette nye communities, er det værd at understrege, at for at få succes kræver det en grundig forberedelse. Før du opretter et nyt community i Omnia, skal du have styr på emner, tags, moderatorer og have en plan for, hvordan du rekrutterer medlemmer til fællesskabet.
Emner til dit community
Som det første skal du definere emnet. Hvad handler dette vidensfællesskab om, hvilke emner skal diskuteres, og hvilken viden vil blive delt? Sørg for, at emnerne er interessante for så mange brugere som muligt, på tværs af forskellige roller og afdelinger i organisationen.
Moderatorer
Ethvert community har brug for én eller flere moderatorer til at skabe brugerengagement og facilitere videndelingen. Moderatorer er dine interne ambassadører, og uden dem vil brugeraktiviteten i fællesskabet sandsynligvis dale efter kort tid.
Rekrutteringsplan
Du skal have en plan for, hvordan du rekrutterer, introducerer og engagerer medlemmerne i dit vidensfællesskab. Dette kan omfatte at fremhæve nye communities i navigationen, foreslå communities til medarbejdere baseret på interesse eller ved at udgive nyhedsartikler. At have en gruppe af kernemedlemmer tilmeldt sit community allerede ved lanceringen hjælper også med at skabe brugerengagement.
Tags til videndeling
Indholdet i dit community vokser dag for dag, og derfor anbefaler vi, at diskussioner, artikler og dokumenter skal kunne kategoriseres for at hjælpe med at opbygge en god struktur som gør det nemt at finde relevant information. For at understøtte den proces, anbefaler vi, at du har en række specifikke tags, som folk kan bruge, når de deler specifik viden.
Billede 2: Fanen Om Communities viser emner, moderatorer og promoverede tags.
Da der er flere aspekter af et community, der skal forberedes, anbefaler vi, at oprettelse af et community sker via godkendelse. Denne opsætning vil være med til at sikre, at forberedelserne er udført korrekt.
Opbyg en fælles vidensbase
Inden for communities opbygger slutbrugerne en fælles vidensbase ved at skabe, dele og forbedre indhold. I communityskabelonen i Omnia finder du værktøjer til at starte og deltage i diskussioner, oprette artikler og dele dokumenter.
Diskussioner
Vi forventer, at diskussioner mellem medlemmerne er den mest almindelige type indhold. Det er nemt at poste en ny idé eller et spørgsmål, og så kan man i sit community deltage ved at give feedback, svare eller poste nye ideer. Diskussioner kan under tiden forløbe over dage eller endda uger, og den person, der startede diskussionen, kan vælge og tilkendegive det bedste svar og dermed indikere, at diskussionen er lukket.
For at højt engagement anbefaler vi, at medlemmer skal kunne like og dele diskussioner.
Artikler
Diskussioner er et godt værktøj til videndeling, men kan også pege på nye emner, hvor der er behov for yderligere uddybning. I sådanne tilfælde kan et community-medlem bruge en publiceringsproces indbygget i Omnia til at dele viden og rådgive ved at publicere en vidensartikel. Forfatteren vil skabe indhold i et færdiglavet layout, tilføje billeder, videoer, links eller andet relateret indhold, vælge tags og udgive artiklen og dermed dele den med andre medlemmer.
For at tilskynde til engagement anbefaler vi, at medlemmer skal kunne bedømme, kommentere og dele artikler.
Dokumenter
Et andet scenarie er, når et communitymedlem har oprettet eller downloadet et dokument, der kan være interessant for andre brugere. Dette kan være en god salgspræsentation, som kan bruges af andre, eller en rapport med oplysninger, der er relevante for medlemmerne. Her kan en bruger uploade et dokument og tilføje en kort beskrivelse af indholdet og tags til kategorisering.
Interager for at forbedre
Succesfuld vidensdeling er meget afhængig af, at communitymedlemmer interagerer med indholdet. Vi anbefaler, at medlemmer skal kunne:
- Synes godt om, kommentere og dele diskussioner.
- Bedømme, kommentere og dele artikler.
- Bedømme, kommentere og dele dokumenter.
Du har også mulighed for, som slutbruger til at give feedback til forfatteren, uden at skulle skrive det som en kommentar på en artikelside eller et dokument. Vores erfaring er, at interaktion med indholdet vil være med til at forbedre det samlede indhold over tid, hvilket igen vil tilføre værdi til den fælles vidensbase.
Billede 3: Delt dokument i fællesskabet.
Udnyt det samlede videnspotentiale
Opbygningen af en vidensbase er et godt første skridt mod en vellykket videndelingsløsning. Men for at give organisationen reel værdi, skal vi sørge for, at vi kan realisere organisationens viden. Med Omnia kan vi understøtte dette ved at bruge navigation, notifikationer og søgning, der alt sammen kan hjælpe slutbrugere med at finde indhold og holde sig på forkant med, hvad der foregår i de forskellige communities.
Fællesskabsportal
For det første vil du inden for en organisation sandsynligvis finde flere communities; disse er typisk åbne for alle at finde og tilslutte sig. En god måde at give et overblik over communities er, at oprette en communityportal med en mappe, der viser alle communities med adgang til beskrivelser af dem.
Vi anbefaler også, at portalen viser, hvilke communities den enkelte bruger følger.
Community navigation
Når du tilgår et community, kommer du til velkomstsiden, der viser de nyligt delte vidensaktiver. Du kan også bruge mapper til at finde diskussioner, artikler og dokumenter med vidensaktiver sorteret efter dato, bedømmelse eller popularitet.
Billede 4: Notifikationer om nye opslag i communities du følger.
Meddelelser
Brugere, der kommer ind i et community, bør præsenteres for en nem måde at deltage i fællesskabet på. Det gør man ved at brugeren starter et abonnement på nyt eller opdateret indhold og får besked, når nye vidensaktiver udgives. Brugeren kan finde information om nye indlæg i meddelelsespanelet - hvilket også gør det nemt at navigere til eventuelle nye indlæg.
Søgning
Der er mange scenarier, hvor medarbejderne vil bruge intranet-søgefunktionen til at finde information, og det gælder også indhold i communities. Vores anbefaling er desuden at opsætte flere søgekategorier, der kan hjælpe slutbrugere med at identificere og adskille de forskellige typer indhold.
Billede 5: Søg kun efter communityindhold.
Skab engageret videndeling
Naturligvis er brugeradoption nøglen til at få succes med sin videndelingsløsning. For få medlemmer eller for lidt interaktion vil bremse enhver videndeling og vi anbefaler at du arbejder med at skabe brugerengagement løbende.
I Omnia finder du værktøjer, der kan være en god hjælp i det arbejde. Du kan f.eks. bruge community-badges, tutorials, mikrokurser til at anspore brugerengagement. At give en fantastisk mobiloplevelse og gøre fællesskaber tilgængelige også i Microsoft Teams kan også være løsningsaspekter, der kan være værdifulde på dette område.
Communitymærker
Med Omnia kan du aktivere en funktion til at lade brugerne samle point ved at skabe indhold, dele viden og interagere med kolleger. Du vil også være i stand til at definere et sæt community-badges som svarer til et bestemt niveau af aktivitetspoint. Disse funktioner vil være med til at signalere til medarbejderne, at organisationen ønsker, at de skal bruge arbejdstid på at dele viden og hjælpe deres kolleger, og giver også mulighed for at anerkende de bedste bidragydere.
Billede 6: Topbidragydere med Communitymærker.
Tutorial
Vi anbefaler, at du giver en vejledning til at introducere slutbrugere til communities på communityportalen. I en trin-for-trin guide kan du forklare, hvordan du forventer, at medarbejderne bruger communities, skaber indhold og interagerer med kollegaer. Selvstudiet bør også dække områder som community-badges, abonnementer og meddelelser.
Mikro-kurser
En anden måde at introducere medarbejdere til communities og din videndelingsløsning på, er Omnia-konceptet med mikrokurser. Disse er trin-for-trin kurser, der præsenterer tekst, billeder, videoer, links og relevant information for at lade brugerne lære om kursets emne. Det er også muligt at tilføje et videnstjek for at give brugerne mulighed for at kontrollere, at de har fået beskeden.
Vi tror på, at oprettelse af et mikrokursus om struktureret videndeling i din organisation vil hjælpe brugerne med at forstå det overordnede koncept og opmuntre dem til at deltage.
Teams og mobil adgang
Slutbrugere har forskellige præferencer, når det kommer til, hvordan de vil have adgang til information og apps, og det gælder også for communities og vidensaktiver. Vi har set hvordan Microsoft Teams er blevet en foretrukken kanal i løbet af de sidste år, anbefaler vi, at du gør dit intranet tilgængeligt også i Teams-sammenhæng.
Omnia kommer også med en mobilapp, der kan hjælpe dig med at levere videnindhold og værktøjer, så brugerne får nem mobil adgang til indholdet i communities.
Billede 7: Fællesskab i Microsoft Teams
Billede 7: Fællesskab i Microsoft Teams
I denne artikel har du lært, hvordan du kan bruge Omnia til at etablere en løsning til struktureret videndeling på dit intranet.
Start med en løsning baseret på videndelingskonceptet i Omnia, og brug ressourcer på skabe engagement og medarbejderinddragelse. Sørg for, at dit community er godt forberedt før du opretter det, og at det er nemt for slutbrugere at skabe og dele indhold. Tilskynd communitymedlemmer til at interagere med kolleger og indhold, og giv navigations-, notifikations- og søgeværktøjer for at sikre, at brugerne kan holde sig på forkant med nyt og opdateret indhold.
Med udgangspunkt i løsningen beskrevet i dette indlæg vil du være i stand til, at:
- Forberede og skab videndelingsfællesskaber .
- Opbyg en fælles vidensbase.
- Udnyt det samlede videnspotentiale.
Hvis du vil lære mere om at bruge dit intranet til succesfuld videndeling, anbefaler vi at downloade rapporten Intranet and Employee Experience Platforms 2022 Intranet and Employee Experience Platforms 2022 som anmelder de bedste intranetprodukter på markedet.
Siden 2015 har UK-baserede ClearBox Consulting udgivet årlige rapporter om intranetprodukter med det formål at hjælpe ledere, intranetansvarlige og it-professionelle med at forstå markedet og matche produkter til deres prioriterede krav. 2022-udgaven af rapporten blev frigivet i januar og dækker dybdegående anmeldelser af 19 produkter og rummer +200 skærmbilleder af intranet-startsider og innovative funktioner, herunder funktioner for fællesskab og videndeling.
Rapporten fastslår, at Omnia leverer et fuldt intranet med imponerende ydeevne og fremragende brugeroplevelse på alle skærme, fra mobilvisning til infoskærme. Produktet har også modtaget ros for videndelingskonceptet, der forbinder brugere og indhold i fællesskaber (communities), og navigations- og søgefunktionerne for at levere en god brugeroplevelse. .
For at lære mere om videnstyring, anbefaler vi også at du deltager i webinaret Boost your intranet with a solution for structured knowledge sharing , som vil give yderligere indsigt og eksempler inden for dette emne. I webinaret vil vi bruge Microsoft 365 og Omnia til løsningseksemplerne, men indholdet er også værdifuldt, hvis du bruger et andet produkt til videnstyring
Kontakt os , hvis du ønsker at få en demo af, hvordan Omnia kan hjælpe med at forbedre videndelingen på dit intranet.
