Med et nyt intranet kan Pulsen øge relevans på deres digitale arbejdsplads

Tech-virksomheden Pulsen har forbedret sin digitale arbejdsplads med et nyt Omnia-baseret intranet- og dokumenthåndteringsssystem. Den nye platform har blandt andet øget tilgængeligheden af intern information, og medarbejdernes fleksibilitet og mobilitet. Med det nye intranet har virksomheden mulighed for at øge deres målgruppe styring og skabe struktur og gennemsigtighed.

"Sammenlignet med tidligere, skaber vores nye cloud-baserede digitale arbejdsplads betydeligt bedre overblik, struktur og tilgængelighed. Vores medarbejdere, som ofte arbejder uden for kontoret, kan lettere kommunikere med kollegaer og få adgang til interne ressourcer og dokumenter. Dertil er den interne kommunikation også blevet mere resultatorienteret og sammenhængende fortæller Jonas Toftefors, Chief Digital Officer hos Pulsen.

Ny platform forener Pulsen

Pulsen er en teknologivirksomhed, men udfører også aktiviteter inden for ejendoms-, kapital-, restaurations- og konferencebranchen. Koncernen består af 12 virksomheder med i alt 1300 medarbejdere og manglede en kommunikationsplatform, som kunne forene koncernens mange enheder, samtidigt med muligheden for, at hver virksomhed kunne forme sin egen kommunikation.

Frem til begyndelsen af 2020 bestod Pulsens interne kommunikationsplatform hovedsageligt af et specialbygget Sharepoint-baseret intranet og forskellige møde- og kommunikationsværktøjer, som Teams og Yammer. Platformen manglede en sammenhængende struktur, mens intranettet var forældet og dyrt at opgradere. Pulsen havde brug for en standardiseret cloud-baseret intranetplatform, som skulle være let at administrere og de valgte derfor Omnia.

- Den tidligere platform var forældet og kunne ikke opfylde vores krav længere og medarbejderne havde også svært ved at holde styr på deres interaktioner. Flere dele af koncernen benyttede Teams og Yammer, og med intranettet dannede det tre isolerede kommunikationsplatforme. Det var også svært at logge på, når man var uden for kontoret, da intranettet kørte på lokale servere og krævede VPN-adgang. Vi ønskede en problemfri mobiloplevelse, evnen til nemt at skabe virksomhedsspecifikke websteder og integrere nye e-tjenester og værktøjer på intranettet. Omnia kunne opfylde alle vores krav, understreger Jonas.

Intranettet og den nye digitale arbejdsplads blev lanceret i begyndelsen af 2020. I dag er alle selvbetjeningsprogrammer, interne kommunikations- og samarbejdsværktøjer tilgængelige via Pulsens samlede platform. Medarbejderne kan nu tilgå Teams og Yammer via intranettet og der tilføres nye e-tjenester konstant. Intranettet og dets ressourcer er nu også lettilgængelige, uanset om man er på kontoret eller andre steder.

- Med den nye platform kan vi effektivt udvikle og integrere nye Power Apps- og Sharepoint-baserede e-tjenester på intranettet. Vi har for eksempel udviklet e-tjenester til adgangsstyring og bestilling af computere, telefoner og adgangskort, og forskellige bookingapplikationer. Vores medarbejdere værdsætter virkelig opgraderingen af platformen, da den er let tilgængelig og moderne, fortæller Jonas.

Forbedret sikkerhed og kontrol

Som et vigtigt element I at skabe orden og kontrol af forskellige dokumenter, har Pulsen også fået integreret et nyt Omnia-baseret dokumenthåndteringssystem i deres digitale arbejdsplads. Systemet skal sørge for at forbedre standarder, overholdelse af certificeringer og øge koncernens informationssikkerhed og pålidelighed.

– Med det nye dokumenthåndteringssystem kan vi sikre, at medarbejderne vælger de rigtige skabeloner til forskellige typer dokumenter og altid benytter den nyeste version. Det sikrer en ensartet struktur og layout for alle dokumenter og gør det nemt for vores medarbejdere at gøre tingene korrekt, fortæller Jonas.

Med Omnias kvalitetsstyringssystem, QMS, er Pulsen i gang med at udvikle et nyt ledelsessystem, som integreres med intranettet og dokumenthåndteringssystemet.

– Implementeringen af det nye ledelsessystem sørger for, at vi altid kan følge vores processtandarder og certificeringer, og at de opdateres rettidigt. Det vil garantere kvaliteten og sikkerheden i alle aspekter af vores drift, slutter Jonas.

Klar kommunikation

Ud over at alle datterselskaber kan oprette deres egne websteder, er alle intranettets informationer rollebaseret og målrettet, som gør det nemmere for brugerne at finde, filtrere og få adgang til relevante oplysninger.

- Med forbedret informationsstyring, øget tilgængelighed og gruppekalender på intranettets startside er hele organisationen altid informeret om, hvad der foregår i Pulsen. Intranettet har også gjort det muligt at vi kan arbejde mere aktivt med målstyring, noget der vil øge medarbejderengagementet, forudsiger Jonas.