Skab en bedre Employee Experience

Kommunikation, HR og ledelse har udviklet sig gennem de seneste år; ligesom it og den digitale arbejdsplads har været gennem en stor udvikling. I dag dækker intranet over meget mere end blot at få virksomhedens budskab ud til medarbejderne. Ny funktionalitet og fokus på samarbejde skaber effektivitet og produktivitet og er med til at forbedre den samlede medarbejderoplevelse af virksomhedens interne brand - men også den digitale arbejdsplads.

I de senere år er fokus for intern kommunikation flyttet fra at skubbe beskeder  og nyheder ud, til at styrke kommunikationen og forstærke isammenhængskraften i hele virksomheden. Og sideløbende har  kommunikationsmedarbejderen skiftet fokus fra at være redaktør til en ny rolle som enabler.

Arbejdet er blevet mere hybridt. Medarbejderne arbejder typisk fra forskellige lokationer; men de forventer stadig en god, sammenhængende brugeroplevelse af den digitale arbejdsplads. Udfordringerne for HR, fra preboarding til offboarding, er på den måde blevet mere udfordrende end nogensinde før, men der er også flere muligheder end tidligere for at bruge den digitale arbejdsplads. Sideløbende med den digtale udviklings support af samarbejde og kommunikation har HR-funktionen set et skifte fra håndhævelse af politikker til fokus på at fremme medarbejdernes engagement.

I denne artikel giver vi eksempler på, hvordan dit intranet kan hjælpe dig med at facilitere disse ændringer og hjælpe dig, med at:

• Drive introduktion og onboarding af nye talenter.
• Udgive "best practice"  som støtter medarbejderne i arbejdet.
• Opsætte træningsprogrammer som udvikler.
• Forstå og handle ud fra medarbejdernes stemme.
• Sørge for at inkludere alle medarbejdere.

Alle skærmbilleder er fra et miljø baseret på Omnia og Microsoft 365, men informationen giver også værdi, hvis du bruger andre intranetprodukter eller medarbejderoplevelsesplatforme.

Første indtryk af intranettet tæller

Når du starter i en ny stilling, er du sikkert ivrig efter at få del i al den information, der kan hjælpe dig med at fremskynde din  introduktionsperiode; og højst sandsynligt forventer du, at intranettet leverer den service. Du vil sikkert være på udkig efter information om organisationen, hvem er hvem, lokationer, historie og lignende indhold.

Når virksomheden planlægger et intranet, er det vigtigt at sikre sig, at løsningen giver et godt førstehåndsindtryk som byder velkommen og hjælper de nye medarbejdere hurtiggt igang.

I dette afsnit har vi valgt tre eksempler på løsninger, som vi anbefaler til dette formål. 

Det første viser et dynamisk organisationsdiagram, der giver slutbrugere mulighed for at gennemse forretningsområder, afdelinger og teams og  finde generel information, personer, dokumenter og nyheder relateret til en bestemt enhed i organisationen.

Vores erfaring er, at visuel navigation er en fantastisk måde at præsentere kompleks information på – især når strukturen har en særskilt betydning, som i organisationsdiagrammer.

Billede 1: Udforsk forretningen med et dynamisk organisationsdiagram

I Omnia er diagrammerne fuldt dynamiske og kan nemt opdateres, når organisationen ændrer sig.

Det andet eksempel er en "landing page" som viser alle kontorer i organisationen. Når brugeren klikker på en lokation, finde brugeren en præsentation af arbejdspladsen med indhold såsom kontakter, kort, vejr, dokumenter og nyhedsartikler relateret til stedet.

"Landing pages" kan være et nyttigt supplement til megamenuen, der giver information om og muliggør navigation inden for en undersektion af intranettet. Vores erfaring er, at "landing pages" ikke kun kan give innovative navigationsløsninger, men også bruges succesfuldt til at implementere en virksomhedsprofil. Et eksempel er denne side, der viser alle kontorer i en virksomhed med et tilhørende baggrundsbillede.

Billede 2: Landing page for Vores lokationer

Det tredje eksempel er en hvem-er-hvem søgning med en præsentation af medarbejdere som giver mulighed for at finde personer baseret på færdigheder, certificeringer, talte sprog og andre kompetencer.

Billede 3: Find kollega baseret på kompetencer

På søgeresultatsiden er det nemt at kontakte relevante kollegaer via e-mail, Teams-chat eller Teams-opkald, og du kan også åbne den enkeltes  brugerprofil for at lære mere om rolle, ansvar og viden.

Bliv hurtigt kørende med struktureret onboarding

Nye rutiner, nye kollegaer, ny kantine, nye mål. At starte i et nyt job kan være overvældende for enhver. At ankomme til en ny organisation, der får dig til at føle dig velkommen i dit nye team, og komfortabel i din nye rolle, og som kan tilbyde en relevant, effektiv introduktion vil helt sikkert gøre en forskel.

Introduktionen kan dække områder som mentoring, planlagt træning, rotation, en-til-en og indføring i organisationskulturen. Uanset indholdet giver det stor værdi for enhver organisation at have en struktureret onboarding-proces.

Med Omnia kan du opsætte onboarding-skabeloner, der præsenterer en ny medarbejder med aktiviteter, læring og information. I eksemplet nedenfor er en leder ved at opsætte en onboarding-plan for to nyansatte, som i dette tilfælde kun består af tre aktiviteter.

Når anmodningen gives, vil medarbejderen modtage en plan, som  præsenterer mål og forventninger til onboarding.

Billede 4: Start en onboarding proces baseret på en template

Den nye medarbejder kan i dette tilfælde følge linkene for at tage interne kurser, se introduktionsvideoer, lære om politikker og bruge onboarding-planen til at rapportere tilbage, efterhånden som forløbet skrider frem.

Billede 5: Modtag vigtig information og kvitter for den

Det er en god idé at bruge dit intranet til struktureret onboarding som sikre at alle nye medarbejdere får samme information og hurtigt kommer igang med deres nye rolle.

Best practice på arbejdspladsen

Når man introducerer nye medarbejdere til en ny rolle, er en klar fordel at have etableret en best practice for hvordan organisationen ønsker, at aktiviteter og processer skal gennemføres. Dette kan gøres ved at definere, visualisere og ikke mindst dele processer, der viser og strukturerer indbyrdes forbundne dele af virksomheden.

For hver proces eller aktivitet kan du give guideliens og anden relevang information i form af retningslinjer, tjeklister, skabeloner og applikationer, der skal bruges, når medarbejederen udfører sine opgaver.

Med Omnia kan du bygge og publicere forretningsprocesser som en del af det integrerede intranet: tilføje en beskrivelse, procesejer, instruktioner, værktøjer og andre ressourcer. Processerne er gode til at navigere til en bestemt fase eller aktivitet og give information om ’hvordan vi arbejder’. I eksemplet nedenfor er projektmodellen for produktudvikling vist sammen med tilhørende information.

Billede 6: Best practice for "Envisioning phase" i en projektmodel

Slutbrugeren har også mulighed for at tilføje processen til "Mine processer" for hurtig navigation og for at indsende forbedringsforslag og feedback som grundlag for forretningens løbende forbedringer.

Træn og udvikle dine medarbejdere

De fleste medarbejdere siger, at træningsprogrammer forbedrer deres jobpræstation. Men der er også flere andre fordele ved at tilbyde trænings- og udviklingsprogrammer for medarbejderne - såsom forbedret produktivitet, reduceret medarbejderomsætning og fremme af organisationskulturen. Derfor er det vores anbefaling, at bruge dit intranet som en vigtig platform i jeres interne uddannelsesforløb.

Med Omnia kan du oprette et læringscenter, der viser interne eller eksterne kurser og gør brug af kursusadministration til interne arrangementer. Du kan også oprette og dele mikrokurser, korte trin-for-trin-kurser med tekst, billeder, videoer og links, som medarbejderne kan tage på jeres intranet.

Eksemplet nedenfor viser et læringscenter med kurser opdelt i fire områder. Bemærk også fanerne til kursuskalenderen og galleriet af mikrokurser.

Billede 7: Landing page for Læringscenter

Mikrokurserne giver en moderne læringsoplevelse med undervisning i færdigheder, som folk kan bruge med det samme. I eksemplet nedenfor kan du se, hvordan mikrokurser kan struktureres og præsenteres.

Image 8: Taking a micro-course on the intranet

Forstå medarbejdernes stemme

I dag ønsker de fleste jobsøgende at arbejde for en organisation, der tager hensyn til og forstår deres medarbejdere. Den digitale udvikling har gjort det muligt for medarbejderne nemt at give deres mening til kende og ofte er der også en forventning om at arbejdsgiveren tager sig tid til at lytte. Vi mener, at enhver organisation styrkes af at lytte til og forstå medarbejdernes holdninger og præferencer. Og intranettet og den digitale arbejdsplads er et strækt værktøj hertil.

Et eksempel kan være den ugentlig afstemning eller et månedligt  spørgsmål, der giver en række alternative svarmuligheder og deler resultaterne med medarbejderne.

Billede 9: Quick Poll

Men intranettet kan også bruges som platform for mere almindelige undersøgelser, en årlig medarbejderundersøgelse for hele organisationen eller spørgeskemaer målrettet personer i bestemte roller. Administratorer kan oprette og udgive undersøgelser, analysere resultater, oprette rapporter og gentage undersøgelsen, når det passer.

Billede 10: Intern undersøgelse

Med Omnia får du forskellige muligheder for at indsamle brugerfeedback. En slutbruger kan f.eks. indsende feedback om processer, dokumenter, websider og søgeresultater for at hjælpe med løbende forbedringer.

Billede 11: Give feedback på en coporate politik

Medarbejdere kan bruge sociale funktioner til at interagere med indhold og kolleger, deltage i samtaler eller like, kommentere, dele og bedømme indhold.

Der er flere måder at bruge dit intranet til at forstå medarbejdernes stemme, og vores anbefaling er at implementere dette som en tilbagevendende aktivitet.

 

Inkluder alle medarbejdere

For enhver organisation, der ønsker at få succes med sit intranet, er det vigtigt at kunne nå alle medarbejdere med løsningen. Det inkluderer også frontlinjemedarbejderne, som ikke har en pc, bærbar computer eller tablet, og i mange tilfælde har de måske ikke en licens til Microsoft 365. I dette afsnit vil vi afdække nogle muligheder som sikrer, at et intranet kan nå alle medarbejdere.

Lad os starte med alle de medarbejdere, der stiller spørgsmålstegn ved, om de kan finde information på intranettet. En fin funktion for denne gruppe er at bruge tutorials til at introducere slutbrugere til løsningen, som forklarer, hvordan man udfører almindelige opgaver. Ligesom i de trinvise vejledninger, som du swiper igennem, når du downloader en mobilapp.

Billede 12: Videndeling med en skridt-for-skridt tutorial

Når du bruger Omnia, kan du spejle dele af dit Microsoft 365-intranet også til de medarbejdere, som ikke har en M365-konto. Det betyder, at du kan udvælge den information, der er mest værdifuld for frontlinjemedarbejderne, og oprette en portal kun for denne gruppe. Disse brugere kan derefter få adgang til oplysningerne ved typisk at bruge Omnia-mobilappen.

Billede 13: Mobil App

Eksemplet ovenfor viser skærmbilleder fra en løsning målrettet 'Seattle Store', der giver adgang til medarbejderhåndbogen, en formular til orlovsanmodning, butikssamtaler, nyheder, personsøgning og produktsøgning.

Med Omnia kan du starte tutorials, hvor du vil, det kan være på startsiden, i et afsnit af løsningen, eller når du skal udføre en bestemt opgave, en orlovsanmodning eller lignende.

En fantastisk og nem måde at fremme adoption og brug af intranettet er at tilslutte det til Microsoft Teams. I løbet af de sidste tre år har vi set væksten i Teams eksplodere, og i dag er dette ofte den foretrukne applikation til dagligt arbejde for mange brugere. Omnia er godt forberedt til dette scenarie og kan nemt "pakkes" som en Microsoft Teams-app.

Billede 14: Teams integration

I dette eksempel er vi ankommet til intranet-startsiden og kan få adgang til alt indhold ligesom i browseroplevelsen.

Når det kommer til at nå alle medarbejdere, vil vi også nævne infoskærme. Udtrykket refererer til større skærme og monitorer, der bruges til at vise nyheder, beskeder, videoer, billeder og tidsplaner og ses ofte i offentlige receptioner, kantiner, pauseområder osv. 

Billede 15: Infoskærme

Med Omnia kan du vise artikler, sider, videoer osv., på en eller flere skærme. Det valgte indhold looper på skærmen og vil være tilgængelig for alle, der arbejder i nærheden. Infoskærme kan helt sikkert hjælpe dig med at øge rækkevidden af ​​dit intranet ift medarbejderne.

Lær mere om Employee Experience

Hvis du ønsker at lære mere om, hvordan du kan bruge dit intranet til at skabe en god Employee Experience, anbefaler vi at downloade rapporten Intranet and Employee Experience Platforms 2022 som giver anmeldelser af de bedste produkter på markedet.

Siden 2015 har UK-baserede ClearBox Consulting udgivet årlige rapporter om intranetprodukter med det formål at hjælpe ledere, intranetansvarlige og it-professionelle med at forstå markedet og matche produkter til prioriterede krav. 2022-udgaven af ​​rapporten blev udgivet i januar og dækker dybdegående anmeldelser af 20 produkter, og igen kommer Omnia ud som et top-vurderet produkt.

For at lære mere om medarbejders oplevelse, anbefaler vi også at deltage i webinaret Improving the Employee Experience (UK) – en praktisk guide til et vellykket intranet, som vil give yderligere indsigt i emnet. I webinaret vil vi bruge Omnia og Microsoft 365 som platform for alle eksempler, men indholdet er også relevant, hvis du bruger andre intranetprodukter og platforme.

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du ønsker at få en demo af, hvordan Omnia kan hjælpe med at vinde en konkurrencefordel ved at forbedre medarbejderoplevelsen.