Haldex styrker intern videndeling og kommunikation
Med Omnia og Microsoft 365 har Haldex bygget et nyt moderne intranet og et nyt kvalitets- og dokumenthåndteringssystem. Den nye løsning har hjulpet Haldex med at konsolidere deres globale viden og styrke den interne kommunikation på verdensplan.
“Vi sigter mod at opbygge en lærende organisation. Med Omnia kan vi forbedre videndeling, samarbejde og kommunikation på tværs af vores globale organisation, og det vil hjælpe os med at transforeme vores læringsprocesser”, siger Patrik Bergman, Collaboration and Learning Manager hos Haldex.
At skabe en flydende videns- og kommunikationsplatform
Haldex er en førende global leverandør af bæredygtige bremsesystemer og luftaffjedringsløsninger dedikeret til den kommercielle køretøjsindustri. Virksomheden blev grundlagt i Landskrona i 1887 og har siden da gjort sig bemærket med innovativ forskning og udviklingsarbejde, der har skabt banebrydende teknologiske køretøjsløsninger. Udviklingen er i dag fokuseret på sikkerhed og fremtiden inden for elektrificerede og forbundne kommercielle køretøjer. Haldex’ forretninger er globale med omkring 2.000 medarbjedere fordelt på 19 lande.
Med medarbejdere spredt over hele verden og roller der spænder fra designere og produktudviklere til marketing- og salgsrepræsentanter så er vidensstyring og en stærk kommunikation på tværs af afdelinger blevet endnu mere vigtigt. Haldex’ tidligere intranetplatform og dokumenthåndteringssytem kunne ikke tilstrækkeligt supportere effektiv kommunikation på tværs af enheder, sprog og tidszoner. Derfor besluttede ledelsen, at der skulle implementers en ny intranet- og dokumenthåndteringsplatform.
“Vores gamle intranet levede ikke op til kvalitetsafdelingens krav til, hvordan styrede dokumenter skal håndteres. Og vi havde heller ikke et kvalitetsstyingssystem, der var tilgængeligt globalt og tilpasset alle. Manglerne var så alvorlige, at folk ikke kunne finde de dokumenter, de skulle bruge i tide, hvilket kunne påvirke eksempelvis interne og eksterne audits. Derfor kunne medarbejderne ikke længere arbejde effektivt”, påpeger Patrik.
Det stod hurtigt klart for Haldex, at kun få produkter er ligeså fokuserede på dokumenthåndtering og kvalitetsstyring som Omnias Dokumenthåndteringssystem. Haldex besluttede derfor at udskifte den eksisterende løsning med Omnia.
Efter implementeringen af Omnia begyndte Haldex hurtigt at se en positiv effekt på det daglige arbejde. Medarbejderne kan nu prompte finde den information de leder efter på intranettet, og de kan samarbejde mere effektivt på tværs af enheder, roller og tid.
Efter at have lavet en oversigt over de eksisterende dokumenter, inden de blev migreret fra det tidligere system, opdagede Patrik og hans team, at det var nødvendigt at lave metadataklassifikationen om.
“Vi besluttede så at omstruktureringen af vores metadataklassifikation skulle være et selvstændigt kvalitetsprojekt, så det ikke forhindrede implemteringen af det nye dokumenthåndteringssytem. Ved at bruge en specialbygget interface var vi i stand til successivt at revidere de styrede dokumenter og anvende de korrekte metadata eller fjerne forældrede dokumenter, hvilket var nødvendigt i forhold til migreringen”, forklarer Patrik.
Efter implementeringen af Microsoft 365 så har Haldex brugt workspaces omfattende. Integrationen af Omnias dokumenthåndtering har fungeret utrolig godt i deres R&D projekter. Tidligere skulle de linke forskellige typer af styrede dokumenter fra forskellige biblioteker til workspaces. Nu kan Haldex udnytte funktionerne i Omnia til at skabe en ensartet måde at dele og gemme information på. Omnia er blevet virksomhedens hub for den samlede viden, patenter, dokumentation og vigtige certificeringer.
I dag oplever Haldex, at medarbejderne kan arbejde sammen mere effektivt og uden de tidligere begrænsninger som tidszoner, sprog og afdelings- og forretningsenheder. Fra R&D til salg og IT så kan medarbejderne bruge Omnia til at samarbejde problemfrit og være innovative globalt på verdensplan. Når teams i Sverige samarbejder med deres kollegaer i Asien og resten af Europa i Omnia, så kan de nemt og effektivt dele viden, drive produktudvikling og forbedre forretningsstrategier sammen.
“I dag kan vi tilføje alle nødvendige dokumenter direkte i samarbejdsområderne. Siderne er så intuitive, at der ikke længere er nogen i organisationen, der ikke forstår, hvordan de skal arbejde i projekter eller hvordan de finder den rigtige information. Effekten har været over al forventning”, konkluderer Patrik.
En glidende overgang
Ifølge Patrik så har overgangen til Omnia foregået utrolig glat og mange medarbejdere har kommenteret på, hvor nemt det har været at komme i gang med at bruge den nye løsning. De har oplevet onboardingprocessen som effektiv og intuitiv.
“For eksempel har det at Teams er integreret på forsiden af intranettet været en stor fordel og er blevet rost af mange”, siger Patrik og tilføjer:
“Omnias eksperter har coachet os godt gennem hele implementeringsprocessen. Deres stærke støtte og høje niveau af ekspertise ahr hjulpet os til at få den nye løsning op at køre hurtigt og med stor succes.”
Da Haldex forsætter med at vokse, så vil salgs- og marketingsfolkene arbejde med nye kollegaer og kunder og på forskellige sprog. Omnias understøttelse af flere sprog gør det nemt for dem at starte med at kommunikere med nye kontorer, lande og markeder.
