Strategier til integration af dit intranet med Microsoft Teams

I mange organisationer har slutbrugere taget Microsoft Teams til deres hjerter, hvilket har forårsaget faldende adoption og brug af intranettet. Denne udvikling har efterladt en del ubesvarede spørgsmål hos folk, der arbejder i kommunikations-, IT- og forretningsudviklingsfunktioner, om, hvordan Microsoft Teams og intranettet kan supplere hinanden. I dette blogindlæg vil vi diskutere et par implementeringsstrategier, i forhold til at integrere dit intranet med Microsoft Teams.

I årenes løb har organisationer styrket deres kommunikation med intranet som er med til at fremme produktivitet og medarbejderengagement. Intranettet har været det naturlige udgangspunkt for det daglige arbejde, givet medarbejderne organisatoriske nyheder, politikker og instruktioner, adgang til applikationer og samarbejdsteams og mulighed for at finde mennesker og viden og meget mere.

Men i løbet af 2020 har vi set, at intranettet som et organisatorisk midtpunkt for kommunikation og samarbejde er udfordret af den hurtigt voksende tjeneste Microsoft Teams.

I mange organisationer har slutbrugere taget Microsoft Teams til deres hjerter, hvilket har forårsaget faldende adoption og brug af intranettet. Denne udvikling har udløst spørgsmål om, hvordan Microsoft Teams og intranettet kan supplere hinanden.

I dette blogindlæg vil vi diskutere et par implementeringsstrategier, når det kommer til, hvordan du integrerer dit intranet med Microsoft Teams.

Væksten i Microsoft Teams skyder i vejret

Microsoft Teams blev lanceret i 2017 som en erstatning for Skype for Business og kunne ses som et svar på, at Slack og lignende leverandører vækstede deres andel af markedet for samarbejdsværktøjer. Siden da er antallet af brugere steget til over 100 millioner brugere, og produktet er blevet en integreret del af Microsoft 365, der gør det muligt for  slutbrugere at chatte, mødes, ringe og samarbejde.

I Microsoft Teams er det nemt at oprette et team til samarbejde, invitere peers til teamet og begynde at dele indhold, samtaler, meddelelser og værktøjer. Produktet indeholder også værktøjer til personlig produktivitet såsom kalender, kontakter, opkald, chat og adgang til filer på en lige så enkel måde.

Produktet giver også adgang til apps, der kan bruges i Teams-klienten til at understøtte det daglige arbejde. Her kan du implementere andre Microsoft 365-tjenester, såsom SharePoint-lister, Planner-tavler eller Yammer-fællesskaber. Der er også en pulje af andre apps, der gør det muligt at forbinde tjenester fra Adobe, Jira, Trello og mange flere til teams.

Men selvom samarbejde og personlig produktivitet måske er i fokus for produktet, er det i mange tilfælde også blevet brugt til interne kommunikationsformål. Der er mulighed for at oprette organisationsdækkende teams i produktet, hvor alle medarbejdere automatisk bliver medlemmer, og det kan være fristende at skubbe nyheder og budskaber ud i sådanne kanaler.

Gennem tiden har slutbrugere taget Microsoft Teams til deres hjerter, og i mange organisationer har vi endda set fremkomsten af ​​Teams-first-brugere, hvilket betyder dem, der bruger Microsoft Teams som deres primære klient og grænseflade til information og interaktion med kolleger – i stedet for bruge en webbrowser til at få adgang til de samme ressourcer på intranettet.

Hvad intranettet stadig gør bedst

Hvis vi sammenligner mulighederne i Microsoft Teams med fælles mål for intranet, er det let at se hvordan de to overlapper. Intranet opfattes ofte som det naturlige udgangspunkt for det daglige arbejde, der understøtter intern kommunikation, samarbejde og videndeling og er forbundet med de mest brugte systemer og apps. Men som vi bemærkede ovenfor, gælder flere af disse udsagn også for Microsoft Teams.

I august 2020 kørte vi webinaret "Hvordan ændrer Microsoft Teams intern kommunikation" for at forsøge at afklare noget af forvirringen inden for Teams vs. intranet-området. Vores gæstetaler var Sam Marshall, administrerende direktør hos Clearbox Consulting, og han delte en masse nyttig indsigt i, hvordan Microsoft Teams og et intranet kan supplere hinanden (webinaret er tilgængeligt on-demand ved at bruge dette link).

Sam påpegede, at Microsoft Teams i mange tilfælde er blevet udrullet som et samarbejdsværktøj, men når det først var tilgængeligt, og slutbrugerne tog produktet til sig, blev det også en måde at kommunikere med organisationen på. Men han slog også fast, at det ikke er det ene eller det andet værktøj, men at man skal have en nuanceret måde at se på, hvilket værktøj der bedst kan bruges til hvilket formål.

Når det kommer til intern kommunikation, anbefalede Sam at bruge publikumsstørrelse for at forstå, hvilket værktøj der vil fungere bedst til hvilken type information, og et eksempel var, at et intranet er bedre til at publicere virksomhedsnyheder, mens Microsoft Teams bedre kunne bruges til annonceringer inden for en projekt hold.

Han sagde også, at du ikke skal forsøge at flytte dine kommunikationskanaler fra Microsoft Teams til intranettet og noterede fem eksempler på, hvad intranettet stadig gør bedst:

• Rigtige redaktionelle nyheder og analyser
• Profilbaseret målretning
• Relateret information
• Navigation og søgning
• Branding

Vi vil også gerne tilføje, at mange organisationer kæmper, når det kommer til at levere en smidig samarbejdsoplevelse – især over tid. Antallet af samarbejdsteams i en organisation vil vokse dag for dag, men da Microsoft Teams leverer begrænset support til implementering af governance-politikker (leveringsskabeloner, godkendelsesworkflows, metadata, opbevaring, statistik osv.) er der stor risiko for, at miljøet bliver rodet og svært at navigere for slutbrugere.

Forbind dit intranet til Microsoft Teams

Vores holdning til overlapningen mellem intranettet og Microsoft Teams er, at det at forbinde disse platforme med hinanden, er en måde at få det bedste ud af to verdener. Microsoft Teams har den standardiserede enkle grænseflade og effektivitet, når det kommer til at forbinde folk for at dele information. Mens intranet bringer governance, publicering af meget information, navigation og overblik og udseende til bordet.

Vi anbefaler, at du beslutter dig for en strategi eller en køreplan, når det kommer til at kombinere intranettet og Microsoft Teams, og nedenfor deler vi fire eksempler på, hvad din tilgang til at integrere de to platforme kan dække:

• Governance koncept for samarbejdsmiljø
• Bring intranetfunktioner til Microsoft Teams
• Giv en fuld intranetoplevelse i Microsoft Teams
• Spejl Teams diskussioner på intranettet

Governance for samarbejde

Organisationer har udviklet deres intranet på udkig efter muligheder for at orkestrere Microsoft 365-ressourcer, levere skabeloner og indhold, overvågning, arkivering og fastholdelse af samarbejdsteams. Men når det kommer til Microsoft Teams, har disse muligheder manglet og slet ikke haft sammme modenhed, som man finder inden for Intranet verdenen.

Så en første strategi for at integrere dit intranet med Microsoft Teams er at sikre, at det styringskoncept, som du har eller ønsker at have for  intranettet, også implementeres til Microsoft Teams, for eksempel:

Brug intranet-klargøringsskabeloner, der orkestrerer Microsoft 365-ressourcer, SharePoint-webstedsdesign og prækonfigurerede funktioner (osv.) til oprettelse af nye samarbejdsteams også i Microsoft Teams.

Brug intranet-informationspolitikker vedrørende godkendelse, egenskaber, arkivering og opbevaring (osv.) i samarbejdsteams livscyklus i Microsoft Teams.

Giv forbedret intranetnavigation til samarbejdswebsteder også i Microsoft Teams.

Ovenstående leverer et stærkt styringskoncept til samarbejdsmiljøet samt en enkel og struktureret proces ved oprettelse af nye teams, se et eksempel på billedet nedenfor.

 

 

Intranetfunktioner som Microsoft Teams-apps

Vi nævnte ovenfor, at det er muligt at implementere apps til Microsoft Teams-oplevelsen. Der er masser af færdiglavede apps at vælge imellem i produktet, men du kan også oprette og bruge brugerdefinerede apps.

Inden for din intranetplatform, eller dit produkt, kan der være måder at skabe sidstnævnte på, uden at have nogen udviklerfærdigheder. I de bedste løsninger, er der endda en grænseflade, hvor du kan oprette en webside, implementere en intranetfunktion på siden, gemme den som en Microsoft Teams-app og implementere den i Teams-miljøet.

Denne strategi kan være en god ide at følge, hvis dit intranet har populære funktioner, der vil give værdi for slutbrugere i Microsoft Teams-klienten. Da navigation og søgning ofte anses for at være dårlig i Teams, kan du vælge funktioner inden for disse områder til at implementere i Teams-klienten.

Et eksempel på dette findes på billedet nedenfor, hvor intranet-søgeoplevelsen er blevet implementeret som en Microsoft Teams-app. Men hvis du ønsker at tilbyde forbedret navigation, intranetformularer, nyheder eller andre funktioner, der kan være populære på dit intranet, kan det implementeres på samme måde.

Giv den fulde intranetoplevelse i Microsoft Teams.

Udover at implementere intranetfunktioner til Microsoft Teams, er der også mulighed for at levere en komplet intranetoplevelse til Teams-klienten. Proceduren er den samme som nedenfor, men i stedet for at levere separate funktioner, implementere du hele intranettet som en Microsoft Teams-app. Denne strategi ville gøre intranettet tilgængeligt på en fane i Teams-navigationslinjen som vist på billedet nedenfor.

Så når du åbner Microsoft Teams om morgenen, kan du tjekke din kalender, seneste aktiviteter i teams og chatsamtaler og derefter åbne intranettet for at se efter virksomhedsnyheder og andet indhold.

Spejl Teams diskussioner på intranettet?

Vi får ofte spørgsmål om udskiftning af et socialt feed på intranet-startsiden med et feed, der spejler samtaler og aktiviteter i Microsoft Teams til intranettet. Spørgsmålene dækker også muligheden for at spejle diskussioner i ét samarbejdsrum til en bestemt webside på intranettet.

Er dette muligt at gøre? Ja det er! Ville det være en god idé? Det er vi ikke så sikre på.

Årsagen til det er simpelthen, at ​​slutbrugere i mange organisationer ser ud til at foretrække Microsoft Teams og dermed foretrække deres chatbeskeder, teamsamtaler og andre aktiviteter i Teams-klienten.

En relevant analogi kan være, at mange organisationer ønskede at levere 'Min seneste e-mail' til intranet-startsider for nogle år siden, som havde samme problematik der heller aldrig blev en succes. Det blev klart, at slutbrugere ønskede at læse og svare på e-mail i Outlook, ikke i en tilpasset intranetgrænseflade. Vi mener, at dette også vil være tilfældet for Teams-samtaler.

Afslutningsvis

Selvom Microsoft Teams udfordrer intranettet som omdrejningspunktet for kommunikation og samarbejde, tror vi på, at der er en lys fremtid for intranet. I hvert fald hvis du sørger for at designe og udvikle en løsning, der kan arbejde sammen med Microsoft Teams, så de to løsninger komplementerer hinanden og samarbejder om at opbygge en stærkere brugeroplevelse.

Microsoft Teams vil fortsætte med at vokse og blive en førstevalgsgrænseflade for mange brugere, men ved at vælge en strategi for, hvordan man håndterer samspillet mellem de to – vil dit intranetvære med til at styrke brugerne samlede oplevelse.

Hvis du vil lære mere om strategier til at forbinde dit intranet med Microsoft Teams, kan du deltage i vores gratis webinar om emnet (på engelsk).