Omnia forener Malmø kommune

Malmø Kommune har fået en ny Omnia-baseret digital arbejdsplads. Den nye platform forbinder kommunens medarbejdere og har skabt markante forbedringer inden for samarbejde, mobilitet og tilgængelighed og har styrket den interne kommunikation.

"Vores nye digitale arbejdsplads er med til at styrke både den interne kommunikation og medarbejdernes engagement. Løsningen har forbedret vores informationsstruktur og navigation, og hjælper medarbejderne til lettere, hurtigere informationssøgning og effektivt internt samarbejde. Takket være en bedre mobiloplevelse er tilgængeligheden for de medarbejdere, som ikke sidder foran en computer hele dagen, også forbedret markant. Det gør det meget nemmere for os at nå ud til og engagere medarbejderne.", fortæller Elisabet Lundholm, intranet- og projektleder i Malmø Kommune.

En platform til samarbejde

 

Malmø Kommune er en stor organisation med 26.000 medarbejdere i 14 forskellige afdelinger, der beskæftiger sig med alt fra uddannelse til sundhedspleje. Karakteren af det pågældende arbejde varierer meget fra afdeling til afdeling. Kommunens tidligere intranetløsning bestod af forskellige systemer, hvoraf flere af dem var specialdesignet. Platformen var overbelastet og vanskelig at navigere i og samarbejde med. Det gjorde det svært for medarbejderne at finde relevante oplysninger, værktøjer og andre nødvendige ressourcer.

I 2017-2018 implementerede Malmø kommune Office 365 for at modernisere og effektivisere deres digitale arbejdsplads. I begyndelsen af 2020 introducerede de så deres nye Omnia-baserede intranet.

"For at forenkle, opdatere og forene vores platform var vi nødt til at komme væk fra de specialdesignede løsninger og implementere et standardsystem. Det nye system skulle være nemt at administrere og dele informationer baseret på brugernes arbejdsroller. Vi havde samtidig brug for en løsning, der kunne hjælpe os med at bringe de enkelte afdelinger i organisationen tættere sammen.", forklarer Elisabet og tilføjer:

"Omnias arkitektur, funktionalitet og evne til at målrette, tilpasse og administrere store mængder information gjorde det til en attraktiv kandidat. Derudover har Omnia problemfri integration med SharePoint og Office 365, som også er en fordel. Den endelige beslutning om at vælge  Omnia hang sammen med vores overbevisning om, at Precio Fishbone ville være den ideelle partner, når det kom til at støtte os i vores arbejde med omstrukturering og forbedring af vores informationsstyringsprocesser.

80% mindre indhold med det nye intranet

 

Ifølge Elisabet var en vigtig del af den nye platform og intranet at få renset ud og omstruktureret indholdet, hvilket også resulterede i en markant reduceret informationsmængde.

"Vi har mindsket indholdet med 80% og strukturen er fuldstændig moderniseret. Tidligere var indholdet basseret på vores organisationsstruktur, men kategoriseres i dag efter emneområder. Hver afdeling kan nu tilpasse indholdet, så det er relevant for medarbejdernes aktivitetsområde og deres arbejdsrolle. Løsningen har gjort det lettere for medarbejderne at samarbejde, finde information og ressourcer og se, hvilke oplysninger der er vigtige og relevante, da alle oplysninger nu er målrettet, pga. forbedret informationsstyring, fortæller Elisabet.

Grundig betatest resulterer i en prisbelønnet digital arbejdsplads

En af projektets store udfordringer var planlægning af tid til gennemførelse af projektet og ressourcer. Det endte med at lanceringsdatoen blev udskudt på grund af en længere betatestproces, end der oprindeligt var planlagt. Ifølge Elisabet var der dog ingen ulempe ved en længere betatestperiode:

"Vi inviterede 200 nysgerrige medarbejdere, ledere og supportmedarbejdere til at deltage i betatesten. Øvelsen viste sig at være meget givende og vi lærte en hel del. Med medarbejdernes værdifulde input, var vi i stand til at finjustere løsningen før lanceringen, og resten af organisationen modtog vores nye digitale arbejdsplads virkelig positivt. Lanceringen af platformen faldt sammen med Corona-udbruddet og dermed også meget mere hjemmearbejde. På trods af Corona, gav det mange af vores medarbejdere en grund til og inspiration til at lære nye måder at arbejde og bruge platformen på.", forklarer Elisabet. 

Ud over den postive modtagelse af løsningen, blev Malmø kommune også nomineret til DWG:s Digital Workplace of the Year, hvor de vandt kategorien for Best User Engagement. En prestigefyldt pris som anderkender et veludført projekt og en grundig betatest. Du kan læse mere om prisen lige her.

Forbedret engagement og videndeling

 

I Office 365 er oprettelsen og brugen af de integrerede samarbejdsrum på intranettet i hastig stigning. En skræddersyet funktion til medarbejderprofiler har også forbedret tilgængeligheden af interne færdigheder.

"Profilfunktionen hjælper med at opnå vores mål om, at flere af vores medarbejdere kan se fordelen i at være aktive på den digitale arbejdsplads, og dermed gør det nemmere at finde kompetencer og tilknytte nye kontakter.", siger Elisabet.