Ny ledelse på den hybride arbejdsplads

At lede medarbejdere i et hybridt arbejdsmiljø er naturligvis sværere end at lede en gruppe, hvor alle altid er på kontoret, eller, som under pandemien, hvor alle kommunikerer digitalt.

Når gruppen konstant skifter mellem den fysiske og digitale (hjemme) arbejdsplads, skal man have systemer, processer og ledelse, der evner at understøtte, udvikle og inddrage medarbejderne, uanset hvor de befinder sig.

For at undgå dette og bane vejen for succesfuld ledelse i et hybridt miljø, kræves der fokuserede løsninger:

• Håndtér opgaver og forventninger på en effektiv, overskuelig og motiverende måde. Da muligheden for at ”smutte forbi en kollegas skrivebord” er begrænset i et hybridmiljø, er det ekstremt vigtigt at være tydelig, når man tildeler opgaver. Det handler om at specificere udførelse, omfang, kvalitet, levering og rapportering, men også som leder at følge op og give feedback. Det er vigtigt at tildele og følge op på opgaver på en ensartet (digital) måde for alle, uanset hvordan og hvor de arbejder. Ellers bliver det hurtigt rodet, uklart og inkonsekvent. Med værktøjer som Microsoft Planner, Trello, Slack eller intranettets opgave- og notifikationsløsning, såsom Omnias My Task-funktion, kan dette håndteres effektivt.
  
  
• Hav fokus på resultater, ikke tid og processer. For at en hybrid arbejdsplads kan fungere, skal der sættes mindre fokus på arbejdstider og processer. Resultater og kvalitet er egentlig det eneste, der tæller. Ikke hvornår eller hvordan, medarbejderne udfører deres opgaver. I stedet for at forsøge at kontrollere døgnets timer og det antal timer, de arbejder, hvilket kan skabe tillidshuller, bør du bruge tiden og ressourcerne på at støtte dem i at gøre et godt kvalitativt stykke arbejde. Muliggør f.eks. daglige afstemninger med medarbejderne via f.eks. chat, Teams eller intranet samarbejdssider. Sørg også for, at det er nemt for medarbejderne at finde procesbeskrivelser, værktøjer, informationer og dokumenter samt kompetencer, som de måtte have brug for. For eksempel kan du bruge skabeloner i et intranet eller Teams-samarbejdsrum til at gøre alle ressourcer tilgængelige for en bestemt opgave eller projekt. Læs mere om hvordan det fungerer i blogindlægget Byg en succesfuld digital arbejdsplads, trin 4: Forenklet internt samarbejde.
  
  
• Husk at inkluder alle. Der er altid en risiko for, at de, der arbejder på afstand, bliver tilsidesat i både planlagte og spontane fysiske møder på kontoret. Hold derfor ikke uplanlagte fysiske møder, men gør det til en vane altid at booke møderne via eks. Teams, så alle i gruppen har mulighed for at deltage. 
  
  
• Planlæg kommunikationen. Behovet for planlagt og struktureret kommunikation er væsentligt større i en hybrid kontra en rent fysisk organisation. Når alle sidder sammen, opstår der en kollegial båret, uformel kommunikation, der binder teamet sammen og styrker sammenholdet. Når halvdelen af kontoret skiftevis arbejder hjemmefra, skal den fysiske afstand kompenseres med en struktureret kommunikativ indsats. Det handler om alt fra planlægning af almindelige gruppe- og individuelle onlinemøder til daglig information om gruppe- eller aktivitetsrelaterede arrangementer. Diskussioner og videndeling på intranetfora, Yammer eller lignende interne sociale medieplatforme binder også organisationen tættere sammen.
  
  
• Tag jævnligt pulsen på medarbejderne og teamet. I et hybridt arbejdsmiljø er der større risiko for skjulte problemer, fremmed-gørelse og nedsat engagement. Det kan være sværere at opdage, at en medarbejder har det dårligt eller at spotte gruppekonflikter, når de ikke er umiddelbart synlige. Skab derfor forudsætninger for løbende at undersøge, hvordan medarbejderne har det, og om de er motiverede, engagerede og føler sig involveret i virksomheden. I mindre organisationer kan dette naturligvis ske gennem individuelle samtaler, men i større grupper kan du nemt distribuere og følge op på medarbejderundersøgelser via intranettets formularværktøj eller cloud-tjenester som SurveyMonkey. I Omnia er der også færdige værktøjer til at lave hurtige medarbejderundersøgelser (Quick Polls).
  
  

Mere information

For mere information om, hvordan arbejdspladser, systemer og processer kan tilpasses til den hybride måde at arbejde på, læs blogindlægget Sådan arbejder du mest effektivt hjemmefra

Er du gået glip af vores webcasts?