Vidensdeling er med til at drive væksten hos INTEC

Konsulentvirksomheden INTEC har lanceret et nyt intranet baseret på Microsoft 365 og Omnia for at understøtte vigtige forretningsprocesser og intern videndeling. Virksomheden sigter mod at vokse i de kommende år og ser løsningen som et værdifuldt værktøj til at realisere deres vision.

Den svenske teknologikonsulentvirksomhed INTEC er eksperter i design, installation, inspektion, risikostyring og avanceret teknisk analyse inden for el, VVS, energi, industri og brandsikring. INTEC har i dag +250 medarbejdere fordelt på 15 lokationer, og deres strategi er at fortsætte med at vokse i de kommende år.

Intranet forbedrer videndeling

I det første år blev den interne kommunikation og projektdokumentation håndteret ved hjælp af Microsoft Teams, e-mail og simpel serverbaseret filopbevaring. Men snart indså virksomheden, at de havde brug for at etablere en mere kompetent digital arbejdsplads med forbedret støtte til vigtige processer og aktiviteter. Under en forundersøgelses- og kravspecifikationsfase blev det besluttet, at løsningen skulle understøtte intern kommunikation, proces- og dokumentstyring, projektstyring og intern videndeling.

Efter at have scannet markedet og evalueret mulige løsninger valgte INTEC at etablere og lancere et nyt intranet baseret på Microsoft 365 og Omnia, der skulle understøtte de nævnte funktioner. Løsningen blev lanceret i november 2021, og indvirkningen på arbejdsmetoderne har været øjeblikkelig og meget positiv.

- Med Omnia har vi fået skabt en komplet løsning, der ikke blot forener virksomheden og styrker vores interne kommunikation, men som også giver os bedre udnyttelse af viden og øget kvalitet i og overvågning af vores projektprocesser, siger Filip Eriksson, intranetchef og gruppeleder hos INTEC.

Ud over traditionelle intranetfunktioner som nyheder, begivenheder og organisatoriske oplysninger understøtter løsningen også visualisering af forretningsprocesser, dokumenthåndtering, struktureret teamsamarbejde og realisering af crowd-wisdom ved hjælp af videndelingsfællesskaber.

- Det nye intranet sikrer, at alle har problemfri adgang til relevante oplysninger, og at vores processer, projekter og dokumenter oprettes og forvaltes på en ensartet og korrekt måde. Det er også blevet lettere for os at udvikle og dele viden og færdigheder. I dag er det meget nemmere at finde og tildele interne kompetencer til forskellige projekter, og medarbejderne kan dele og videreudvikle deres knowhow inden for relevante områder, konstaterer Eriksson.

En løsning, der hjælper med at opfylde ISO-kravene

Baseret på lærings- og videndelingskoncepter i Omnia har INTEC været i stand til at styrke en intern kultur, hvor medarbejderne er villige til og opfordres til at dele deres viden og hjælpe kolleger med at løse daglige arbejdsudfordringer. Filip forklarer:

- Slutbrugerne kan oprette, offentliggøre, dele og kommentere vidensartikler, dokumenter og uddannelsesvideoer. Vores intranet er i vid udstrækning en selvstændig videns- og uddannelsesplatform. Selv om vi skaber en masse indhold og uddannelsesmateriale, ønsker vores medarbejdere også at dele viden og bedste praksis.

- Løsningen har vist sig at være meget vellykket, når det drejer sig om, at kolleger hjælper hinanden på en enkel og effektiv måde og samtidig opbygger en fælles vidensbase. Omnias smarte søgefiltre, abonnements- og notifikationsfunktioner gør det også nemt at holde sig opdateret og distribuere ny viden. Siden lanceringen har vi set, hvordan udviklingen af viden har taget fart, og at medarbejderne investerer tid i at udvikle deres kompetencer.

Udover de forbedrede videndelingfaciliteter på den digitale arbejdsplads sætter INTEC også pris på, at løsningen understøtter forbedret proces- og dokumentstyring og på sigt også deres ISO-ambitioner.

- Med Omnia kunne vi få en god del nøglefærdige funktioner, hvilket ville spare os tid. Platformen passer også til vores måde at arbejde på med sin høje mobile tilgængelighed og kraftfulde værktøjer, der gør det nemt at oprette, holde styr på og opdatere indhold. Derudover har Omnia indbyggede procesværktøjer, der gør det muligt for os at skabe et robust kvalitetsstyringssystem, der opfylder alle ISO-krav på en pålidelig og effektiv måde, understreger Filip.

Siden lanceringen af intranettet har INTEC set, at forbedrede interne strukturer og arbejdsmetoder driver produktiviteten og baner vejen for fremtidig vækst. Forretningsplanen fortæller, at virksomheden skal vokse yderligere i de kommende år, og at det nye intranet vil være et værdifuldt redskab til at realisere disse mål.