Skab energi i virksomheden med virtuel brainstorming

Det typiske billede af en brainstorm, vil for mange være et rum fyldt med højt talende kolleger, som pitcher sine idéer og sætter ord, tal og post-it-noter på et whiteboard eller en væg. En brainstorm session kan være en kaotisk affære og flere organisationer vælger derfor muligheden fra. Derimod, kan en virtuel brainstorm være lige så produktiv og effektiv, som hvis medarbejderne er fysisk tilstedet. Flere studier viser faktisk at virtuel brainstorming er mere effektivt.

En virksomheds levedygtighed afhænger især af evnen til at producere nye idéer og banebrydende know-how. Hvis virksomheden ikke er i stand til løbende at forbedre sine processer og være foran konkurrenterne og håndterer andre trusler, holder den ikke i længden. Det er derfor næsten et spørgsmål om liv eller død, hvis virksomheden ikke har etableret en struktur og proces for nye idéer.

Idéprocessen opstår ofte helt spontant i forskellige arbejdssituationer. Men i flere organisationer benytter man brainstorming til at stimulere vidensdeling, kreativ tænkning og fremskynde idéer. I dette blogindlæg udforsker vi fordelene ved virtuel brainstorming og hvordan de forskellige metoder kan anvendes i praksis.

Fordelene ved at brainstorme online

En undersøgelse fra 2007, viser at udbyttet af virtuel brainstorming, er mere produktivt og kreativt i forhold til de fysiske sessioner. Undersøgelsen viser at 70% af respondenterne føler, at deres kreativitet og engagement bliver stimuleret mere ved de virtuelle brainstorms, end hvis alle er fysisk tilstede.

I en artikel fra Harvard Business Review har en mand ved navn Tomas Chamorro-Premuzic skrevet om online-baseret brainstorming. I artiklen kan man læse om tre faktorer, der også tyder på, at virtuel brainstorming er et bedre valg:

• Eliminering af produktivitetsblokering. Ved virtuel brainstorming kan deltagere, som generelt er dominerede og taler for meget, ikke påvirke de andre i lige så høj grad. Medarbejdere som er tilbageholdende, har nu mulighed for at komme til orde, fordi de ikke bliver holdt tilbage af de fysiske sessioners påvirkning på deres produktivitet og effektivitet. Udbyttet af brainstormen afhænger også af antallet af deltagere, da der ved et mindre antal naturligt vil opstå færre idéer. En anden ulempe ved fysisk brainstorming er, at der altid vil være begrænsninger for, hvor mange deltagere der kan samles på samme sted. Ved virtuel brainstorming er der ingen begrænsninger.
• Total anonymitet. Når brainstormen forgår online, kan man sende sine ideer, kommentarer og bidrag helt anonymt, hvilket gør diskussionerne og evalueringerne objektive. Det gavner idéprocessen og sikrer, at det kun er de bedste idéer, og ikke de mest dominerende kolleger, som vinder. Når det foregår anonymt, hjælper man også de indadvendte deltagere til at træde et skridt frem.
• Øget mangfoldighed. Virtuel brainstorming vil øge kreativiteten fordi idéprocessen bliver mere diversificeret. Undersøgelser viser, at det bedste resultat kommer, hvis deltagerne individuelt, noterer deres idéer ned inden mødet starter. Ved virtuel brainstorming behøver sessionen ikke finde sted som en real-time begivenhed. Ved hjælp af et automatisk arkiv, kan man skabe overblik over alle aktive og inaktive idéer samt de diskussioner og evalueringer der hører til.

 

Metoder der udløser kreativitet

Ved hjælp af en række forskellige metoder, kan man sætte gang i kreativiteten hos deltagerne. Metoderne har generelt fokus på at opmuntre folk og skal hjælpe til at se tingene i på en ny måde ved at udfordre deres tidligere opfattelser, tankegang og idéer. Dog fungere et par af disse metoder bedst til fysiske møder, men de fleste kan også bruges i virtuelle sessioner.

Nogle af de mest effektive metoder har vist sig at være:

• Mind mapping. Dette er en af de bedste metoder til visuelt at organisere og kategorisere idéprocessen og svare på et problem eller en udfordring. Deltagerne bidrager med deres idéer og input via et visuelt koncept, som minder om et træ, hvor hver gren og dens udløbere symboliserer en underkategori. Der findes online-baseret mind mapping værktøjer, såsom Miro, Conceptboard, MindMeister, Stormboard, Coggle, xmind og LucidChart. Stormboard og MindMeister, kan f.eks. også integreres som app i Teams.
• Brainwriting. Denne teknik indebærer en cirkulær gruppe rutine, hvor deltagerne skal skrive en eller flere idéer ned til et specifikt problem eller udfordring. Derefter skal alle i gruppen tilføje noget nyt til hver idé. Metoden er effektiv til at involvere alle deltagere på lige vilkår og derved skabes der flere idéer. Til denne metode kan man bruge et regnearkssoftware som Excel eller et onlinebaseret whiteboard, hvor man kan skrive noter ned, som f.eks. Microsoft Whitebord eller Micro.
• Lotus og Venn diagrammer. Lotus og Venn diagrammerne bruges ofte i idéprocessen til at skabe bedre forståelse for et problem. Lotus diagrammer er baseret på et centralt problem eller en udfordring. Ligesom kronblade på en lotusblomst, skal deltagerne tilføje nye kategorier, løsninger eller perspektiver til udfordringen. Et Venn-diagram bruges til at visualisere den logiske relation mellem forskellige oplysninger. Den nemmeste måde at bruge de to metoder på, er at bruge et virtuelt whiteboard med forudkonfigurerede skabeloner, som Conceptboard's Venn diagram og Miro's Lotus diagram.
• De 5 hvorfor ‘er. Denne metode skal hjælpe med at nå frem til selve årsagen til et problem eller en udfordring. Gruppen bliver præsenteret for et problem, mål eller en vision. Derefter skal gruppen finde svaret på, hvorfor der et problem eller hvorfor målet eller visionen ønskes at opnås. Gruppens svar vil herefter blive mødt af endnu et nyt problem, der skal tages stilling til. Dette vil fortsætte i fire runder indtil den egentlige årsag er identificeret. Hvert svar vil danne grundlag for det næste spørgsmål. Efter femte runde står gruppen over for det sidste spørgsmål: Hvad stopper dig? Til at udføre denne metode vil det være nemmest at bruge et digitalt whiteboard.

Der findes også andre effektive metoder til virtuel brainstorming. Man kan f.eks. bruge virtuelle whiteboards som random words, KJ Method, mood board and negative brainstorming.

Bring idéerne til liv

Efter jeres brainstorm skal der opstilles en liste med de bedste idéer. Der skal også være fastlagt en proces og struktur, som kan tage effektiv hånd om de idéer som bliver valgt. Sørg for at benytte en transparent og retfærdig afstemningsløsning. Man kan finde masser af online meningsmålinger og survey systemer, som Polly og SurveyMonkey, som kan integreres i Teams. Det er dog vigtigt at sørge for, at systemet tilbyder anonym afstemning for at fjerne potentielle påvirkninger på gruppedynamikken og resultaterne.

De bedste idéer skal nu placeres på en samarbejdsplatform for enten at forbedre eller videreudvikle det relevante produkt, løsning eller service. Ved hjælp af projekt- og samarbejdsløsning som Trello og Planner kan man effektivt teste, undersøge eller udvikle enhver idé. Man kan også bruge Idea Management løsninger som edison365ideas, der er specielt designet til at fragte nye initiativer hele vejen fra idéer til bæredygtige løsninger.

Vejen til succes

Sådan får du skabt en succesfuld virtuel brainstorming session.

• Inviter personer med forskellig baggrund, kompetencer og aldersgrupper, så de dækker så bredt som muligt. Inkluder også deltagerne i mødets dagsorden og formålet med mødet.
• Giv deltagerne tilstrækkelig med tid inden mødet, så de kan møde forberedt op.
• Vælg en moderator som deltagerne har tillid til og har evnen til at skabe entusiasme.
• Opret et rum til virtuel brainstorming med effektive værktøjer til de metoder, du skal bruge.
• Sørg for at have et transparent afstemning- og survey system på plads.
• Afslut hver session med at uddybe en taktisk handlingsplan i fælleskab med gruppen.