Resultatet overgår forventningerne da MAN Energy Solutions bliver digitaliseret med Omnia

Ved at fokusere på brugeroplevelsen, bruge "Champions" til at fremme adoptionen og implementere en ny Governancemodel, er resultaterne af det nye intranet hos MAN Energy Solutions, langt over forventningerne.

Ved at indføre et nyt Omnia-baseret Microsoft 365-integreret intranet har MAN Energy Solutions (ES) taget et stort skridt i retning af digitalisering af deres arbejdsplads.

Vores vision var at etablere et moderne intranet som omdrejningspunktet for vores digitale arbejdsplads og som et grundlæggende element i den digitale oplevelse for alle medarbejdere. Og vi har set store resultater, siger Joseph Purse Solution Consultant and UI/UX Team Lead, MAN Energy Solutions.

Fra dinosaur til digital

MAN ES er verdens førende leverandør af diesel- og gasmotorer og turbomaskiner med stor slagvolumen. Virksomheden leverer løsninger, der minimerer brændstofforbruget og fokuserer på dekarbonisering og digitalisering. MAN ES, der er ejet af Volkswagen-koncernen, har hovedsæde i Augsburg, Tyskland, og beskæftiger omkring 14.000 medarbejdere på mere end 120 steder rundt om i verden.

I 2019 startede MAN ES et initiativ til at erstatte sit tidligere intranet. Det havde tjent virksomheden i elleve år, men kunne ikke længere yde tilstrækkelig støtte til brugerne. Faktisk beskriver tagline for initiativet - "Fra dinosaur til digital" - præcist både den nuværende situation og målsætningen for MAN ES.

- Vi ønskede at skabe et intranet, der kunne imødekomme nye og mere fleksible arbejdsvaner og gøre det nemt at finde og dele information og viden. Det var også en af vores hovedprioriteter at gøre det lettere at komme i kontakt med og engagere sig i vores arbejdsplads og kolleger. I dag kan vi se, at vores nye intranet virkelig har styrket medarbejdernes engagement i hele vores organisation, påpeger Joseph Purse.

Da Microsoft 365 blev indført i hele organisationen i 2019, blev det besluttet, at Microsofts 365-værktøjer skulle være hjørnestenen i og integreres med det nye intranet. MAN ES besluttede også, at Teams skulle bruges til chat, onlinemøder og opgavebaseret samarbejde, og at SharePoint Online skulle bruges til samarbejdssites samt opbevaring og administration af dokumenter og filer. Efter en grundig markedsundersøgelse fandt projektgruppen ud af, at Omnia ville opfylde deres krav og behov bedst og på en omkostningseffektiv måde.

Opbygning af en brugercentreret løsning

Det interne UI/UX-team hos MAN ES begyndte processen med at specificere og designe det nye intranet i 2019. Teamet skabte fem digitale arbejdsplads-personas for bedre at forstå brugernes behov og forventninger. Derefter gennemførte de en-til-en-interviews med repræsentanter for de forskellige personaer, kortlægninger af kunderejser, interaktiv wireframing og brugervenlighedstest.

- For nogle år siden traf virksomheden en beslutning om, at alle nye applikationer eller ændringer af eksisterende applikationer skal gå gennem UI/UX-teamet. Dette var simpelthen for at sikre, at løsningen virkelig passede til det, som virksomheden havde brug for, og denne ændring har haft en enorm positiv indvirkning på slutbrugerne.

- Det, vi gør, er, at vi taler med forretningen, laver interaktive wireframes og går tilbage og spørger: Var det det det, I mente. Når vi er sikre på, at kravene er opfyldt, kan udviklerne gå i gang med arbejdet. Jeg synes, det er en model, der fungerer godt for os, og som sparer os både tid og penge.

- Vi sørger for, at slutbrugerne blev inddraget i processen fra dag ét, og de interaktive wireframes sikrer en praktisk tilgang. Alt arbejde er blevet udført i en iterativ designproces, hvor medarbejderne har bidraget til feedback loopet og dermed hjulpet os med at forbedre brugeroplevelsen over tid, understreger Joseph Purse.

Det arbejde, der blev udført af UX-teamet, og tilbagemeldingerne fra engagerede slutbrugere, der deltog i processen, var afgørende for løsningsdesignet og gjorde det muligt at etablere et brugercentreret intranet, der kunne understøtte de nye arbejdsmetoder.

Champions er med til at skabe succes

Implementeringen af det nye Omnia-baserede intranet begyndte i foråret 2020, men blev sat på standby i et par måneder, da pandemien brød ud. Arbejdet blev genoptaget i sommeren samme år, og det nye intranet, der fik navnet #CULive, blev lanceret et år senere i juni 2021.

Under hele projektet har Josephs team inddraget de vigtigste interessenter, repræsentanter for personas, superbrugere og tidlige adoptanter for at opbygge et internet med den perfekte pasform og drive adoption. Projektteamet rekrutterede også en stor gruppe af ambassadører, såkaldte "Champions", som skulle promovere løsningen og tilbyde støtte til deres kolleger. Der blev også udarbejdet en intern markedsføringskampagne, som blev sat i gang inden lanceringen. For at understrege paradigmeskiftet fra et gammelt legacy intranet fra "dinosaurernes tidsalder" til den nye digitale tidsalder brugte MAN ES markedsføringstaktikker, der virkelig skilte sig ud.

Organisationens modtagelse af #CULive har været enormt positiv. Joseph mener, at Chamions arbejde - sammen med en opmærksomhedsskabende markedsføring, et ambitiøst uddannelsesprogram og et online supportfællesskab - har gjort hele forskellen:

- Champions var de første, og vi sørgede for at uddanne og introducere dem til #CULive inden udrulningen. Derfor havde vi mange eksperter klar til at hjælpe brugerne på lanceringsdagen. Vi introducerede det nye intranet successivt og sørgede for, at vi havde Champions med t-shirts med teksten "I'm a Champion" på alle de steder, hvor folk havde deres første møde med det nye intranet.

- Vi havde 350 Champions til at starte med, og i dag, et år senere, har vi stadig 277 aktive Champions på 75 steder i 47 lande, og de gør stadig et fantastisk stykke arbejde."

Ny Governancemodel holder brugerne tilfredse og #CULive sundt

En af MAN ES's erfaringer ,lært på den hårde måde fra forvaltningen af deres tidligere intranet, er, at en solid Governancemodel gør brugerne mere tilfredse og intranettet sundere. Den tidligere løsning understøttede ikke særlig godt ejerskab af indhold og manglede mange af de funktioner, der var nødvendige for at holde indholdet struktureret, ryddeligt og opdateret. Med Omnias rige indbyggede funktionalitet til vedligeholdelse af intranettet kunne Josephs team nemt skabe en robust Governancemodel, der sikrede en bæredygtig løsning.

Modellen omfatter f.eks. brugerroller og ejerskab af indhold, oprydnings- og livscyklusprocesser, et program for løbende vedtagelse og processer til overvågning af brugertrends og feedback osv. Ifølge Joseph er det afgørende for løsningens succes, vedtagelse og levetid at have en detaljeret Governancemodel på plads, før et nyt intranet implementeres.

- Den nye Governancemodel går hånd i hånd med alle de foranstaltninger, vi har truffet for at fremme brugen. En nøglefaktor for at holde brugerne tilfredse med løsningen er at sikre, at den altid er opdateret og indeholder korrekte oplysninger, som er lette at finde for folk, slutter Joseph og tilføjer:

- Baseret på det nye Governance-koncept har vi nu en model på plads, der vil sikre, at #CULive og den digitale arbejdsplads baseret på Microsoft 365 vil give forretningsmæssig værdi i mange år fremover.

Effekten overstiger forventningerne

Ved at indføre et nyt Omnia-baseret Microsoft 365-integreret intranet har MAN Energy Solutions (ES) taget et stort skridt i retning af digitalisering af deres arbejdsplads. #CULive understøtter fuldt ud fleksibelt og mobilt arbejde og øger kommunikation, samarbejde og videndeling. Det har også været med til at styrke medarbejdernes engagement og organisatorisk sammenhængskraft på tværs af hele verden.

- Virkningen af det nye intranet har ikke kun overgået forventningerne, men det har også bidraget til forbedringer i virksomheden, som vi ikke engang havde overvejet, da vi startede projektet. Initiativet har taget længere tid og krævet flere ressourcer, end hvad der oprindeligt var planlagt, men resultatet er fantastisk.

- Jeg vil sige, at arbejdet på en brugercentreret måde, at drive adoption med Champions og den nye Governancemodel har været vigtige succesfaktorer for os. #CULive har virkelig presset vores virksomhed til at bevæge sig "fra dinosaur til digital", slutter Joseph Purse.