Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Trin 1: Vælg en strategi

En holdbar succesfuld digital arbejdsplads kræver en strategi, som både møder organisationens nutidsbehov men lige så vigtigt, skalerer til de fremtidige behov.

Vi vil guide dig og give vores bedste tips og råd til, hvad man skal tænke over, når man skal udarbejde en strategi for en digitale arbejdsplads.

Hvad er formålet med organisationens digitalisering?

Det første spørgsmål man skal kunne besvare er: "Hvorfor er der behov for en digital arbejdsplads?" Er det for at øge produktiviteten, skærpe effektiviteten og det interne samarbejde eller blot for at gøre arbejdspladsen mere fleksibel? Måske er der helt andre grunde?

Skyldes årsagen at man ønsker at gøre arbejdspladsen mere fleksibel og medarbejderne skal kunne arbejde effektivt hjemmefra? Valget af platform, brugergrænseflade og hvilke funktioner man ønsker den digitale arbejdsplads skal indeholde, er alle faktorer, som påvirker brugeroplevelsen. Ønsker man f.eks. at øge effektiviteten og sammenholdet, er værktøjer til kommunikation og projektledelse også vigtige. 

For at opnå succes med den digitale arbejdsplads er strategien med til at sikre, at de ressourcer som er blevet benyttet i processen, bliver omsat til brugerproduktivitet og effektiv understøttelse af den digitale arbejdsplads.

Hvilke services og værktøjer skal inkluderes i platformen?

For at få succes med den digitale arbejdslads skal man afklare med organisationen, hvilke tjenester og værktøjer der er behov for. Hvis den digitale arbejdsplads er binder samarbejde og intern kommunikation sammen, vil det normalt omfatte nyheds- og forretningsinformation, brugerprofiler, søgefunktioner, samt  kommunikations- og samarbejdsværktøjer.

Når man skal vælge den rigtige platform, er det vigtigt, at man først og fremmest undersøger om de tjenester og værktøjer man ønsker integreret, kan fungere sammen. Derudover skal man også undersøge platformens kapacitet, tilpasningsevne og udviklingshastighed. For at platformen kan opfylde både nuværende behov men også fremtidige behov, kræver det at platformen er i synk med tidssvarende teknologiske- og brugervenlighedstrends. En optimal platform, skal indeholde åben arkitektur og kraftfulde API’er, og så skal den være afstemt med nyeste teknologier og fokusere på brugerdreven udvikling. Hvis platformen indeholder åben arkitektur og API’er, er det også nemmere at tilpasse platformen med særlige applikationer, som ikke er inkluderet i standardkonfigurationen. Inkluderer løsningen overstående, har man skabt et godt udgangspounkt for at integrere nye tjenester og værktøjer, som vil være nødvendige i fremtiden pga. skiftende brugerkrav - uden at skulle investere mere tid og flere penge. Platformens hastighed og sikkerhed, samt dens evne til at indlæse og understøtte tjenester og værktøjer har også en påvirkning på organisationens effektivitet. Så sørg for at være opmærksom på platformens ydeevne og specifikationer.

Der skal tages beslutning om, hvilke værktøjer, online services og arbejdsprocesser, som skal understøttets af den digitale arbejdsplads. Når du laver ny strageti og udvikler en ny digital arbejdsplads er timningen optimal til at revurdere om flere af de gamle løsninger og processer skal moderniseres eller skiftes helt ud til noget nyt, som er mere brugerorienteret og effektivt for dine medarbejdere.

Hvis du er i en organsiations som stadig overvejer at migrere til Office 365, er det værd at undersøge, hvordan systemet er integreret med services som, Microsoft SharePoint, Teams, Planner og Stream. Ønsker I at medarbejderne skal kunne bruge eksterne webapplikationer som Trello, Yammer, Slack og Facebook Workplace, skal muligheden for en out-of-the-box- connector være tilgængeligt, for at de kan integreres på platformen.

Hvem skal gøre hvad?

Når man som virksomhed åbner sin kommunikation og er transparent omkrin gprocesser og værktøjer for t styrke den enkelte medarbejders produktivitet og effektivitet, kan man i sin iver for at gøre det bedste for alle, risikere at vigtige beskeder forsvinder i støjen fra en stor og måske ukontrolleret mængde af kommunikation. Det er derfor en ide, at målrette sine nyheder og infromation, og arbejde redaktionelet med dem som har har rettighed til at publicere nyheder og andre dokumenter. 

Ved hjælp af brugerdefinerede adgangsfunktioner, kan man hjælpe medarbejderne med af finde det de søger. Med kombinationen af en rollebaseret adgangskontrol og opgaveorienteret navigation hjælper man ikke kun én medarbejder, men hele organisationen med at effektivisere arbejdet. Man gør det nemmere for den enkelte at finde lige præcis det værktøj, den kollega eller den infromation som man har brug for i dagens arbejde.

Undgå vokseværk og sprogbarrierer

Som organisation bør man arbjde både stategisk og taktisk med sin interne kommunikation - den skal understøtte virksomhedens forretningsstrategi og hele tiden være et skridt foran. Det kan være at organisationen vokser, ikke bare organisk men også via opkøb - og måske skal man i fremtiden kommunikere med et datterselskab på den anden side af jorden, hvor det vil kræve en helt andet sprog. Det er derfor vigtig at afklare, hvorvidt sprogunderstøttelse skal være en del af strukturen i den valgte platform, fra begyndelsen. Det vil kun vil blive dyrere og mere kompliceret, hvis det skal integreres på et senere tidspunkt.

Selv hvis organisationen på nuværende tidspunkt er lille og homogen, kan det være fornuftigt at forberede platformen til den dag, hvor  virksomheden i fremtiden bliver diversificeret, med f.eks. datterselskaber, flere mærker eller udvikler sig virtuelt med mearbejdere spredt ud over store geografier. Den fælles udfordring i en kompleks struktur er at bestemme, hvordan man håndterer og tilpasser informationen globalt kontra lokalt.

Din digitale arbejdsplads vil uden tvivl udvide sig meget hurtigt, med en lind strøm af nye websider, dokumenter, blogindlæg, applikationer, arbejdsgrupper, projekter og eksterne tjenester. Det kræver en veldefineret styrings- og vedligeholdelsesplan, før der åbnes for den nye arbejdsplads. Effektive og gennemprøvede styringsværktøjer hjælper dig med at holde din arbejdsplads strømlinet, opdateret, fremtidsorienteret og effektiv.

Når alle ovenstående punkter er kontrolleret og dobbelttjekket, anbefaler vi at du laver en business case. Med en business case, får du hjælp til at opsummere og analysere dine omkostninger til udvikling og styring, samt projektets forventede investeringsafkast.

Checkliste

Strategien for din digitale arbejdsplads:

1. Definér organisationens operationelle krav sammen med dens nuværende og fremtidige informations- og forretningsstruktur.

2. Afklar målsætningen og formålet med den digitale arbejdsplads.

3. Præciser, hvordan målene skal nås ved hjælp af de tjenester, værktøjer og processer, der tilbydes af den digitale arbejdsplads.

4. Etablér KPI'er, rutiner og ansvar for at måle fremskridt, sundhed og succes på arbejdspladsen.

5. Vælg en platform baseret på organisationens brugerbehov, processer, mål, tjenester, værktøjer og fremtidige scenarier.

6. Opsæt en vedligeholdelsesplan og en styringsstrategi.

7. Brug en business case til at evaluere de langsigtede virkninger af investeringen.

8. Lav en implementerings- og udrulningsplan, hvor dine løsningsområder prioriteres.

Hold øje med vores næste blog-indlæg i serien, Skab en succesfuld digital arbejdsplads. I det næste indlæg vil du kunne læse om, hvordan du kan strukturere din digitale arbejdsplads for at øge effektiviteten!