Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Step 3: Motiver til vidensdeling

En af de vigtigste faktorer for, at virksomheder opnår succes, er evnen til at dele viden internt, samt at alt information formidles ordentligt og brugbart ud til medarbejderne. Vigtigst af alt, skal medarbejdernes viden udnyttes effektivt og deles med organisationen. Men hvordan sikrer man, at forretningsmæssig viden bliver delt og ikke forbliver inden i medarbejdernes hoved?

I denne series tredje blogindlæg, om hvordan man skaber en succesfuld digital arbejdsplads, diskuterer vi, hvordan man kan motivere digital vidensdeling.

Har du ikke læst de første blogindlæg serien, så kan du finde dem her.

Hvilken viden skal deles?

For at kunne motivere medarbejderne til at dele viden, skal organisationen først og fremmest faslægge, hvilken viden det er man ønsker medarbejderne skal dele. Først derefter ved man, hvilke processer, strukturer og værktøjer der er behov for. En produktorienteret virksomhed med egen produktion, distribution og salg har f.eks. forretningsviden inden for udvikling, support, logistik, markedsføring og marketing. Ved at identificere de forskellige vidensområder medarbejderne har i organisationen, vil man lettere kunne finde frem til, hvilken støtte og strukturer der er behov for.

Det handler også om at skabe overblik og identificere, hvilke færdigheder man risikerer at miste, hvis medarbejderne forlader organisationen. Kritisk viden, som ikke er digitaliseret, kan være dyrt for en organisation.

Motiver medarbejderne til at dele!

Skab incitament for vidensdeling i forskellige forums og platforme. Ved hjælp af gamification, kan forskellige aktiviteter belønnes med point og priser, kendt som community badges. Det betyder, at når en medarbejder skriver en artikel eller et opslag, laver en video eller besvarer et spørgsmål, scorer medarbejderne et vist antal point. Når scoren overstiger et bestemt niveau, modtager man en bonus på sin brugerprofil. De mest aktive medarbejder kan derefter ranglistes i forskellige sammenhænge og derved øger man vidensdeling på arbejdspladsen.

Sørg for at give feedback når medarbejderne bidrager med vidensdeling. Der er intet mindre motiverende, end manglen på påskønnelse og feedback. Selvom et ”tak” ikke er en verdensløn og medarbejderens jobbeskrivelse allerede inkluderer opgaver, som kræver at dele ud af sin viden, vil feedback kun motivere og forbedre engagementet. Sørg derfor for, at den nærmeste leder, som har ansvar for medarbejdernes vidensdeling, løbende overvåger og samler medarbejdernes forskellige bidrag op.

Skab en delingskultur. Vidensdeling ses hyppigere på arbejdspladser, hvor viden giver højere status end titler og hvor ledelsen er opmærksomme på at forbedre kompetenceudvikling og medarbejdernes muligheder for at søge ny viden. De medarbejder som tager sig tid til at dele ud, er højt respekteret og fremhæves som rollemodeller.

Del viden på den rigtige måde

Det kræver forskellige metoder, til forskellige typer af viden at opnå effektiv deling. Noget viden kommunikeres bedst gennem vejledninger, spørgsmål og svar. Andet overføres bedst via videoer eller podcasts. Der findes også viden man er nødt til at arbejde for at lære. Man kan f.eks. ikke lære at stå på ski eller køre en bil, ved at læse sig frem til det. Det kræver normalt en længere periode med teori, hvor man samtidigt udfører øvelser i praksis. De fleste vil måske fortrække fysiske møder, i denne form for videnoverførsel, men en digitale løsning kan på nogle områder fuldføre opgaven lettere, ved f.eks. video tutorials og online mødeløsninger.

Sådan kan du opsætte optimal videndeling på din digitale arbejdsplads:

Tænk over, hvordan medarbejderne bedst opfanger og formidler vidensdeling bedst. Er det viden, der ikke kræver så mange oplysninger for at forstå, kan man benytte databaser i form af en Wiki eller FAQs. Er det derimod viden, som er mere kompleks, eller til en målgruppe med forskellige erfaringer, kan trinvise vejledninger og videoinstruktioner være et godt supplement.

Opbygning af sider som wikis og FAQs, er let og kræver ikke den store erfaring. Oprettelse af wikier i Teams og FAQ-sider, behøver ikke at være mere avanceret end en webside i et godt fomat, som indeholder spørgsmål og svar. Omnia og andre lignende intranetplatforme leverer færdige funktioner, hvor man kan gøre brug af diskussionsforums eller danne fællesskaber til ofte stillede spørgsmål. På disse sider, kan medarbejderne få et større overblik over tidligere delt viden, de kan søge og få svar mere effektivt og så har de mulighed for at diskutere forskellige problemer og løsninger.

Diskussionsforums fungerer også til at skabe traditionelle vidensdatabaser til forskellige processer og forretnings- produkt- og udviklingsområder. Medlemmerne kan skrive og dele hinandens artikler, kommentere og "synes godt om". Man kan også få dokumentstyringssystemer med brevfletning, som kan skabe effektive systemer til viden på en struktureret måde.

Undersøg, hvordan den pågældende viden ønskes formidlet. Det er ikke alle, som føler sig tilpas med at udtrykke sig på skrift, men er derimod bedre til at udtrykke sin viden verbalt. For de personer, kan det være mere motiverende og effektivt at fortælle, om deres viden i en video. Med video- og onlinemødeprogrammer som Teams, Slack, Skype og Zoom kan medarbejderne både dele livechats og videoer i livesessioner eller/og registrere deres refleksioner og arkiveringsinstruktioner i forums og databaser.

Gør det nemt at indsamle viden. For at gøre den viden, der stadig bor i dine medarbejderes bevidsthed, tilgængelig for hele organisationen, skal du oprette effektive kompetenceregistre. Det handler først og fremmest om, at medarbejderen udfylder deres brugerprofiler korrekt og for det andet om at gøre det nemt at finde det man søger gennem kategorisering og intuitive søgefunktioner.

Få mere at vide om, hvordan du skaber struktur og motiverer medarbejderne til at dele viden med Omnia, ved at deltage i vores webcast "Udvid dit intranet med en effektiv videndelingsløsning". Her kan du høre om, hvordan du skaber avanceret kompetencesøgning og videns orienterede fællesskaber. Du kan også downloade vores whitepaper om, hvordan du arbejder med struktureret vidensdeling.

Hold øje med fjerde del i vores blog-serie, hvor vi diskuterer, hvordan man skaber funktioner, processer og arbejdsmetoder, der kan motivere og effektivisere samarbejdet!