Et socialt intranet øger medarbejderes engagement
Nøglen til højere produktivitet, omkostningseffektivitet og rentabilitet ligger uomtvisteligt hos dig og dine kollegaer. Eller for at være mere præcis I jeres engagement I jeres virksomhed. Hvis du kan styrke engagement og entusiasme, garanteres produktiviteten at stige . Et socialt intranet har vist sig at være et af de bedste midler til at udnytte organisationens potentiale til større innovation, vidensdeling og medarbejderengagement.
Ligegyldigt hvor strålende og lovende dine strategier og forretningsplaner er, vil de være mindre værd, hvis dine medarbejdere ikke er ombord. Hvis det er vanskeligt at skabe engagement, enighed og at overtale alle til at bevæge sig i samme retning, kan der meget vel være strukturelle, kommunikationsmæssige eller organisatoriske problemer. Selv om et intranet ikke vil løse de strukturelle problemer, kan det helt sikkert hjælpe med at bygge bro over dem. Vigtigst af alt kan et socialt intranet fungere som en platform for inklusiv, åben og gennemsigtig, intern kommunikation. Når alle kan kommunikere frit og nemt i organisationen, stemmer og udtalelser fra alle medarbejdere bliver hørt, vil ny synergi, og kreativitet samt øget medarbejderengagement, automatisk følge efter.
Vi er alle ligeværdige på nettet
Et korrekt afstemt intranet fører til forbedret intern kommunikation og samarbejde, forenklet informationsstyring, en højere grad af vidensdeling og større medarbejderengagement. Det traditionelle intranet er typisk kanaler af information oppefra og ned, hvilket i virkeligheden kun gør lidt mere end at simulere den gamle forældede analoge kommunikationsstruktur. Information bliver ganske vist mere tilgængelig, men stimulerer på ingen måde medarbejdernes entusiasme og engagement.
Muligheden for hurtig og nemt at finde og distribuere vigtige oplysninger via rolle-og opgaveorienterede funktioner skaber naturligvis store effektivitetsgevinster. Men der er formentlig endnu større effektivitet i det sociale intranets kapacitet til at frigøre og udjævne organisatorisk struktur og grænser, der tidligere har hindret intern kommunikation.
Internettet som helhed, og de sociale medier i særdeleshed har vist, hvordan digitaliseringen har brudt barrierer, der bruges til at blokere kommunikationen mellem forskellige grupper og enkeltpersoner. I dag, kan stort set alle udveksle et par ord med præsidenter, virksomhedsledere, Dalai Lama og endda paven via sociale medier. Bag vores tastatur er vi faktisk digitale ligemænd og kan diskutere frit og åbent uden den status, som personlige egenskaber ofte skaber.
Vi ser det samme fænomen på et levende socialt intranet, hvor medarbejderne opfordres til at deltage med deres ideer og hjælpe med at løse problemer i chatrum og på diskussionsfora. Generelt, bliver flere mennesker involveret og er mere løsnings- og resultatorienteret på den digitale arbejdsplads end på den fysiske. Dem, der finder det vanskeligt at udtrykke sig foran en gruppe af mennesker er ofte frigivet fra deres fobier og begrænsninger og kan lettere frigive deres synspunkter og ideer digitalt.
Når folk ser, at de bliver lyttet til, og at deres synspunkter og idéer bliver værdsat, vokser deres selvtillid, og det samme gør deres interesse for organisationens trivsel og fremtid. Derfor vil hele processen udvikle sig til en opadgående spiral af øget deltagelse og engagement. Jo mere selvbekræftelse du får, jo mere aktiv bliver du.
Tilpas den digitale arbejdsplads til roller og behov
Hvis vi skal øge entusiasmen og skærpe medarbejdernes disciplin, skal det digitale rum – ligesom det fysiske – tilpasses til behov og præferencer. Hvordan dette gøres, varierer fra den ene organisation til den anden. Der er for eksempel en enorm forskel på kommunikationsbehovene hos en sundhedsorganisation og hos en virksomhed for finansielle tjenesteydelser. For eksempel, vil sundhedspersonalet sandsynligvis finde opgave- og dokumentstyringssystemer og diverse fora til at være de mest relevante intranet værktøjer. På den anden side, i den finansielle virksomhed, vil det måske være pressemedelelser og juridiske spørgsmål, som vil være de mest attraktive områder.
For at optimere brugen af intranettet og sikre, at det tilskynder til medarbejderengagement, er det vigtigt at arbejde på dets tiltrækningskraft og gøre det brugervenligt, opgaveorienteret og tilpasset til organisationens specifikke behov. Du kan for eksempel tilpasse informationskilderne i overensstemmelse med den enkelte medarbejders arbejdsroller, præferencer og adgangsniveauer. På denne måde vil brugerne finde relevante oplysninger hurtigere og vil ikke være nødt til at vade gennem den digitale overflod for at komme til det.
Når medarbejderne opdager, at det er hurtigt og nemt at finde nyttige oplysninger, vil intranettet blive brugt oftere, samt holdningerne til det vil blive forbedret. Da de benytter intranettets værktøjer oftere i de daglige arbejdsrutiner, er der en øget sandsynlighed for, at de deltager i forskellige frivillige projekter eller diskussionsgrupper. Nyheden vil snart blive til en daglig vane og i virkeligheden et behov for at bidrage og følge med i den seneste udvikling i diskussionsgrupperne, projekt fora og de chatrum, som medarbejderen har sluttet sig til.
Frigør sovende innovative kræfter
Hvis ingen kender til dine talenter og know-how, bortset fra dem, der er anført i din jobbeskrivelse, vil de højst sandsynligt forblive skjult og uopdaget. Det er synd og spild af værdifulde ressourcer for din arbejdsgiver. Med veldokumenterede medarbejder kompetenceprofiler på intranettet, vil denne form for ressourcespild være en ting som hører fortiden til. Beslutningstagere og medarbejdere kan nemt finde kompetencer, arbejdserfaring og videnressourcer gennem intranettets smarte, kompetence søgemaskiner.
Generelt bliver udvekslingen af viden mere effektiv i en organisation, der har indført et aktivt og velstruktureret socialt intranet. Medarbejderne er glade for at dele deres know-how og erfaringer, hvis de har adgang til smarte værktøjer, som gør det muligt for dem at gøre det. De betragter også intranettet som kilde for at finde pålidelig viden og kompetencer, hvis søgefunktionerne er nemme at bruge, og vidensdatabasen er godt opdateret, hvilket naturligvis kræver en konsekvent strategi, der tilskynder medarbejderne til at holde deres kompetenceprofiler ajour på alle tidspunkter. Databaser opdaterer ikke sig selv...
Når det er nemt at løse vanskelige problemer eller finde meget nødvendige kompetencer, og når dine kollegaer er ivrige efter at dele deres viden på intranettet, vil organisationens innovative beføjelser automatisk blomstre og vokse.
Feedback og gennemsigtighed ansporer deltagelse
De mest interessante diskussioner er ofte dem, der afholdes i kaffe rummet. Det er også her, der skabes nye innovative idéer til forbedringer i organisationen. Desværre vil mange gode tanker ikke forlade kaffe rummet og dermed aldrig nå ledelsen, bestyrelseslokalet eller andre beslutningstagere. Når drøftelserne finder sted på intranettet, inde i åbne emneorienterede og gennemsigtige fora, når indholdet af debatten til alle, der ønsker eller har brug for at blive informeret. Det skaber deltagelse i en meget bredere skala, og gode ideer bliver ikke låst inde.
Der er ikke noget som god feedback til at øge arbejde motivation og medarbejdernes engagement. På samme tid, er der ikke noget som er mere ødelæggende for medarbejdernes engagement end dårlig eller ikke- eksisterende feedback. Det er derfor af allerstørste vigtighed, at du opretter processer, der sikrer strenge feedback rutiner i alle fora og projekter, hvor dine medarbejdere opfordres til at deltage. Ellers kan jeres gode hensigter desværre give bagslag.
