Køge Kommune moderniserer sin digitale kommunikation med Omnia

Køge Kommune har med et nyt Omnia-baseret intranet forbedret sin interne kommunikation, så den er mobil og mere personlig og har dermed styrket engagement og det interne samarbejde på tværs af kommunens mange enheder. Med implementeringen af det nye intranet fremskyndes digitaliseringen og organisationen får en fremtidsrettet digital arbejdsplads.

– Kommunens forbedrede digitale arbejdsplads og intranet giver brugerne adgang til alle nyheder, relevante interne og personlige oplysninger, diskussioner og værktøjer via en enkelt visning. Omnia har også forbedret medarbejdernes mobilitet og fleksibilitet ved at gøre det muligt for frontlinjepersonale i fremtiden at få individuel og personlig adgang via deres mobiltelefoner. Dette var ikke muligt med det tidligere intranet. Frem for alt gør den nye løsning det meget nemmere for brugerne at finde og få adgang til instruktioner, samarbejdssider og værktøjer. Dette gør den interne kommunikation mere effektiv. Desuden vil det medvirke til at styrke den interne dialog og samarbejdet mellem forskellige enheder og føre til en mere samlet organisation, siger Caroline Høyer Simony, projektleder hos Precio Fishbone.

Opgradering bydende nødvendig

Køge Kommune ligger 40 kilometer syd for København og har omkring 60.000 indbyggere. Kommunen er en integreret del af hovedstadsområdet, men har en stærk individuel identitet og er hurtigt ved at blive et regionalt vækstcenter med mange udviklingsprojekter i gang.

Køge Kommunes tidligere intranet var forældet og svært at holde opdateret. Det havde også sikkerhedsfejl, tillod ikke målrettede og personaliserede oplysninger og tilbød dårlig tilgængelighed på små mobile enheder. Ifølge Lotte var det også både uattraktivt og uinspirerende at navigere i. Det resulterede i, at meget få medarbejdere brugte det. Kommunens intranet havde derfor et presserende behov for en snarlig opgradering.

Fleksibel platform øger produktiviteten

– Vi havde brug for en moderne SharePoint-baseret intranetplatform, der er nem at tilpasse, giver mulighed for problemfri integration med Microsoft 365 og tilbyder attraktive layoutmuligheder og personlige målretningsfunktioner. Omnia skilte sig virkelig ud blandt konkurrenterne! Det er en fleksibel løsning, giver fantastisk målretning og mobilitetsfunktionalitet og er nem at administrere og tilpasse. Det vil helt sikkert være med til at øge vores produktivitet. Vi kan nu selv designe startsiden og ændre intranettets generelle layout. Det krævede tidligere assistance fra eksterne konsulenter, hvilket var omkostningstungt og tidskrævende, påpeger Lotte Holle Schneider, kommunikationschef i Køge Kommune.

Køge Kommune og Precio Fishbone startede implementeringsprojektet i januar 2020. Kort efter tvang COVID-19-pandemien implementeringsteamet til kun at samarbejde digitalt.

– Det nye intranet blev lanceret i november 2020, selvom vi havde håbet at have det oppe at køre i oktober. Jeg tror, ​​at fraværet af fysiske møder og workshops gjorde processen langsommere. Hele projektet blev mere eller mindre udført via Microsoft Teams. Vores teammedlemmer var i starten ikke vant til at holde møder og arbejde gennem digitale kanaler, men de var hurtige til at lære, og projektet tog gradvist fart, forklarer Lotte.

Baby-iPad som blikfang

For at forberede organisationen på forandringen og gøre medarbejderne nysgerrige på det nye intranet, lavede Lotte og hendes team en video med en stork, der trækker intranettet; symboliseret som en iPad i en barnevogn. I videoen blev medarbejderne bedt om at finde på et navn til babyen (dvs. intranettet). Videoen hed "Den lille ny" og blev distribueret i hele organisationen. Det vakte stor interesse og snak blandt medarbejderne. Vindernavnet blev "Dokken".

– Vi ville skabe et buzz omkring det nye intranet, men også styre forventningerne. Derfor den humoristiske twist. Det var en stor succes, og vinderen af navnekonkurrencen fik tildelt en kurv fyldt med lækkerier og kage til hele vinderens afdeling. Vinderen blev også interviewet og nyhedsvideoen lagt på det nye intranets forside, fortæller Lotte.

Relevant information til alle

Som i de fleste implementeringsprojekter har Køge Kommune været nødt til at screene og kategorisere al den information, der ville blive migreret over til den nye platform. Det har været en tidskrævende, men givende proces, da informationen nu er meget bedre struktureret, hvilket gør det så meget nemmere at navigere. Det ultimative mål har været at gøre enhver information vedrørende kommunen og brugernes beskæftigelse tilgængelig på intranettet.

– Det er meget nemt at finde enhver form for information på det nye intranet. Omnias responsive design har også givet mulighed for, at intranettet for første gang kan være tilgængeligt for alle frontlinjemedarbejdere. Vi planlægger at implementere Omnia-appen for yderligere at forbedre mobiloplevelsen. Med Omnias målretningsfunktionalitet har vi også gjort informationen mere relevant for hver enkelt bruger, og dermed boostet intranettets anvendelighed og popularitet, slutter Lotte.