Effektivt hjemmearbejde med Teams, trin 1: Inddel Teams i kanaler

For at effektivisere hjemmearbejdet, er der flere ting man kan gøre. Først og fremmest skal arbejdsmiljøet være behageligt og man skal sørge for, at man har de rigtige digitale arbejdsværktøjer til rådighed og viden om, hvordan man bruger dem. Microsoft Teams er et af de hurtigst voksende onlineværktøjer til at kunne samarbejde på trods af afstand. I denne blogserie vil Petra Karlsson, som er Precio Fishbones Teams ekspert, give dig sine bedste råd om, hvordan du kan effektivisere hjemmearbejdet med Teams.

I dag benytter de fleste Microsoft Teams som et mødeværktøj i forbindelse med online- og videomøder. Men Teams kan så meget mere. F.eks. kan Teams bruges til at chatte og ringe til både kolleger og eksterne partnere. Man kan booke og deltage i møder, og man kan samle alle medarbejdernes projekter i et fælles rum. Derudover er det offentliggjort, at Skype går på pension i juli 2021, så der er god grund til at skifte til Teams allerede i dag.

Gør samarbejdet enkelt med specifikke kanaler

Efterhånden som værktøjerne i Teams fornyes, vokser populariteten blandt brugerne. Man kan bl.a. benytte Teams til at planlægge det daglige arbejde, kommentere og redigere dokumenter, holde møder og oprette gruppechats.

Tanken bag Teams er, at man som virksomhed kan oprette forskellige kanaler, altså mindre arbejdsgrupper baseret på f.eks. en afdeling, et projekt eller lignende. I de forskellige kanaler kan medlemmer automatisk holde sig opdateret, diskutere og indsætte relevant indhold til resten af teamet.

De mindre teams kan dermed benytte underkanalen til at kommunikere og diskutere om ting, som kun er relevant for deres arbejdsområde. Via underkanalen kan medlemmerne gemme diverse filer, benytte OneNote, planlægge aktiviteter i planner og dele weblinks til de andre i gruppen, forklarer Petra.

I Teams kan man også forbinde forskellige værktøjer og apps, som kan gøre det daglige arbejde mere overskueligt for medarbejderne. Dermed vil medarbejderne have nemmere ved at finde dokumenter og andet relevant information som de leder efter. Man kan b.la. bruge apps som Planner, OneDrive, Trello, Stream, OneNote og Wikis til at inddele filer i forskellige mapper. Man kan også tilknytte et RSS-feed under fanen indlæg, så brugerne kan følge med i de forskellige informationsstrømme.

- For at skabe en åben dialog blandt medarbejderne, kan alle få adgang til de forskellige kanaler i Teams, medmindre de gøres privat. En privat kanal kan f.eks. bruges af ledelsesteamet, når fortrolige oplysninger skal diskuteres, som ikke er relevant for de resterende medlemmer, forklarer Petra.

Det er også muligt at integrere Omnia og andre lignende intranetplatforme som en app i Teams. Det skaber både større sammenhæng og gør det hurtigt og effektivt at tilgå alle intranettets ressourcer.

Det bliver nemmere for både dig og dine medarbejder at få adgang til relevante værktøjer og oplysninger når Teams konfigurereres på denne måde. Det vil samtidigt også hjælpe nye medlemmer på vej til hurtigere at komme ind i arbejdet. Har man været væk fra arbejdet af forskellige årsager, behøver man hellere ikke længere at læse sig gennem utallige af e-mails for at finde ud af, hvad der er sket under ens fravær. Med Teams kan man blot kaste et hurtigt blik gennem gruppechatten, og så er man opdateret på ingen tid.

Vil du vide mere om Teams

For at lære mere om Teams og hvordan I kan optimere organisationens interne kommunikation, se vores webcast How Microsoft Teams changes Internal Communications.

I seriens næste blogindlæg, kan du læse mere om, hvordan Teams effektivt kan hjælpe med at organisere og strukturere jeres arbejdsdag.

Kontakt os for råd og vejledning om, hvordan du og dine medarbejder kan organisere og effektivisere arbejdet med Teams.