Det Omnia-baserede intranet “The Hive” forener Catalyst Housing
Boligforeningen Catalyst har forbedret den interne kommunikation og forenet organisationen med et nyt intranet baseret på Omnia. Løsningen faciliterer en gnidningsløs organisationsfusion og en forbedret adgang til Catalysts digitale arbejdsplads med forbedret findbarhed, produktivitet og mobilitet.
“Vores Omnia-baserede intranet har markant forbedret vores produktivitet, da det nu er meget nemmere at finde relevant og nøjagtig information. Imodsætning til hvordan det var før, så er alle vores arbejdsværktøjer, delte dokumenter og andre fælles information nu tilgængelige via et enkelt sted. Dette inkluderer forretningskritisk information og andre ressourcer, som vores medarbejdere har brug for konstant, som f.eks. procedurer, politikker og formularer”, siger Parveen Agnihotri, Internal Communications Manager hos Catalyst Housing, og tilføjer:
”At have det hele samlet et sted eliminerer risikoen for dubletter og upålidelig, forældet information. Den nye konsoliderede intranetplatform spiller også en nøglerolle i at bygge bro mellem de gamle organisationer Catalyst og Aldwyck Housing Group, som fusionerede i 2019.”
Fusion foranledigede en platformopgradering
Catalyst er en nonprofit forretning og en af de førende almennyttige boligbyggerier i Storbritannien med over 37.000 hjem i London og the Home Counties (amterne der omgiver London). Virksomheden bygger, genrejser og tilbyder en lang række af sociale og prisbillige boligmuligheder, inklusiv huse til salg, delt ejerskab og lejeboliger. Med mere end 1.200 medarbejdere, der alle har et stærkt socialt formålsdrive, så skaber Catalyst sikre, bæredygtige og miljøvenlige fælleskaber og nabolag.
Catalysts tidligere intranetplatform var en selvudviklet løsning baseret på SharePoint. Den var forældet, manglede funktioner og krævede intern IT ekspertise til at løse simple publicerings- eller layoutbehov. I 2019 fusionerede Catalyst og Aldwyck Housing Group, og det aktualiserede behovet for at udskifte intranetplatformen. Den nye gruppe have brug for en konsolideret platform til at forene de to organisationer til en.
”Da vi fusionerede, blev det meget tydeligt, at vi havde brug for et ny fælles cloudbaseret intranet, hvor alle fælles dokumenter, intern information og andre ressourcer ville være lettilgængelige for alle. Vi ønskede en standard intranetplatform, der var nem at adoptere og publicere information på og som ikke krævede hjælp fra IT eksperter for at kunne udføre basis publicerings- og layoutopgaver. Det var også vigtigt, at platformen kunne integreres med Microsoft 365 uden problemer. I løbet af vores udbudsproces skillede Omnia sig virkelig ud fra mængden som den platform, der kunne opfylde vores behov bedst muligt”, siger Janice Swart, SharePoint Developer & Administrator hos Catalyst Housing.
Lancering af The Hive lige i tide før den lange isolation
Implementeringen, der blev udført af Omnias britiske implementeringspartner CPS, begyndte i slutningen af august 2019. Det nye intranet blev lanceret i begyndelsen af December, kun tre måneder før COVID-19 tvang briterne i isolation og at arbejde hjemmefra.
”Vi var heldige, at intranettet var oppe at køre i god tid, inden vi alle skulle skifte til at arbejde hjemmefra. Platformens vigtighed og forretningskritiske værdi blev understreget af pandemien. Den hjalp os virkelig med effektivt at fusionere de to organisationer, da det faciliterer problemfri kommunikation og samarbejde på tværs af organisationen”, noterer Parveen og fortsætter:
”Intranettet er en hub for alle interne informationer, nyheder, værktøjer og processer, og det har også været medvirkende til at holde organisationens produktivitet oppe under pandemien. Ved at have alt på et sted, så er det blevet så meget nemmere for vores medarbejdere at tilgå og finde relevant information og andre ressourcer, hvilket booster deres effektivitet.”
Parveen forklarer, at den samme information, som f.eks. en politik eller en procedure, kunne tidligere findes mange forskellige steder og i forskellige versioner. Det gjorde det svært for brugerne at finde informationerne og bekræfte korrektheden af dem. Nu hvor alt er konsolideret og tilgængeligt fra en enkelt interface, så er der kun en version af sandheden og en måde at finde den på.
Forbedret findbarhed, tilgængelighed og mobilitet
Catalysts dokumenthåndteringssystem er bygget på SharePoint Online og er integreret med Omnia, hvilket gør alle dokumenter tilgængelige og delbare gennem intranettet. Som en del af implementeringesprojektet investerede Catalyst en del tid i at skabe nyt indhold og udrense gammmel, gentaget og overflødig informationer og dokumenter Implementeringsteamet byggede også en ny informations- og navigationsstruktur for at forbedre findbarheden og gøre den digitale arbejdsplads meget nemmere at navigere i.
”Fusionen skabte en ny og større organisation, og det krævede en helt ny informationsstruktur. Det meste af intranettets indhold er blevet lavet igen eller bygget fra bunden. Vi besluttede først, hvilket indhold der skulle på intranettet og derefter designede vi navigationsstrukturen for at give den bedste brugeroplevelse. Det viste sig at være en god strategi. Brugerne er meget glade for det nye intranet og sætter pris på den ligefremme navigation, at det er nemt at bruge, det attraktive, moderne layout og ikke mindst den forbedrede tilgængelighed. Vores tidligere intranet tillod ikke mobiladgang, men den nye platform virker fint på alle typer af enheder”, konkluderer Janice.