6 måder at udnytte fordelene ved et kvalitetsstyringssystem i Microsoft 365

Et kvalitetsstyringssystem skal støtte medarbejderen i at arbejde på en måde, der sikrer organisationen tilfredse kunder og - i det lange løb - øget indtjening og overskud. Her er eksempler på, hvordan du kan realisere disse fordele i en løsning i Microsoft 365.

De fleste mennesker kan huske, at de har købt et produkt eller en service, som ikke levede op til forventningerne. Måske var det en defekt sofa, et støjende køleskab, dårlige kondisko eller man blev syg efter at have spist ude. Uanset hvad det var, så blev du sikkert skuffet, måske klagede du til sælgeren, og måske fortalte du også familie, venner eller følgere på de sociale medier om hændelsen.

Dette viser hvorfor alle organisationer har brug for at kvalitetsstyre sine ydelser for at forebygge problemer med produkter og tjenester og undgå fejlleverancer og skuffelser hos kunderne.

Ved at indføre et system til kvalitetsstyring kan du sikre, at dine kunder får produkter og tjenester af ensartet god kvalitet. Til gengæld kan løsningen også føre til en reduktion af dyre fejl, forbedret medarbejderengagement, effektiv styring af vækst og øget indtjening.

Men den bedste nyhed her er, at det ikke behøver at være hverken besværligt eller dyrt at implementere en sådan løsning. I denne artikel vil vi præsentere seks eksempler fra et kvalitetsstyringssystem baseret på Microsoft 365 og Omnia, som vil være med til at sikre, at dine kunder forbliver tilfredse.

Hvis du vil vide mere, kan du tilmelde dig vores engelske webinar om, hvordan du kan udvikle din virksomhed med et kvalitetsstyringssystem i Microsoft 365.

1. Visualiser processer for øget kundefokus

Kvalitetsstyringssystemet starter og slutter med kundernes behov. Det vil hjælpe dig med at finde "potentielle kunder", dvs. organisationer med bestemte behov, og med at omdanne dem til tilfredse kunder.

For de fleste organisationer sker dette ved at definere og visualisere forretningsprocesserne og give vejledning til medarbejderne om "hvordan vi arbejder". Processerne giver overblik over, hvordan din organisation er opbygget, hvordan dens funktoiner interagerer, og hvordan din virksomhed skaber værdi for kunderne.

Kvalitetsstyringssystemet skal derfor kunne støtte dig i at definere og visualisere processer for udvikling, markedsføring, salg, produktion og levering af produkter og tjenester samt støtteprocesser som f.eks. udvikling af menneskelige ressourcer, økonomistyring og forretningsformidling.

Når du specificerer processer, organiseres og beskrives alle aktiviteter, der skal udføres, sammen med dokumenter, formularer, værktøjer, skabeloner, uddannelsesressourcer og meget mere for at give medarbejderne en bedste praksis, der er let at bruge.

 

Billede 1. Visualiser processer for at vise "hvordan vi arbejder".

 

2. Governancemodeller skaber tillid

Det er af stor betydning, at indholdet i kvalitetsstyringssystemet er opdateret og korrekt, så slutbrugerne ved, at de kan stole på de oplysninger, de finder. For at hjælpe med at sikre dette bør du implementere en governancemodel med politikker, der definerer, hvordan processer, dokumenter, websider osv. forvaltes i løbet af deres livscyklus. Dette kan omfatte aspekter som f.eks. skabeloner, egenskaber, sikkerhedsmærker, godkendelse, gennemgang, arkivering og meget mere.

Omnia leveres med et stærkt koncept til implementering af din governacemodel for styring af indhold. Produktet understøtter opsætning af informationspolitikker, der dækker vigtige aspekter som f.eks. skabeloner, egenskaber, godkendelse, gennemgang, arkivering, opbevaring m.m. for processer, dokumenter og andre typer indhold i kvalitetsstyringssystemet. Løsningen giver også sporbarhed for alt indhold fra oprettelse til afslutning flere år senere, hvilket gør det muligt at spore alle begivenheder i forbindelse med f.eks. et bestemt dokument.

Billede 2. Opstil politikker for at sikre kvaliteten af indholdet

 

3. Udvikling af medarbejdere og en kultur, hvor kvalitet er i højsædet

Men styring af kvalitet og forretning handler ikke kun om struktureret styring af processer, politikker og procedurer, løsningen skal også understøtte vedtagelse og implementering af bedste praksis, udvikling af medarbejdere og etablering af en kvalitetsfokuseret kultur. Et eksempel på, hvordan dette kan etableres, er ved at stille læringsressourcer til rådighed på en struktureret måde, der kan hjælpe dine medarbejdere med at forbedre sig og med tiden indføre en organisationens filosofi om kvalitet først og fremmest.

Med Omnia kan du oprette et læringscenter og tilbyde interne og eksterne klasseværelses- eller onlinekurser og levere selvbetjeningsvideoer og mikrokurser. Et trinvis mikrokursus kan blande indhold som tekst, billeder, video, links og meget mere og være et stærkt værktøj til at hjælpe medarbejderne med at lære den anbefalede arbejdsmetode.

For yderligere at forbedre opsætningen af mikrokurserne kan du også oprette et videnstjek for hvert kursus, en Q&A-funktion og mulighed for at bedømme mikrokurserne og præsentere de bedst bedømte emner.

Billede 3. Udvikl medarbejdernes kompetencer ved hjælp af læringsressourcer som f.eks. mikrokurser

 

4. Skab succes inden for projektporteføljen

I de fleste organisationer, og især i egentlige projektorienterede virksomheder, er indtjening og profit tæt forbundet med succes inden for projektporteføljen. Dette gælder ikke kun for succes for igangværende projekter, men også for tilpasningen af de projekter, der gennemføres af en organisation, til organisationens strategi.

I disse organisationer er det en vigtig del af ledelsessystemet at definere og implementere projektmodeller for at sikre operationel succes. Dette omfatter ofte også modeller til måling af projektsucces i form af dets bidrag til organisationens strategiske mål.

Når du bruger Omnia, får du ikke kun god støtte til at definere disse modeller, men også til at oprette skabeloner til opsætning af samarbejde i Microsoft Teams. Nye projekter kan oprettes med funktioner til skitsering og planlægning af opgaver, tilvejebringelse af dokumentskabeloner, kontrolleret styring af leverancer, visning af projektets fremskridt, deling af oplysninger med projektinteressenter og meget mere.

Billede 4. Samarbejde i strukturerede projekter i Microsoft Teams

5. Arbejde med løbende forbedringer

At arbejde med løbende forbedringer handler i høj grad om at implementere en tankegang, hvor man altid leder efter bedre måder at gøre tingene på. Bestræbelserne på at identificere og forbedre ineffektivitet skal omfatte hele organisationen, fra den administrerende direktør ned til frontpersonalet og fra overordnede strategier til spild i produktionen. Hvis det lykkes at indføre en kultur, hvor kvalitet er i højsædet, vil der være gevinster, som bidrager til indtægterne og bundlinjen.

Der er mange måder at støtte arbejdet med forbedringer i kvalitetsstyringssystemet på. Set fra et brugersynspunkt skal det være let at indsende og overvåge forslag, samarbejde om at skabe forbedringer og deltage i indikatorer for at følge "hvordan vi klarer os". På et højt niveau vil organisationen have brug for en defineret proces til hurtigt at analysere, prioritere, afhjælpe og overvåge virkningen af de foretagne ændringer.

Billede 5. Gør det nemt for medarbejderne at foreslå forbedringer

Omnia understøtter arbejdet med at definere forbedringer, hvordan man skal arbejde med forbedringer, og at bruge denne proces i Microsoft Teams-samarbejdet. Produktet dækker også at man giver sine forslag til processer, aktiviteter, instruktioner, tjeklister osv. og muligheder for procesejere (f.eks.) til at koordinere arbejdet. Desuden kan nøgletal og rapporter distribueres og vises inden for en kvalitetsstyringsløsning baseret på Omnia.

6. Inklusion og inddragelse af medarbejderne

Før dit kvalitetsstyringssystem kommer på plads i Microsoft 365, skal du tage stilling til spørgsmålet om, hvordan du sikrer, at løsningen kan nå ud til alle medarbejdere. Dette kan være et vanskeligere spørgsmål end forventet, især hvis din arbejdsstyrke er en blanding af funktionærer og produktionsmedarbejdere, kørende medarbejdere, midlertidigt ansatte og andre typer af medarbejdergrupper. Nogle af disse medarbejdere har måske ikke en fysisk placering, og/eller en pc eller anden enhed til at få adgang til systemet eller sågar en Microsoft 365-konto.

Men Omnia kan hjælpe dig med at sikre, at løsningen kan nå ud til alle medarbejdere ved at levere brugerstyring for de grupper, der ikke har en AD-konto eller Microsoft 365-licens, herunder on/offboarding-processer og ejerskab og administration.

Omnia understøtter AD-konti, Kaizala-konti og indbyggede Omnia-konti, og brugerne kan logge på ved hjælp af tredjepartsgodkendelse som Facebook eller Google eller ved at modtage en "pinkode" på en mobiltelefon. Ligegyldigt hvilken godkendelsesmetode der anvendes, kan Omnia give adgang for brugere, uanset om de har fået tildelt en M365-licens eller ej.

Omnia støtter også frontlinjemedarbejdernes anvendelse af Omnia ved at stille QR-koder til rådighed for nem download af Omnia Mobile App. QR-koderne kan offentliggøres på relevante intranetsider, eller på offentlige infotavler for at gøre det så nemt som muligt at få disse brugere med i kvalitetsstyringssystemets fokusområde.

Billede 6. Inddrag alle medarbejdere på alle enheder, fra mobiltelefoner til infoskærme.

Når du bruger Omnia og Microsoft 365 til dit kvalitetsstyringssystem, kan slutbrugerne deltage i processer, arbejde med kontrollerede dokumenter, læringsressourcer, samarbejde om projekter, indsende forslag til forbedringer osv. i en webbrowser, i Microsoft Teams, i Omnia-mobilappen, i Teams-mobilappen og via en digital infoskærmskonfiguration.

Når løsningen er tilgængelig i alle kanaler og for alle brugere, har du et godt grundlag for ikke blot at etablere en god løsning til kvalitetsstyring, men også for at etablere en kultur, hvor kvalitet er i højsædet.

Få mere at vide om kvalitetsstyringssystemer i Microsoft 365

Din organisation har brug for et kvalitetsstyringssystem for at sikre, at produkter og tjenester giver kunderne succes og tilfredshed. Og som nævnt ovenfor behøver det ikke at være hverken besværligt eller dyrt at nå dertil.

Hvis du vil vide mere om, hvordan Omnia kan hjælpe dig med at etablere en god løsning og en kvalitetsfokuseret filosofi, så tilmeld dig vores webinar om, hvordan du udvikler din virksomhed med et kvalitetsstyringssystem i Microsoft 365.