Skab en succesfuld digital arbejdsplad, trin 5: Vær intuitiv

Ingen digital arbejdsplads har en chance for at lykkes, hvis den ikke giver medarbejderne en god brugeroplevelse. Det er vigtigt at skabe en intuitiv, personligt tilpasset og opgaveorienteret oplevelse, der gør arbejdet lettere og sjovere, hvis den digitale arbejdsplads skal realisere sit fulde potentiale.

I dette femte indlæg på vores blog om emnet Opbygning af en succesfuld digital arbejdsplads diskuterer vi, hvordan man former en digital arbejdsplads, hvor brugerne hurtigt føler sig hjemme og produktive.

Hvis du ikke har læst de andre blogindlæg i denne serie, så kan du finde dem her:


Blandt andet vil dette blogindlæg behandle emner som:

  • Grundlæggende regler for at skabe en god brugeroplevelse.
  • Hvordan man opbygger en digital arbejdsplads, som medarbejderne nemt kan få adgang til, forstå, finde det, de leder efter, og være produktive i.
  • Hvad DEX-værktøjer og -metoder er, og hvordan man bruger dem til at forbedre brugeroplevelsen.
  • Hvordan man skaber et digitalt miljø, hvor brugerne føler sig hjemme og har lyst til at være.
  • Hvordan man sikrer en verdensklasse brugeroplevelse over tid.

Byggeklodserne til den gode brugeroplevelse

Hvis du søger på UX, UI og interaktionsdesign, vil du finde tonsvis af tips og meninger om, hvad der udgør en god grænseflade, og hvad der er grundlaget for en fremragende brugeroplevelse. De fleste af disse råd er dog baseret på en mere end tredive år gammel anbefaling udviklet af interaktionskonsulenterne Jakob Nielsen og Rolf Molich, kaldet Nielsen's heuristics.

Baseret på Nielsens kriterier og med fokus på brugerens fordel, kan en groft forenklet liste over grundreglerne for god brugerinteraktion og grænsefladedesign se sådan ud:

  1. Sæt brugeren først.  Involver dem helt fra starten af og brug masser af tid på at analysere eksisterende og fremtidige behov, processer og vaner. Opret personaer for alle typer af brugere og kortlæg dem til den tekniske løsning. Lad reelle brugere teste løsningen successivt gennem design- og udviklingsprocessen.

  2. Optimer brugervenligheden. Brugervenlighed kan opdeles i to distinkte kvaliteter: brugerens fordel og brugeroplevelse. Brugerens fordel definerer i hvilken grad brugeren kan opfylde formålet med at bruge systemet. Brugeroplevelse handler om tilfredsstillelsen eller utilfredshed, der opleves ved at bruge systemet/webstedet i form af både let anvendelse og forståelse. Høje brugervenlighed opnås gennem brugerorienterede funktioner, grænseflader og indhold. Praktisk talt betyder det, at:

    1. Indholdet skal være relevant, dvs. at information, nyheder, dokumenter og medier skal være interessante eller nyttige for brugeren.
    2. Funktioner og værktøjer skal tilpasses brugeren, så personen hurtigt kan finde information og opnå sine mål og/eller udføre sine opgaver.
    3. Grænsefladen skal være så intuitiv som muligt, så brugeren forstår, hvordan alt fungerer, uden at skulle finde ud af det eller deltage i en træningssession først.

  3. Vær konsistent og overhold standarder. Det skal være let for brugeren at genkende og forstå symboler, objekter, situationer og valg. Vedkommende skal ikke behøve at søge og forsøge at huske, men i stedet intuitivt forstå og handle gennem genkendelse.

  4. Giv brugeren fuld kontrol og optimal support. Det skal være nemt for brugeren at annullere, fortryde og/eller gendanne en kommando eller handling. Løsningen skal også indeholde masser af supportinformation, FAQ'er og selvbetjeningsinstruktioner.

  5. Visuel hierarki og minimalisme. Ved at arbejde med grafiske elementer, menuer, farver, billeder og tekstformatering i en hierarkisk rækkefølge hjælper du brugeren med at navigere, filtrere og finde det relevante.

  6. Sikre høj tilgængelighed. Tilgængelighed henviser til et systems/websteds responstid og brugshastighed, mobilitetsresponsivitet, driftssikkerhed, redundans og funktionaliteter til support for brugere med synshandicap, farveblindhed eller andre handicaps. Da mobile enheder i stigende grad udgør hovedkommunikations- og arbejdsværktøjet i dag, er det mere eller mindre en hygiejnefaktor at tilpasse den digitale arbejdsplads til mobile enheder. Integration af forskellige applikationer, f.eks. Teams med intranettet, øger også tilgængeligheden og forenkler brugen. Læs mere om dette i blogindlægget Perfekt harmoni mellem intranettet og Teams.

For en mere detaljeret beskrivelse af de ovenstående byggesten, læs blogindlægget Six basic rules for creating a good user experience.

Overvåg brugeroplevelsen med DEX

DEX står for Digital Employee Experience og beskriver virkningen, som en arbejdsgivers teknologi har på medarbejderen. Der er forskellige metoder og værktøjer baseret på DEX, som du kan anvende for at måle din organisations DEX og identificere områder til forbedring. Hvis din digitale arbejdsplads ikke leverer de forventede resultater, vil en DEX-undersøgelse sandsynligvis give dig svarene.

Helt enkelt består en DEX-løsning af to dele. Først indsamler den brugerdata for de applikationer, netværkssystemer og hardwareenheder, som DEX-værktøjet er konfigureret til at overvåge. Dette inkluderer blandt andet en applikations præstation over tid, potentielle operationelle forstyrrelser og brugermønstre. Den kan også samle data om, hvordan brugerne oplever de digitale løsninger gennem regelmæssige undersøgelser. Læs mere om DEX i dette blogindlæg Optimizing the user experience and populating the intranet with DEX.

Skab en arbejdsplads hvor alle har lyst til at være...

En populær arbejdsplads er en, hvor medarbejderne føler sig inkluderet, respekteret og værdsat, og hvor miljøet, værktøjerne og processerne er tilpasset, så de kan trives og arbejde effektivt. Der er ingen forskel mellem den fysiske og den digitale arbejdsplads i denne henseende. Hvis intranettet udgør eller bruges som indgangspunkt til hele den digitale arbejdsplads, er det relativt nemt at skabe en inkluderende, let administrerbar og personligt tilpasset arbejdsplads.

Nogle af de vigtigste tiltag er at:

  • Opbygge strukturer for gennemsigtighed, fællesskab og feedback. Det er vigtigt at tænke over, hvilken information der er for alle, og hvilken der skal rettes mod specifikke grupper (læs om målretning nedenfor). For at skabe strukturer, der øger organisationens sammenhængskraft og engagement gennem f.eks. deltagelse og feedback, kan du læse blogindlægget Empowering employees via the intranet.

  • Optimer søgning og navigation for at gøre det nemt at finde nyheder, dokumenter, værktøjer, personer, projekter, processer og information om din ansættelse.

  • Skab en personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse, så brugerne hurtigt kan få adgang til deres opgaver, samarbejder, filer osv. og føle, at indholdet er relevant for dem. For at opnå dette skal brugernes profiler gøres så detaljerede og komplette som muligt. Dette gør det muligt at rette nyheder, filer og andre typer indhold mod den rette modtager (målretning).

  • Hjælp brugerne med at hjælpe sig selv. Vær generøs med skabeloner, trin-for-trin vejledninger, videoer, FAQ'er, wikier og vidensbaser, hvor medarbejdere kan dele viden og hjælpe hinanden. Dette gælder alt fra at vise, hvordan man indsender en sygemelding til tekniske instruktioner om en bestemt software.

  • Opret virtuelle kaffestuer. I hybride og fuldstændigt virtuelle arbejdspladser er det godt at skabe uformelle mødesteder online. Under pandemien blev det tydeligt for de fleste organisationer, hvor vigtigt det er for sammenhængskraft og engagement, at medarbejdere forbinder sig og socialiserer uformelt.

For at få en mere uddybende forklaring af de ovenstående anbefalinger, så kan du læse dette blogindlæg A digital workplace no one wants to leave.

…for altid.

For at sikre, at den digitale arbejdsplads lever op til organisationens krav og forventninger over tid, skal du betragte den som et evigt pågående udviklingsprojekt.

Ved hjælp af DEX-værktøjer kan opfølgningen på medarbejdernes oplevelser af og tilfredshed med den digitale arbejdsplads samt forbedringer i høj grad automatiseres. Selv intranettet kan konfigureres, så al indhold, sider, fællesskaber osv. løbende måles og analyseres. Ved at studere, for eksempel, sidevisninger, likes og kommentarer, er det let at afgøre, hvilken type indhold der værdsættes, og tilpasse indholdet derefter.

De fleste intranetplatforme har indbyggede løsninger til styring og governance, der gør det nemt at spore og analysere indholdets popularitet samt brugernes adfærd og præferencer. For eksempel har Omnia kraftfulde governance- og livscyklusværktøjer til at analysere intranetbrug og holde indholdet relevant og opdateret. Få mere at vide >>

Lær mere

Lær mere om, hvordan du skaber en succesfuld, populær og effektiv digital arbejdsplads ved at downloade vores whitepaper At drive medarbejderengagement med et moderne intranet. Du kan også deltage i vores webinar How to build a modern digital workplace.

Hvis du ikke har læst de andre blogindlæg i denne serie, kan du finde dem her:

Du vil måske også synes om disse blogindlæg