Remote implementering er den nye normale

Når et nyt projekt skal indføres, betyder det normalt fysiske møder og workshops med kunden. På disse møder diskuteres kundens udfordringer, mål, løsninger, budgetter og meget mere for det fremtidige projekt. I foråret 2020, har vi været nødsaget til at skifte de fysiske møder ud og været nødsaget til at lære, hvordan man arbejder effektivt på afstand og derhjemme. For Precio Fishbone er det blevet det nye normale at kunden skal have indført et Omnia intranet via online møder i stedet.

Det har næsten altid været muligt at skabe og implementere Omnia og andre lignende intranetplatforme, uden at være fysisk tilstede hos virksomheden. Med det mener vi, at der ikke er nogle konsulenter, som besøger kunden fysisk i deres lokaler. Ved at aftale online møder og benytte samarbejdsprogrammer som Teams, krypteret netværk via telefon (VPN) og klar kommunikation, er det muligt at implementere et intranet uden fysisk tilstedeværelse.

Det, der hidtil har forhindret mange organisationer i at gennemføre hele implementeringsprojektet digitalt, er i høj grad en for stor skepsis omkring, ikke at kunne afholde fysiske møder og have et traditionelt samarbejde. Set i bakspejlet er der i hele verdenen et flertal af projektledere og beslutningstagere som godt er klar over, at det digitale møde er lige så effektivt og fungerer lige så godt som ved fysisk tilstedeværelse.

Det er mere effektivt med digital implementering

Der er mange fordele ved at gennemføre en remote implementering. Generelt er de fleste mennesker mere fokuseret under online møder og det er som regel mere effektivt og varer i kortere tid. Udover det, sparer man tid og alle de omkostninger, der normalt bliver brugt på transport, overnatninger og andre forhold, der kan opstå i forbindelse med fysisk tilstedeværelse.

"I vores digitale implementeringsprojekter, oplever vi at samarbejdet er mere effektivt og at mødetiden udnyttes bedre. Det er naturligvis ikke muligt at holde for lange møder online og derfor er tiden planlagt ekstra nøje for hvert møde. I stedet for at bruge en masse tid på at bevæge sig rundt, som man ofte gør i et traditionelt projekt, kan tiden bruges mere fornuftigt i de digitale projekter. Tiden kan i et remote projekt, bruges på at drive projektet fremad og den samlede projekttid kan reduceres", påpeger Pål Dahlström, som implementeringskonsulent hos Precio Fishbone.

Det er naturligvis ikke kun møder og transport, projektets tidsforbrug og effektivitet afhænger af. Deling af data om procesforløb, informationsstrukturer, samarbejdsformer, udgivelsesroller osv. kan også accelereres, hvis kundens interne møder og projektsamarbejde digitaliseres.

"En meget positiv virkning ved at drive implementeringen digitalt er, at øvelsen er nyttig for resten af kundens medarbejdere når den nye digitale arbejdsplads skal lancerings," siger Pål.

Kameraet styrker kommunikationen i projektet

I de digitalt baserede projekter kan der selvfølgelig også opstå ulemper, når ikke man ser hinanden fysisk. Precio Fishbones projektleder Sara Jönsson-Sandgren mener, at man kan risikere at det fysiske fravær kan påvirke samarbejdet.

"Det sociale aspekt i et samarbejde, vil selvfølgelig blive påvirket af om man har mødt sin samarbejdspartner fysisk eller digitalt og det gælder både kollegaer, kunder og ens leverandører. For at blive rystet lidt mere sammen med sin samarbejdspartner, vil man ofte kunne nøjes med at mødes en eller to gange og det vil som regel også hjælpe dialogen under de fremtidige digitale møder. Samtidig tror jeg også, at jo mere vante vi bliver til at mødes og samarbejde online, jo mindre betydning vil det fysiske møde have. For eksempel har jeg selv flere teammedlemmer kun gennem de digitale kanaler. Vores arbejde fungerer godt og det føles endda også som om, at vi har mødt hinanden fysisk," fortæller Sara.

For at lykkedes med online møder er det vigtigt at alle benytter deres kamera. Kameraet fanger nuancerne i dialogen, fremhæver kropsproget i kommunikation og styrker de personlige relationer i teamet.

"I et fysisk møde fortolker vi hinanden og kommunikerer gennem alle vores sanser. Det er nemmere at fejlfortolke hinanden, når man ikke ser hinandens bevægelser og ansigtsudtryk. Det er ligeledes svært at lede et onlinemøde, når du ikke ser personen som taler. Derfor er det vigtigt, at deltagerene benytter deres webcams under online møder, da det kan være altafgørende for mødets og projektets resultater”, siger Pål.

Sara understreger samtidigt vigtigheden af, at personen, der afholder det digitale møde, sikrer sig, at alle er med i samtalen.

Et typisk femtrins implementeringsprojekt

Uanset om systemet indføres eksternt eller med elementer af fysiske møder, ser projektmodellen ens ud. Projektmodellen består af fem faser og starter med et møde, hvor Precio Fishbones projektleder møder kundens projektleder samt en præsentation af projektplanen.

Projektet vil herefter køre i følgende fem faser, frem til installation og administration:

• Strategi. I strategifasen defineres formålet, projektmålene og andre målbare parametre. Projektorganisationen sammensættes, og den tekniske infrastruktur er planlægges. Der planlægges også workshops og opfølgningsmøder på baggrund af strategien.
• Analyser og planlæg. I denne fase analyseres den eksisterende og ønskede informationsstruktur, samt alle de processer som intranettet understøtter. Layout, funktioner og planen for alt indhold designes også. Denne fase skal også hjælpe med at analysere det eksisterende it-miljø, migreringsmetode og behovet for forbindelser til eksterne tjenester og systemer.
• Forbered og valider. I denne fase kontrolleres kravspecifikationer, og den endelige løsning besluttes med organisationen. I næste trin oprettes strukturen, og intranettets design i henhold til bekræftede specifikationer. Selve løsningen er opbygget agilt, hvor alle trin i udviklingsprocessen løbende kontrolleres og godkendes gennem workshops og afklaringsmøder.
• Implementeringen. I implementeringsfasen er intranettet fyldt med alt det overflyttede indhold og det nye. Alle uddannelsesplaner for administratorer, forfattere og redaktører sættes i gang. Der bliver også offentliggjort kommunikationskampagner som kan hjælpe organisationen med at forberede sig inden lanceringen af det nye intranet.
• Installation. Intranettet releases enten i etaper eller i hele virksomheden på samme tid. Organisationen omkring løsningen bliver i denne fase også aktiveret.

Ifølge Pål Dahlström er den væsentligste forskel mellem forskellige implementeringsprojekter, at workshops og afklaringsmøder under udviklingsarbejdet er kortere i remote projekter. Et online møde er normalt begrænset til to timer, mens en fysisk workshop kan vare en hel dag.

Afklaring er den vigtigste succesfaktor

Det vigtigste element for at implementeringsprojektet lykkes er afklaring. Det handler både om at være afklaret og afstemt i alt projektrelateret kommunikation, samt at være opmærksom på krav, forventninger og leverancer. Afklaring og forventningsafstemning er vigtig i alle typer projekter, men det er særligt vigtigt i digitale projekter, fordi risikoen for misforståelser opstår nemmere når ikke man sidder fysisk sammen.

"For at optimere effektiviteten skal kunden have fastlagt et klart mål for organisationen, samt at mål og krav kommunikeres tydeligt til projektteamet," påpeger Sara.

I samarbejder, hvor kommunikationen primært skal fungere digitalt, skal man som kunde overveje, flere ting, inden man starter projektet. Nedenfor kan du læse vores tips, til hvordan man sikrer klar kommunikation og vellykkede projekter:

• Inden projektet starter, så sørg for at projektorganisationen er klar med alle nøgleaktører. Det gør det lettere at planlægge de forskellige faser af projektet, både med hensyn til interne aktiviteter og leverandørens indsats.
• Sørg for, at projektmedlemmerne har afsat tilstrækkelig tid til projektet. Ofte er det tilgængeligheden af kundens interne ressourcer, der styrer projektets længde og release dato.
• Sørg for at projektgruppen er engageret. Hvis et eller flere projektmedlemmer ikke føler sig tilstrækkeligt motiveret til at investere tid i projektet, påvirker det ikke kun projekttiden, men hele resultatet.
• Tænk over formålet, målene og visionen for den nye eller forbedrede digitale arbejdsplads. Dette bliver også drøftet i de indledende strategimøder. For at få en god start og kunne drive projektet effektivt, er det en god idé at have gjort sig tanker om, hvad implementeringen skal føre til.
• Få formuleret en klar kravspecifikation for leverandøren, i forhold til, hvilke funktioner, processer og informationsbehov, som den nye eller forbedrede digitale arbejdsplads skal understøtte.
• Sørg for at have en klar dagsorden til alle møder, og at alle deltagerne forbereder sig godt. Hold møderne så korte som muligt, sørg for at alle er involveret og afslut hvert møde med et resumé af mødets beslutningspunkter. Efter mødet er slut, så læg resultaterne og besluttede handlinger fra mødet op online, så alle kan se dem.