Sådan arbejder du effektivt derhjemme

For nogle mennesker kan det være en udforing at opretholde motivationen og koncentrationen når man skal arbejde derhjemme. For andre er effektiviteten større, fordi der automatisk følger mere frihed og fleksibilitet med. Stort set alle kan blive glade for at arbejde derhjemme, så længe man har den rigtige arbejdsstruktur og de nødvendige værktøjer.

Føler du dig alene og distanceret fra dine kollegaer når du arbejder derhjemme? Hvis ja, så kan følgende statikker måske hjælpe lidt på humøret. Ifølge Strategy Analytics, vil antallet af virtuelle og hjemmearbejdende medarbejder stige til 1.88 billion i 2023. Det svarer til 43% af verdens arbejdsstyrke. I 2017 var antallet 1.52 billion. Så du er ikke alene.

Organisationen International Workplace Group, IWG interviewede i 2018, 18.000 fagfolk, fra 96 forskellige lande. Ud af de adspurgte svarede 83%, at når de arbejdede hjemme øgede det deres effektivitet og engagement. Derudover mente 87%, at når en arbejdsplads er fleksibel styrker det hele organisationens samlede konkurrenceevne. 80% af disse medarbejder er også overbevist om, at det tiltrækker de bedste talenter til organisationen. IWG´s undersøgelse står ikke alene. I et andet studie, som er foretaget af Sveriges Nomader, mener 9 ud af 10 svenske fagfolk, at det er vigtigt at kunne arbejde hjemmefra. Ca. 70% af medarbejderne er endda parate til at skifte arbejdsgiver, hvis der er en anden, som tilbyder en mere fleksibel hverdag.

Der er ingen tvivl om i hvilken retning vi er på vej hen. Det vil snart blive en vigtig faktor for de fleste medarbejdere, at man har mulighed for at arbejde uden for kontoret. En arbejdsplads med fleksible forhold har mange fordele med sig. Der er dog en del, som ikke føler sig overbevist endnu. I dette blogpost giver vi nogle tips til, hvordan du kan strukturere dit hjemmekontor for, at gøre det mere inspirerende og produktivt så du kan få succes med at arbejde uden for kontoret.

Sådan planlægger du din dag på hjemmekontoret

Hvis omstændighederne ikke egner sig til et hjemmekontor, kan det godt blive en udfordring. Måske er der flere i hustanden som også er derhjemme. Det kan være svært at abstrahere fra beskidt vasketøj og stå op til tiden i stedet for at ligge under dynen lidt længere. 

De fleste mennesker som ofte arbejder hjemme, ved at arbejdsrutiner er vigtig for at holde produktiviteten oppe. Man bør derfor starte en dag på hjemmekontoret på samme måde som hvis du skulle ind på det officielle kontor. Stå op på samme tidspunkt som normalt og lav rutiner, som indeholder en klar grænsen mellem arbejdsliv og fritid. Rutinen skal udspecificeres så meget, så du næsten kan narre dig selv til at tro, at du er på kontoret. Flere går f.eks. en tur efter de har spist morgenmad for at skabe en illusion om, at man træder ind på kontoret når man er hjemme igen.

Man kan også lave en to-do liste hvor man skriver de opgaver ned, som skal være færdige inden arbejdsdagen slutter. Listen skal være realistisk for, at man ikke føler sig uproduktivt og skuffer sig selv. Lige så vigtigt som en produktiv start på arbejdsdagen, er det også vigtigt at man sætter et tidspunkt for fyraften. Det er sundt at vide, hvornår arbejdsdagen slutter, også selvom man ikke skal hente børn eller i fitnesscentret. Vi har alle en tendens til at arbejde over, og hvis ikke man sætter en deadline for sig selv, risikerer man at arbejde til langt ud på natten for at nå sin urealistiske to-do-liste.

Skab rammerne for en inspirerende hjemmearbejdsplads

Et hjemmekontor skal være behageligt men ikke afslappende. Det er de færreste som kan arbejde produktivt og fokuseret en hel arbejdsdag, hvis det foregår i en tv-stol eller på sofaen med et tæppe og sin bærbare computer på skødet. Desuden ødelægger man også det område, hvor man plejer at slappe af efter man har været på arbejde. Hjernen kan ikke separere arbejde og afslapning, hvis man fortager sig begge ting på samme sted. Derfor skal man finde et sted i hjemmet, hvor man kan adskille arbejde og privatliv f.eks. ved et skrivebord eller et andet rum.

Er man flere i husstanden i arbejdstiden, er det en god idé at danne et regelsæt for socialiseringen derhjemme. Gør det klart for hustanden, hvornår du er på arbejde og hvornår på dagen du holder pauser, så man undgår at blive forstyrret. Dette er især vigtigt, hvis du er i online møder. Er hjemmet privilegeret med rum som specifikt bruges til arbejdsbrug, kan du også sætte noter på døren, hvis du ikke vil forstyrres. De ergonomiske forhold er også vigtigt at tage højde for. Mange overser vigtigheden af, hvad der skal til for at forbedre arbejdsforholdende på et hjemmekontor. Det rigtige arbejdslys kan hjælpe til, at du ikke bliver træt og holder fokus hele dagen. En stol med god rygstøtte, som gør det behageligt at sidde i samme position gennem dagen, hjælper både på din opmærksomhed, men også så man undgår skader. 

Afhjælp ensomhed med virtuel kaffe

Nogle medarbejder føler sig alene og isoleret, hvis ikke de arbejder på kontoret. Det kan have en negativ effekt både på produktiviteten og engagementet. Det er heldigvis kun en lille procentdel af arbejdsstyrken, men det er stadig et problem, som ledelsen skal tage sig af. En undersøgelse foretaget af Buffer viste, at ud af 1.900 interviewede, følte 21% sig ensomme når de til dagligt ikke arbejder på et kontor.

Det er vigtigt at man som manager eller gruppeleder kan skelne mellem isolation og ensomhed, da det ikke betyder det samme. Som medarbejdere kan man stadig føle sig ensom, selvom man befinder sig på et kontor fyldt med mennesker, hvor at isolation er et strukturelt problem. Hvis det er svært at få adgang til informationer, værktøjer og samarbejde med sine kollegaer, kan man føle sig isoleret. Følelsen af isolation kommer også, hvis man føler sig overset af sin chef eller kollegaer.

Man kan komme problemet i møde på flere måder. Man kan forbedre medarbejdernes adgang til informationer og resurser via onlinebasserede kommunikations og samarbejdsværktøjer som Teams og Yammer. Med en transparent informationsstruktur til at dele og give feedback sikre du, at medarbejdernes viden og arbejde synligøres for alle i teamet eller i organisationen.

Med et intranet kan man oprette forums til forskellige teams og linke medarbejderne til et eller flere af rummene og bruge det i projekter og diskussioner. Til hvert forum udvælges en moderator, der skal sørge for at definere en feedback-rutine som medarbejdere skal følge. Fremtidigt vil det sikre at medarbejdernes idéer og initiativer bliver hørt og opmuntre dem til at holde engagementet oppe. Med en moderne intranetplatform som Omnia, får du integrerede og konfigurerede løsninger, som kan hjælpe. Man kan også oprette dynamiske forums med applikationer på sociale medier som Yammer, Facebook Workplace, Salesforce Chatter og Slack.

En anden måde at afhjælpe ensomhed og isolering på, kan gøres ved at planlægge regelmæssige gruppe- og private sessions med applikationer til video og online møder. Det er dog vigtigt at tage højde for at menneskers behov for social interaktion er forskellige. Nogle medarbejdere har behov for ofte at være i kontakt med deres kollegager og chefer for at holde motivationen og engagementet ved lige. Andre medarbejdere har kun behov for at blive anerkendet for det de har opnået eller udført. Som leder skal du finde ud af hvem, som ønsker hvad og imødekomme alles individuelles behov bedst muligt.

Uanset hvor forskellige vi er som personer, vil flertallet altid have et tættere bånd til organisation, hvis man oftest ses med sine kollegaer og kan inspirere hinanden. Hvis der ikke er mulighed for online projekt- og samarbejdsrelateret møder, kan man arrangere andre former for virtuelle møder. Man kan f.eks. starte arbejdsdagen ud med sine kollegaer over en online morgenkaffe i Teams eller Yammer? Man kan selvfølgelig også arrangere eftermiddagskaffen online. At holde korte pauser i løbet af dagen, er også vigtigt når man arbejder hjemme. Når du er på kontoret, kommer pauserne helt naturligt når du f.eks. går fra et møde til et andet, er færdig med frokosten eller skal ud og hente en kaffe.