Skab en succesfuld digital arbejdsplads, trin 4: Forenklet internt samarbejde

Digitalisering af arbejdspladsen fører normalt til forbedringer, men mængden af kanaler og værktøjer er mangedoblet de seneste år - og det kan skabe unødvendig forvirring og stress. Alle de digitale goder, som virksomheden har stillet til rådighed, kan skabe den modsatte effekt og den digitale arbejdsplads vil dermed ikke lykkes med at nå sit fulde potentiale. For at optimere effektiviteten og produktiviteten er der brug for klare retningslinjer, enkle genveje, skabeloner, personlig navigation, regler og sammenspil mellem værktøjer og systemflora.

I denne series fjerde blogindlæg om, hvordan man skaber en succesfuld digital arbejdsplads, diskuterer vi, hvordan man opretter funktioner og processer til at stimulere og effektivisere samarbejdet.

Blogindlægget vil bl.a. adressere emner som:

Hvordan man undgår systemanarki, der kan forstyrre samarbejdet og gøre systemadministration vanskelig og dyr.
Hvordan man gør samtaler, samarbejde, projektrelateret information, kompetencer, værktøjer og andre interne ressourcer lette at finde.
Hvordan man letter samarbejdsprojekter, så alle kan oprette og administrere samarbejder på en nem, procesorienteret og effektiv måde.

Hvis du ikke har læst de andre blogindlæg i denne serie, så kan du finde dem her:

Systemdiktatur – et nødvendigt onde for den digitale arbejdsplads

Der er et væld af applikationer til samarbejde, planlægning, online møder og samtaler, og næsten enhver af dem kan bruges på den digitale arbejdsplads. Det er fristende at lade brugerne beslutte, hvilke applikationer de vil bruge, men denne tilgang vil sandsynligvis resultere i systemanarki og et miljø, der er svært at samarbejde i og administrere. For eksempel er det tidskrævende og kedeligt at finde en gammel samtale i et miljø fyldt med forskellige chat- og fællesskabsapplikationer. Hvordan kan du holde styr på dine samtaler, hvis der er fire eller fem forskellige chatapplikationer?

Så, selvom det lyder kedeligt, er en vis grad af systemdiktatur nødvendig. Det er trods alt til gavn for både dine medarbejdere og din virksomhed med henblik på at øge produktiviteten og begrænse omkostningerne. Med en kraftfuld og moderne digital arbejdspladsplatform som Omnia kan du skabe en ordnet struktur blandt de mange værktøjer og applikationer, hvilket gør det lettere at finde information, samarbejde og samtaler. Her er nogle forslag til, hvordan du kan opnå dette. Men husk, selvom du kan konsolidere og lette adgangen til samtaler og information ved hjælp af smarte funktioner, er det altid klogt at holde antallet af konkurrerende applikationer på et minimum. At have for mange skaber kun forvirring om, hvornår og til hvilket formål de skal bruges. Desuden kræver hver applikation systemadministration og support.

En vinduesstrategi for bedre kontrol

Brugere ser og får adgang til information og ressourcer gennem adskillige vinduer:

Struktureret indhold. For eksempel dokumenter, der kræver versionsovervågning og revisionsstyring, og andet indhold indeholdende beskrivende information (metadata).
Delte oplysninger og viden.
Samarbejde og sociale relationer.
Personlige oplysninger.

På de fleste digitale arbejdspladser får brugerne adgang til struktureret information via intranettet. Dette er til alles bedste, da intranettet er specifikt designet til at håndtere denne type information. Private og personlige oplysninger opbevares normalt og administreres via dedikerede værktøjer og tjenester som OneDrive, Dropbox, din personlige kalender i Outlook og lignende applikationer. Derfor er det relativt nemt at holde styr på, finde og få adgang til struktureret og personlig information.

Problemerne, der opstår ved at have mange kanaler og flere lignende applikationer, involverer primært delte oplysninger og viden, samarbejde og sociale relationer. Samarbejder kan f.eks. initieres og administreres gennem applikationer som Teams, Outlook, SharePoint, Yammer og selvfølgelig intranettets fællesskaber og samarbejdsområder. Det samme gælder for samtaler, der kan føres via Yammer, Slack, Teams, e-mail/Outlook og den indbyggede intranet-chatapplikation. Forummer og videndelingssteder kan også oprettes på intranettet eller i SharePoint, Yammer og i mange andre sammenlignelige applikationer.

Hvis der ikke gøres noget for at forhindre brugerforvirring på grund af dette problem, vil din digitale arbejdsplads blive stadig mere kaotisk og ineffektiv. For at hjælpe brugerne med at holde styr på deres samarbejder, arbejdsrelationer, samtaler og andre informationsstrømme, kan du tage nogle eller alle følgende skridt:

Opstil retningslinjer for hvornår forskellige applikationer skal anvendes. Lad det ikke være op til brugerne. Fastlæg klare regler og instruktioner for hvordan og hvornår applikationer som Teams, Yammer, Outlook, og intranettets indbyggede chat og communities skal bruges. Med skabeloner (se Facilitér effektivt samarbejde ved hjælp af skabeloner nedenfor) kan du yderligere forenkle og styre brugen af applikationerne. For eksempel kunne du godt tænke dig, at Teams skal være det primære kommunikationsværktøj i enhvert kundeprojekt, mens Yammer kun bør bruges til interne diskussioner om forbedringer og virksomhedens fremtid. Ved at inkludere Teams i skabelonen til oprettelse af nye kundeprojekter vil det være tydeligt for medarbejderne, hvilke møder og kommunikationsværktøjer der skal anvendes.
Opbyg en personlig navigationsstruktur på intranettet, der tillader hurtig adgang til relevante samarbejder, samtaler, arbejdsopgaver, dokumenter og andre ressourcer. Dette inkluderer en brugerorienteret startside og et notifikationspanel, der viser de seneste nyheder og senest anvendte/besøgte ressourcer, værktøjer og samarbejder. I Omnia kan du målrette nyheder, beskeder, tildelte opgaver, dokumenter og anden information i notifikationspanelet. Mange organisationer vælger at vise de senest anvendte og opdaterede samarbejder, kommentarer, aktiviteter og filer både på startsiden og i notifikationspanelet.
Sammensmelt samtaler og begivenheder i ét enkelt overblik. Der er flere teknikker, du kan bruge til at integrere samtaler og begivenheder fra forskellige applikationer i en enkelt strøm af information. Du kan f.eks. integrere intranettet med Teams for at hente meddelelser og beskeder fra Teams ind i intranettet, eller omvendt. Læs mere om, hvordan dette kan gøres, i blogindlægget Strategier til integration af dit intranet med Microsoft Teams.
Konsolider alle samarbejder i en søgbar liste for at lave en meget nemmere og hurtigere rute til samarbejder og projekter. Dette vil give brugerne mulighed for at finde projekter og personer ved hjælp af søgefiltre og fritekstsøgninger. Denne form for samarbejdsoversigt og søgefunktionalitet er forudkonfigureret i Omnia. Du kan også kategorisere og linke til samarbejder og projekter uden for Omnia, såsom i Teams, Yammer og andre integrerede applikationer. Omnia tilbyder også en personlig navigationsoversigt med søgefiltre, der indeholder hvert samarbejde og projekt, hvor brugeren er deltager.
Skræddersy intranettets søgefunktionalitet, så brugerne hurtigere kan finde det, de leder efter, i samarbejdsområder, samtaler og communities ved hjælp af søgefiltre. Der er ofte behov for at finde et bestemt dokument, en diskussion, en note eller et værdifuldt tip i en sammenhæng, som brugeren måske har glemt. Omnia og lignende intranetplatforme har kraftfulde søgefiltermuligheder designet til dette formål.

Facilitér effektivt samarbejde med skabeloner

Ved at bruge skabeloner kan du sikre, at samarbejder og projekter startes op og styres på en effektiv, konsistent og ensartet måde, og at applikationsmiljøet holdes ordentligt. Da en skabelon indeholder udvalgte værktøjer, ressourcer og applikationer og fungerer som en trin-for-trin-guide, er det meget sikkert at tillade, at den bliver brugt af hele organisationen, eller i det mindste en stor del af den. Brugen af skabeloner er en fremragende metode til at forhindre fejl. Det er en god idé at inkludere instruktioner om, hvordan man håndterer samarbejder af den type, som skabelonen er designet til, og hvordan man bruger de tilgængelige værktøjer. En skabelon vil typisk indeholde en mødeapplikation, et lagerområde til delte filer, en chatapplikation, en planlægningsapplikation som Planner og andre samarbejdsapplikationer. Det er også almindelig praksis at inkludere dokumentskabeloner og i nogle tilfælde dokumenthåndteringssystemer, blot for at sikre, at dokumenter og processer har det korrekte layout og den korrekte struktur fra starten af projektet.

En anden fordel ved at bruge skabeloner er, at de kan konfigureres med obligatoriske egenskaber og funktioner, der automatisk skaber den orden og kontrol, du ønsker. Du kan f.eks. tilføje en godkendelsesrutine, der kræver autorisation fra den rette beslutningstager, før et nyt samarbejdsområde bliver offentliggjort. Derudover kan du konfigurere skabelonen, så sprog, projekttype og leder samt lignende egenskaber er obligatoriske valg, når du opretter et samarbejdsområde.

Omnia er udstyret med kraftfulde funktioner og en vejledning til at opbygge alle former for samarbejdsskabeloner, der er nem at følge. For eksempel kan du oprette skabeloner baseret på applikationer som Teams, Yammer eller Microsoft 365 Groups. Du kan også basere dem på fokusområder, såsom kundeprojekter, hvor alle nødvendige applikationer er inkluderet.

Ved at implementere en skabelonsbaseret struktur for oprettelse af samarbejder sikrer du, at alle dine projekter styres og administreres korrekt. Du vil også sikre, at dine medarbejdere samarbejder i overensstemmelse med organisationens proceskrav, og at de bruger de rette applikationer. Ved at holde det pænt og ryddeligt vil dit systems miljø være let at supportere og administrere. Men, vigtigst af alt, gør en skabelonsbaseret struktur det meget lettere for brugerne at forstå og holde styr på alle deres aktiviteter, projekter og indholdsfeeds.

Få mere at vide

Se vores on-demand webinar How to Implement a Successful Intranet in Microsoft 365 and SharePoint, hvis du gerne vil lære mere om, hvordan du skaber en solid struktur til effektivitet og produktivitet. Webcasten vil omhandle emner såsom struktureret informationshåndtering, målretning og brugertilpasset indhold i Omnia. Du kan også læse vores whitepaper Sådan lykkes du med dit digitale arbejdspladsinitiativ for at få gode råd om, hvaordan du skaber en produktiv digital arbejdsplads.
Hold øje med vores næste blogindlæg, trin 5 i denne serie, hvor vi diskuterer, hvordan du skaber en digital arbejdsplads, der tilbyder en intuitiv, opgaveoreinteret brugeroplevelse i verdensklasse.
Hvis du ikke har læst de andre blogindlæg i denne serie, så kan du finde dem her:

Alt hvad du behøver at vide om intranets.