Kan Teams overtage intranettets plads?

Med Teams kan brugerne nemt mødes, kommunikere og samarbejde online. Således overlapper Teams og intranettet med hinanden og har derfor også fået flere af brugerne til at benytte Teams som deres primære arbejdsredskab. Det har dermed også fået flere til at spekulere på, om Teams fuldstændigt kan udskifte intranettet. Her gennemgår vi nogle af de spørgsmål der kan være i forhold til om Teams kan benyttes som et intranet.

For en stor del af den arbejdende befolkning er et "Teams-møde" i dag, det samme som et online møde. Men Teams er meget mere end bare et mødeværktøj. Brugerne kan nemlig administrere deres kalender, dele dokumenter, chatte og arbejde på projekter med hinanden. Løsningen fungerer også som et samlingspunkt for Microsoft 365, hvor man nemt kan integrere apps i Teams eller aktivere tredjeparts- apps for at få mere funktionalitet.

Teams voksende udvikling har skabt store produktivitets- og effektivitetsgevinster. Samtidig har Teams også skabt lidt af en hovedpine for beslutningstagere over hele verden. Hvad flere studser over, er om Teams kan påtage sig rollen som intranet og anvendes til at optimere intern kommunikation.

For virksomheder med mere end en lille håndfuld medarbejdere mener vi, at det er en fejl at benyttes Teams som intranet. Det er der flere grunde til, og nogle af de vigtigste er:

Teams informationsstruktur er ikke lavet til intranettets formål og funktioner.
Teams er ikke et CMS-system.
Teams gør virksomhedens brand og identitet usynlig.
Oplysninger for hele virksomheden har ikke en naturlig plads i Teams.

Derimod er der kun fordele i at benytte Teams i forlængelse af intranettet. I dette blogindlæg forklarer vi, hvorfor intranettet ikke skal erstattes med Teams men, hvorfor det betaler sig at integrere Teams med intranettet.

Vanskelig Informationsstruktur

I en kompleks virksomhed, kræver det en klar, kategoriseret og hierarkisk navigations- og informationsstruktur. Lige præcis det er intranet specielt designet til. I intranettet får man forskellige under menuer, oversigtssider og filtrerede og strukturerede søgefunktioner. Teams mangler alt dette og har en helt flad informationsstruktur uden hierarki eller kategorisering. Ved brug af Teams alene kan du kun finde personer og projekter, men ikke yderligere oplysninger.

Teams er ikke et CMS-system

For at kunne offentliggøre og administrere indhold effektivt og succesfuldt krævet det en god struktur, regler og funktioner for at sikre, at indholdet er nøjagtigt, pålideligt, relevant og opdateret. For at indholdet skal være engagerende, korrekt og give medarbejderne optimal støtte i deres arbejde, er det ekstremt vigtigt, at der er orden på den digitale arbejdsplads. For at opnå en optimal digital arbejdsplads kræver det først og fremmest governance regler og -funktioner til at styre informationen. Derudover kræver det kontrol af, hvilke roller som skal have tilladelse til publikationer, godkendelses flow og automatiske påmindelser om revisioner osv. Teams mangler alle disse funktioner af én simpel grund. Teams er et kommunikationsværktøj og ikke et Content Management System (CMS), såsom Omnia og lignende intranetplatforme.

Virksomhedens brand og identitet er usynlige

Teams kan ikke kommunikere virksomhedens unikke grafiske identitet ud til brugerne. Brugergrænsefladen i Teams er blå og grå og kan ikke ændres, hvilket også gælder skrifttypen og andre farver. Den eneste måde man kan flette virksomhedens grafiske profil ind i Teams, er ved at bruge logoer og illustrationer i egne Teams-apps og under faner i en kanal. Brugeren ser kun få velkendte ikoner, hvorimod intranettet kan formes mere i tråd med virksomhedens identitet og gør det mere velkendt for brugerne. For mange virksomheder er intranettets evne til at kommunikere og udvikle organisationens fælles identitet og brand, en af hovedopgaverne. Læs for eksempel om Signifys og Oatlys intranetstrategier, der er baseret på virksomhedernes interne brandingarbejde.

Oplysninger til hele virksomheden vil have svært ved at nå igennem

Et intranet viser typisk nyheder for hele virksomheden og informerer medarbejderne om vigtige oplysninger. Det kan omfatte alt fra virksomhedsovertagelse, en ny forretningsstrategi, produktlancering eller ændringer på arbejdspladsen. I en moderne intranetplatform som f.eks. Omnia, er det muligt at målrette indhold og publikationer til en bestemt målgruppe eller til hele organisationen. På denne måde sikrer man, at alle oplysninger når ud til relevante medarbejder. Med en "obligatorisk læsefunktion" (Mandatory Read) kan man også indstille sit intranet til, at man modtager en kvittering, når brugeren har læst informationen.

Teams har ikke en startside og det er heller ikke muligt at oprette dedikerede nyhedssider. Dog kan man oprette arbejdsgrupper/teams til forskellige formål og udgive nyheder og dokumenter på forskellige faner. Det er også muligt at oprette et såkaldt organisationsomfattende (org-wide) team, hvor hele organisationen og alle Microsoft 365-brugere automatisk bliver medlemmer. Efterfølgende kan der indsættes faner med f.eks. globale og lokale virksomhedsnyheder, dog kan placeringen af de forskellige arbejdsgrupper og teams ikke ændres, og man risikerer at de vigtige bliver overset. Fordelen er, at meddelelser, der offentliggøres i et organisationsdækkende team, når ud til hele organisationen. For større organisationer, vil løsningen dog være ubrugelig da der er en grænse på 5.000 brugere.

Vores konklusion: Integration skaber flere fordele

Hvis målet med Teams er, at det skal bruges som intranet til at støtte op om informationsformidling, samle og styrke virksomhedens interne kommunikation og samarbejde, er det nødvendigt at integrere med et intranet. Ved at integrere Teams med intranettet kan løsningernes unikke styrker supplere hinanden problemfrit og brugerorienteret.

Du kan integrere Teams med intranettet på flere måder. Du kan blandt andet:

Integrer intranettet med apps i Teams. Flere eller alle af intranettets ressourcer, såsom sider, blokke, søgefunktionalitet, skabeloner og statistik- og analysefunktioner, kan pakkes og integreres som apps i Teams.
Brug deep linking til at integrere flere dele af intranettet med samarbejdsområder og filer i Teams. Ved hjælp af deep linking kan man bl.a. tilknytte sider på intranettet til en fane i Teams, eller man kan spejle en samtale eller kanal i Teams på intranettet.

Hvis du vil vide mere om de valgmuligheder og integrationsmetoder, der er tilgængelige, kan du tilmelde dig vores næste Webinar: Den digitale arbejdsplads baseret på Teams og Microsoft 365 eller download vores webcast i samme navn. Læs også blogindlægget Strategies for integrating your Intranet with Microsoft Teams, hvor der diskuteres om forskellige strategier til en vellykket integration.

Få mere at vide om samspillet mellem Teams og intranettet

I vores webcast how Microsoft Teams changes Internal Communications kan man høre mere om, hvordan kommunikationsstrategier kan tilpasses til at optimere interaktionen mellem Teams og intranettet.

Læs også vores blogserie Effektivt hjemmearbejde med Teams for at få praktiske tips og råd til, hvordan du forenkler fjernarbejde og bliver mere produktivt i Teams.