En guide til at planlægge dokumenthåndtering til ISO certificering

At forberede en ISO certificering er en stor milepæl for enhver virksomhed. Når du begiver dig ud på den rejse, så er et vigtigt element at fokusere på en effektiv dokumenthåndtering. At håndtere din virksomheds dokumenter på en ordentlig måde sikrer både, at ISO standarderne overholdes, og det booster den operationelle effektivitet og driver løbende forbedringer.

I dette blogindlæg vil vi udforske nogle essentielle trin og overvejelser for at hjælpe dig med at planlægge din dokumenthåndteringsstrategi, mens du forbereder ISO certificeringen. Og hvis du gerne vil dykke dybere ned i dette emne, så tjek vores populære webinar "Sådan lykkes du med dokumenthåndtering i Microsoft 365 og SharePoint."

Forstå ISO dokumentationskrav

Som udgangspunkt er det afgørende, at du gør dig bekendt med de specifikke dokumentationskrav til den ISO standard, som du søger certificering for. Hver ISO standard har sit eget sæt af dokumentationskrav, inklusiv politikker, procedurer, arbejdsinstruktioner, optegnelser og meget mere.

Tag dig tid til at identificere de nødvendige dokumenter, der skal bruges, og forstå deres formål, indhold og foreslået livscyklus.

Lav en dokumentopgørelse

Næste trin er at lave en grundig opgørelse over dine eksisterende dokumenter for at vurdere, hvilke dokumenter der allerede er på plads, og hvilke der skal oprettes eller revideres. Kategoriser dokumenterne baseret på formelle krav, målgrupper og deres relevans i forhold til ISO kravene. Derudover så er det også godt at kigge på dokumentskabeloner og overveje hvilke metadata der kan være brugbare, både fra et organisatorisk perspektiv og et slutbruger prespektiv.

Denne opgørelse vil danne et solidt grundlag for at opbygge en omfattende dokumenthåndteringsplan og vil være medvirkende til at kunne lave et overblik over din løsning.

Udvikl kontrolprocedurer for dokumenter

At udvikle robuste kontrolprocedurer for dokumenter er afgørende for at kunne håndtere dine vigtige dokumenter på en succesfuld måde. Disse procedurer skal give klare instruktioner for hver dokumenttype, inklusiv hvordan man opretter, godkender, reviderer, versionerer, arkiverer og fastholder dem. Glem ikke at overveje aspekter så som skabeloner, egenskaber, bilag og adgangsrettigheder. Definer roller og ansvar for dokumentejere, reviewere og godkendere. Det er også rigtig vigtigt at implementere et system, der gemmer dokumentændringer og sikrer, at kun den nyeste version er tilgængelig.

Implementer systemer til dokumentopbevaring og -hentning

At vælge det rigtige dokumenthåndteringssystem eller -software, der passer til organisationens krav er afgørende. Du skal vælge og konfigurere et system, der effektivt kan understøtte de dokumentprocedurer, som du har etableret for livscyklussen for hver dokumenttype.

Du skal sikre dig, at systemet matcher forventningerne både hos de administratorer, der er ansvarlige for at konfigurere, vedligholde og udvikle løsningen, og hos dokumentejerne og -forfatterne, som skal oprette og håndtere dokumenterne. Slutbrugerne skal nemt kunne finde den nyeste version af hvert dokument, så du skal prioritere en fleksibel brugergrænseflade, der udnytter navigation, søgning og tilpassede meatdatabaserede filtre i stedet for udelukkende at være baseret på en folderstruktur.

Oplær medarbejderne i dokumenthåndtering

At sikre sig at alle i organisationen forstår og følger dokumenthåndteringsprocedurerne er nøglen til at lykkes med dette. Afsæt tid til at kommunikere dokumentplanen til organisationen og forklar, hvorfor det er vigtigt at håndtere vigtige dokumenter ifølge etablerede procedurer. At opbygge denne forståelse blandt medarbejderne vil hjælpe dig med at fremme deres engagement og samarbejde.

Oplær slutbrugerne i, hvordan man finder dokumenter og understreg, at det kun er den seneste version, der er tilgængelig. Vejled dokumentejerne og -forfatterne i, hvordan man opretter og håndterer dokumenter effektivt. Derudover skal du også sikre, at administratorerne og systemejerne bliver oplært i at overvåge løsningen, dens indhold, og hvordan det kan forbedres, når der opstår nye forretningsbehov.

Etabler review- og opdateringscyklusser for dokumenter

For at vedligeholde dokumenternes nøjagtighed og relevans så skal der etableres faste review- og opdateringscyklusser for alle forretningskritiske dokumenter. Definer intervaller for review, og involver relevante interessenter i den proces. Udpeg en relevant ejer for hvert dokument, og udvikl en model for, hvordan man effektivt opdaterer en masse dokumenter samtidig for at håndtere situationer, hvor f.eks. en medarbejder forlader virksomheden.

Vurder jævnligt, om dine dokumenter er effektive, indarbejd feedback fra interessenter og lav nødvendige revisioner. Hold styr på forældede dokumenter og lav protokoller for at arkivere denne type dokumenter.

Afhold interne revisioner

Interne revisioner er værdifulde til at evaluere, hvor effektivt dit dokumenthåndteringssystem er. Afhold jævnligt interne revisioner for at verificere, om det overholder ISO kravene, inklusiv kontrolprocedurerne for dokumenter. Identificer eventuelle huller, uoverensstemmelser eller forbedringsmuligheder og korriger med det samme.

Konklusion

At planlægge din dokumenthåndteringsstrategi er afgørende, når du forbereder en ISO certificering. Et godt designet dokumenthåndteringssystem vil forbedre compliance, effektivitet og den overordnede organisatoriske performance. Ved at have en forståelse for ISO dokumentationskravene, at lave en dokumentopgørelse, udvikle robuste kontrolprocedurer, yde passende medarbejdertræning og jævnligt afholde interne revisioner, så kan du selvsikkert navigere ISO certificeringsprocessen og høste fordelene ved at have en effektiv dokumenthåndtering.

Og husk, dokumenthåndtering er en løbende proces, ikke en engangsindsats. Du skal løbende overvåge, revidere og forbedre dine dokumenthåndteringspraksisser og tilpas dem til udviklingen i ISO standarderne og de skiftende behov i din organisation. Med et stærkt grundlag for dokumenthåndtering vil du understøtte en kultur omkring kvalitet, compliance og løbende forbedringer gennem hele din ISO-certificeringsrejse.