Optimer produktiviteten ved at reducere arbejdstiden

Organisationer har altid prøvet at optimere deres produktivitet på mange forskellige måder. Studier har vist, at du ikke nødvendigvis får et tilfredsstillende resultat ved at øge arbejdstiden. Så det handler derfor ikke om at arbejde mere, det handler om at arbejde produktivt.

Uanset hvor modstridende det kan lyde, kan du faktisk øge produktiviteten ved at reducere i arbejdstiden. Ikke nok med det, så vil du også øge engagementet og glæden hos dine medarbejdere, og du vil få en mere afbalanceret arbejdsplads. Det lyder næsten for godt til at være sandt. Men for at opnå flere produktive arbejdsdage, har du brug for en ny arbejdsramme og andre værktøjer som digitale assistenter og smart kommunikation. 

Hvordan brugere vi tiden på jobbet? 

Flere undersøgelser bekræfter, at kontoransatte kun er produktive et par timer om dagen og hvis du reducerer deres arbejdstid, vil produktiviteten stige. Resultater, der ved første øjekast ikke giver meget mening. Men ifølge en undersøgelse fra 2017, udført af Vouchercloud, er den gennemsnitlige britiske kontorarbejder kun produktiv i to timer og 53 minutter om dagen. Resten af ​​deres arbejdstid bruges på forskellige former for udsættelse, såsom at surfe på nettet, læse nyhederne, planlægge ferier, kontrollere sociale medier, private e-mails, drikke kaffe og chatte med kolleger. Desuden bruges hele 19% af deres arbejdstid på at lede efter et nyt job!

Hvis du tænker over det, så giver rapportens udfald mere og mere mening. Vores kroppe er simpelthen ikke skabt til at sidde ned i otte timer med fokus på en enkelt opgave. Især ikke uden pauser. Vores kroppe og sind kræver regelmæssige pauser, så vi kan koncentrere os og være kreative, når vi virkelig har brug for det. Dog kun i korte perioder. At surfe rundt på nettet, kommentere Insta-billeder og drikke kaffe er nødvendige pauser og er med til at distrahere os. Men når mindre end en tredjedel af en organisations samlede arbejdstid er afsat til opgaver, som de ansatte bliver betalt for at udføre, er det på høje tid at tænke over at ændre arbejdsrammen.

Jo længere arbejdsdagen er, jo flere pauser har vi som mennesker behov for. Tænk på, hvis du kun skal på arbejde, indtil frokost. Så vil behovet for en kaffepause om morgenen, ikke være lige så vigtig. Faktisk kan du være glad for at arbejde fire timer i træk uden et behov for at strække benene. Kan du genkende det?

En reducering i arbejdstimerne, kan levere resultatet

Det er ikke en ny teori, at kortere arbejdstid vil føre til øget produktivitet. I de tidlige 1920'ere opdagede Henry Ford, at produktiviteten faldt, hvis hans medarbejder, arbejdede mere end 40 timer om ugen. Lektionen var lært, og i 1926 introducerede han en konsekvent arbejdsuge på fem dage. Han regulerede arbejdstiden til 40 timer om ugen og uden ændring i lønningerne. Flere virksomheder har fulgt hans eksempel siden. Få år senere forudsagde økonom John Maynard Keynes, at vi i fremtiden, pga. den teknologiske udvikling ikke ville arbejde mere end 15 timer om ugen. I stedet er vi stadig fanget inde i Henry Fords 40-timers uge. Måske er det på tide, at vi går videre efter Keynes 'vision?

Det newzealandske ejendomsplanlægningsfirma, Perpetual Guardian, prøvede i to måneder at have en arbejdsuge, hvor man kun arbejdede fire dage om ugen. Resultaterne viste at både produktivitet og fortjeneste steg betydeligt, samt et medarbejderengagement som steg med 40%. Initiativet resulterede også i at medarbejdernes tillid til ledelse blev styrket. Andre resultater viste at stressniveauerne faldt, og balancen mellem arbejde, fritid og familie blev markant forbedret for alle medarbejderne. Efter de to måneder blev arbejdsugen permanent sat til fire dage om ugen.

Det Svenske SEO firma Brath, implementerede fra første dag, en arbejdsdag på 6 timer, for firmaets 20 ansatte. Ejerene mener ikke, at man kan være produktiv og kreativ i 8 timer om dagen. De tror på konceptet med en 30 timers arbejdsuge er der hvor man tiltrækker og skaber de bedste resultater og talenter. Indtil videre har deres resultater bakket strategien op og indtægterne er fordoblet hvert år.

Microsoft har også fornyligt afprøvet en fire dages arbejdsuge for deres 2.280 medarbejder i Japan. Produktiviteten blev målt, i salg pr. medarbejder og viste sig at stige med 40% i prøveperioden.

Du kan selvfølgelig ikke bare fjerne en arbejdsdag og derefter regne med at dine medarbejder selv kan regne ud, hvordan puslespillet skal løses og hvordan de skal nå de ting de gjorde på fem dage, nu skal klares på fire dage.

Planlæg, organiser og prioriter

Det første og vigtigste skridt, hvis man vil have en mere produktiv arbejdsplads, kræver nye rutiner og hjælp til planlægning. Det tager tid at indføre en ny rutine, men ved hjælp af simple instrukser som, ”Sådan gør du” og virksomhedspolitikker, kan man hjælpe rutinerne på vej. Du kan f.eks. lægge videoer og checklister op på intranettet, som kan forklare, hvordan man planlægger en produktiv arbejdsdag eller et projekt. Et intranet bygget på Omnia og Office 365, samt andre applikationer som Planner og Trello, giver en masse smarte funktioner, som kan hjælpe med at planlægge arbejdsdagen, projekter eller andre opgaver.  

Trello og Planner er integreret med Omnia og tilbyder værktøjer som kan organisere projekter, prioritere opgaverne, dele filer, give notifikationer og faciliterer samtaler blandt medarbejder i organisationen. Disse applikationer hjælper med at sikre at de rigtige opgaver blive eksekveret i rette tid og intet vigtigt bliver glemt. Din personlige agenda, kan planlægges med Microsoft’s To Do, som synkroniseres med opgaverne i din Outlook. Med denne app, kan hele dit liv faktisk planlægges, ned i detaljer. Du kan integrere e-mails, kalender aktiviteter og filer i din to do liste og dele påmindelser med andre.

For at begrænset medarbejdernes tid på internettet og sociale medier gennem arbejdsdagen, kan du opfordre dem til at planlægge opgaver efter personlig karakter på et bestemt tidspunkt. Dette kan hjælpe til at både arbejde og private opgaver bliver løst med større fokus og effektivitet. Hvis din arbejdsgiver officielt har sat 10-15 minutter af om dagen til private aktiviteter, vil det være sværere at finde glæden ved at surfe på nettet når man selv har lyst.

Tættere samarbejde gennem digitalisering

Der er mange måde at indfører internt samarbejde og du er sikkert bekendt med de fleste. Vi håber dog, at du stadig finder ovenstående brugbart. 

Hos Perpetual Guardian, samt andre arbejdspladser med strategisk reduktion i arbejdstiden, er der blevet introduceret nye regler for, hvordan man gennemfører møder og sender e-mails. For eksempel er det sjældent at Perpetual Guardian holder møder i mere end 30 minutter. Effektiviteten på møderne er derfor på deres maksimum. Det betyder at gennem møderne, følger man en disciplineret agenda, en stram tidsplan for start og slut og strikse krav om at komme velforberedt. I nogle organisationer motiverer de medarbejderne til at holde gående eller stående møder. Det øger ikke kun effektiviteten, men stimulere medarbejdernes kreativitet og er godt for deres sundhed. Hvis du nogen sinde har set amerikanske serier om det Hvide Hus som Designated Survivor, House of Cards eller The West Wing, kan du helt sikkert genkende konceptet, hvor de går imens de holder møder. 

Ved at indføre standard online møder og cloud-applikationer som Microsoft Teams, Skype eller Google Hangouts, forbedrer du ikke kun effektiviteten til møderne. Du vil også opnå flere resultater efter møderne, da filer, noter, diskussioner og andet materiale, stadig vil ligge i cloud'en efter mødet. Det vil derfor gøre det meget nemmere at følge op på møderne efterfølgende. Personerne som har deltaget i mødet, kan efterfølgende søge rundt i mødets arbejdsrum, redigere i et bestemt dokument, eller få frisket hukommelsen op på, hvad der blev sagt og besluttet til mødet. Deltagerne kan også tilføje ny information, som automatisk vil nå ud til de andre deltagere eller tilføje ny information til mødets to do liste, samt give feedback til de andre deltageres forslag.

Hvis du gør online møder standard, vil medarbejderne automatisk få tilført mere fleksibilitet til hverdagen. Det vil gøre hverdagen nemmere at tilrettelægge og arbejdet vil blive mere inspirerende. Statistikkerne fortæller os utvetydigt, at mere fleksibilitet øger effektivitet og produktivitet. Du skal dog have et mobilvenligt intranet med fuld funktionalitet, for at fleksibiliteten er optimal for dine medarbejder.

Gå ikke glip af det næste blogindlæg om produktivitet!

Dette blogindlæg er det første i en ny serie om, at forbedre produktiviteten i den interne kommunikation. Vores næste artikel vil handle om andre måder at forbedre effektiviteten og produktiviteten på. Vi vil fortælle mere om selvbetjeningsfunktioner, just-in-time coaching og intuitiv søgning efter viden. Så hold øje med bloggen!