Byg det perfekte intranet til en lille virksomhed
En lille virksomhed har meget at vinde ved at have et intranet på plads så hurtigt som muligt efter virksomhedsstarten. Et godt intranet faciliterer kommunikationen, så den kører så effektivt og problemfrit som muligt og er med til at skabe engagement fra medarbejderne. Tiden og pengene som er brugt på at opsætte platformen og informationsstrukturen bliver der mere end kompenseret for, i form af forbedret effektivitet, produktivitet, engagement og overskud. I dette blogindlæg vil vi diskutere, hvorfor og hvordan en lille virksomhed bør bygge sit intranet.
Mange mindre virksomheder er ofte tilbageholdende med at bruge penge på teknologiske løsninger, som de mener ikke er helt afgørende for driften. Det er en gængs opfattelse, at det først er noget man skal fokusere på senere, når forretningen begynder at vokse. Og startups, der typisk mangler kontanter, prioriterer sandsynligvis investeringer i produktudvikling, kontorleje og markedsføring.
Men en virksomheds succes er i særdeleshed også baseret på effektiv intern kommunikation og de processer og systemer, der hjælper med at udvikle og opretholde en sund virksomhedskultur og højt medarbejderengagement. Hvis det ikke indtænkes fra starten, vil ineffektive processer og kommunikation og lavt engagement udgøre en selvforstærkende nedadgående spiral og forårsage unødvendige omkostninger, efterhånden som virksomheden vokser. Og det er uanset, om vi taler om en isenkræmmer, et management konsulentfirma eller en ny teknologivirksomhed. Disse udfordringer gælder for enhver form for organisation, stor som lille.
Hvis du ønsker at stimulere gode vækstbetingelser, en sund kultur og en organisation, der er engageret og effektiv, er det klogt at have en moderne kommunikationsplatform på plads lige fra starten.
Top fem grunde til at have et intranet fra dag ét
Der er mange grunde til, at et intranet gør en virksomhed mere succesfuld, her er vores top fem:
1. Forbedret intern kommunikation og samarbejde. Uden et intranet er intern kommunikation ofte en blanding af e-mails, chatbeskeder i lukkede samarbejdsrum, SMS og mundtlige meddelelser i ad hoc og almindelige gruppemøder. Det er svært at holde informationen ensartet og tilgængelig for alle på samme tid. Det er også hårdt arbejde at verificere, at hver medarbejder er blevet informeret om vigtige nyheder, begivenheder og nye politikker eller processer osv.
Med et intranet kan du eliminere ineffektive kanaler og uoverensstemmelser i forhold til, hvordan informationen formidles. Hver publicering af information bliver distribueret til alle medarbejdere på en ensartet måde, med identiske budskaber til alle. Og med en obligatorisk læsningsfunktion, som vist i Omnia, kan du automatisk bekræfte, at hele organisationen holdes orienteret om alt vigtigt. Det samme gælder for interne samarbejder. Et intranet giver dig mulighed for at konsolidere værktøjer, mødeapplikationer, filer, noter og andre ressourcer, der er nødvendige for samarbejder, på ét sted, hvilket gør det så meget nemmere at starte og administrere samarbejder på en ensartet og effektiv måde.
2. Forbedret ”findbarhed” . En lille virksomhed starter måske med et mindre intranet i forhold til sin organisation. Den første version kunne for eksempel indeholde det grundlæggende som en nyhedssektion, kontaktlister, procedurer, kalender, personlige medarbejderoplysninger og en "Sådan gør du"-side. Men efterhånden som brugen vokser, og både ledelse og medarbejdere erkender styrken og fordelene ved at have information, værktøjer og andre ressourcer tilgængelige i et konsolideret rum, vil der blive tilføjet mere indhold. Faktisk sigter mange virksomheder og organisationer i dag på at intranettet har information om sine digitale værktøjer, dokumenter og processer, der er nødvendigt for, at medarbejderne kan udføre deres arbejdsopgaver og for at kunne optimere medarbejdernes selvbetjening. Derved gøres intranettet til omdrejningspunktet på den digitale arbejdsplads. Der er en simpel forklaring på den strategi: At have alt tilgængeligt via en enkelt platform reducerer den tid og indsats, der kræves for at finde noget, og derved øger medarbejdernes produktivitet.
3. En sammentømret, engageret og effektiv organisation. Hvis organisationen er spredt geografisk, er den samlende kraft ved et intranet indlysende for de fleste. Men sandheden er, at et intranet faktisk medvirker til at skabe et tættere fællesskab selv i virksomheder, hvor alle medarbejdere sidder sammen. Et intranets kapacitet til at styrke organisatoriske bånd handler ikke kun om letheden ved at udføre koncerndækkende kommunikation og om at holde alle medarbejdere informeret om alt på én gang. Det handler også om, hvordan et intranet gør det muligt at holde kommunikationen gennemsigtig, konsistent og ensartet i hele organisationen. Med et intranet er det lige meget, om nogen er fraværende på dagen for en annoncering. Medarbejderen vil blive orienteret i det øjeblik, han eller hun er online igen.
Når en virksomheds kommunikation på tværs af koncernen er fuldstændig gennemsigtig, åben og ensartet, oplever medarbejderne en følelse af inklusion, hvilket øger deres engagement. Og hvis hele organisationen eller en stor del af den føler sig inddraget i diskussioner om udviklingen af forretningen, vil gruppen højst sandsynligt arbejde bedre sammen.
4. Forenet mod et fælles mål. Hvis bestyrelsen i en virksomhed ønsker, at dens visioner og mål nås, skal den sørge for, at alle medarbejdere synger samme sang, det vil sige den sang, som den administrerende direktør og bestyrelsesmedlemmerne synger ud. For at få folk til at bevæge sig i samme retning, skal de ville de samme ting. Og for at få det til at ske, skal alle føle sig inkluderet i diskussioner om virksomhedens fremtidsplaner, hvilket bringer os tilbage til argument nummer 3. Gennemsigtig, åben, inkluderende og ensartet kommunikation på tværs af gruppen vil hjælpe dig med at samle organisationen og få alle til at synge i perfekt harmoni, til samme melodi.
5. Hurtigere onboarding af nye medarbejdere. Hvis du ikke har planer om udvidelse og vækst, er dette måske ikke et af dine top fem argumenter for at implementere et intranet. Men hvis du planlægger at opskalere forretningen, er det en god ide, at forberede dig på effektiv og gnidningsløs on-boarding af de nye talenter. Og med et intranet bliver det meget nemmere at holde dem engageret fra deres allerførste arbejdsdag og hjælpe dem med at stifte bekendtskab med din virksomhed. Et intranet kan give nye medarbejdere retningslinjer, virksomhedsværdier, træningsvideoer, politikker, tjeklister, kontaktlister, vigtige dokumenter, der skal underskrives, og andre ressourcer, der kan hjælpe dem med hurtigt at komme ombord. Dette vil også spare tid for hele teamet, da nybegyndere kan finde svar på de fleste af deres spørgsmål online. Som tidligere nævnt vil et intranet også få dem til at føle sig mere inkluderede, da kommunikationen på tværs af koncernen holdes åben og gennemsigtig.
Der er mange forskellige intranetløsninger for små virksomheder at vælge imellem. Du kan bygge et skræddersyet intranet ved hjælp af cloud-baseret software som Microsoft SharePoint, WordPress eller lignende CMS-platforme, eller implementere en nøglefærdig løsning som Omnia og jostle. Hvis dine medarbejdere er hooked på Facebook, kan du endda bygge et intranet, der ser ud, føles og fungerer som den sociale medieplatform med Workplace.
Så hvordan træffer du det rigtige valg for din virksomhed? Til at starte med skal du beslutte dig for, om du vil oprette et skræddersyet intranet, bruge en out-of-the-box-løsning eller bygge noget derimellem. Et selvlavet intranet kræver mere af dit team i forhold til at holde løsningen kørende 24/7 og synkroniseret med den teknologiske udvikling. Det kan også medføre en del forbrug af interne ressourcer til brugersupport. Til gengæld kræver et standard nøglefærdigt produkt som Omnia ingen kodning, medmindre du skal have tilføjet en helt unik funktion. Og det vil kræve meget lidt eller intet af dit teams tid at administrere løsningen eller yde brugersupport. Det er noget leverandøren normalt leverer, sammen med en konstant finjustering af platformen i takt med den teknologiske udvikling.
Et godt udgangspunkt for at finde den bedste intranetsoftware til en lille virksomhed er at besøge ClearBox Consulting. De tester, gennemgår og viser regelmæssigt verdens førende intranet- og medarbejderoplevelsesplatforme. Du kan downloade Intranet and Employee Experience Platforms 2022-rapporten fra ClearBox Consulting her. Rapporten er et must-read for alle, der overvejer et nyt virksomhedsintranet. Du kan også besøge G2.com, hvor intranetsoftware bliver gennemgået og bedømt af G2's medlemmer.
At skabe den bedste pasform
Når du bygger et intranet til en lille virksomhed, er der et par ting, du skal fokusere på for at skabe den ultimative løsning. For eksempel, da antallet af brugere formodentlig er ret lavt, kan du lægge mere vægt på at opbygge informations-, dokument- og navigationsstruktur og mindre tid på at skabe digtale fællesskaber. Det er måske ikke så vigtigt for innovationskraften og sammenhængskraften i en lille virksomhed, at medarbejdernee er i stand til at bruge intranetfællesskaber og sociale medieværktøjer til at diskutere sager. Naturligvis under forudsætning af, at virksomheden kan holde regelmæssige møder og en daglig dialog, der involverer medarbejderne.
Lær mere om, hvordan du skaber en succesfuld digital arbejdsplads her.
