Nyt globalt intranet styrker tilstedeværelse og innovation hos Lindab

Ventilationsvirksomheden Lindab har skabt et nyt Omniabaseret intranet, der styrker den interne kommunikation og innovationen. Den nye løsning har også ført til en forbedring videndeling, organisatorisk sammenhængskraft og effektivitet.

– Med vores nye Omniabaserede globale intranet har vi gjort det nemmere for medarbejderne at udføre deres arbejde og at kunne finde relevant information og relevante dokumenter hurtigt. Alle værktøjer og ressourcer er nu tilgængelige på et sted. Vi når også nemmere ud til alle med forretningskritisk og koncernrelateret information, uanset hvad de laver og hvor i verden de befinder sig. Både engagementet og sammenhængskraften er blevet styrket gennem en øget tilstedeværelse og interaktion på intranettet. Den forbedrede informationsstruktur, flytningen til skyen og konsolideringen af alt indhold har virkelig øget tilgængeligheden, og det gør det nemmere at holde orden og styre kommunikationen, siger Annica Pettersson, Projektleder for intern kommunikation hos Lindab.

Konsolidering i skyen mindsker afstanden

Lindab er en af Europas førende ventilationsvirksomheder. Virksomheden udvikler, producerer, markedsfører og distribuerer produkter og systemløsninger til energieffektiv ventilation og et sundt indeklima. Lindab tilbyder endda løsninger til tag, vægge og tagvanding. Med omkring 5000 medarbejdere har Lindab kontorer i 20 lande i Europa og i USA.

Lindabs tidligere intranet bestod af en ældre, decentraliseret og egenudviklet løsning baseret på SharePoint. Virksomheden ville gerne skabe en moderne, fælles og cloud-baseret kommunikations- og samarbejdsplatform, der knytter hele koncernen sammen og bedre understøtter medarbejderne.

– Det var svært at nå ud til alle i koncernen med information og at finde informationer og dokumenter på vores gamle intranet. Bl.a. pga. at al information og kommunikation var spredt på mange forskellige SharePoint sites og på datterselskabers lokale intranet. Derudover savnede vi en god funktionalitet til indholds- og målgruppestyring, hvilket førte til, at medarbejderne blev oversvømmet med irrelevant og uaktuel information. Da vi også har implementeret Microsoft 365, Teams og andre cloud-baserede server- og desktopapplikationer, ville vi gerne konsolidere og flytte alt i skyen for hele koncernen, forklarer Annica.

I efteråret 2021 begyndte Annica og hendes team arbejdet med at udfase det gamle intranet og bygge et nyt op. Projektet startede med en global brugerundersøgelse for at finde frem til organisationens behov og ønsker.

– Det er utrolig vigtigt at klarlægge brugernes behov først. Ellers risikerer det nye intranet bare at blive en smukseret udgave af det gamle. Organisationens behov ændrer sig hele tiden og adskiller sig en del mellem de forskellige datterselskaber, enheder og lande. Vi var omhyggelige med at skabe et billede af behovene for alle dele af koncernen, inden vi begyndte at skitsere det nye intranet, understreger Annica.

Ifølge Annica kom valget af platformen naturligt.

– Vi kiggede på og sammenlignede flere intranetplatforme. Omnia fremstod som et givet valg, da produktet bygger på SharePoint, som vi er vant til, og det indeholder alle de funktioner, som vi har brug for. Desuden rangerer Omnia højt år efter år i flere uafhængige markedsanalyser. Vi så også, at vi kunne bygge et intranet, der kunne forene den globale og den lokale kommunikation gnidningsløst. Det giver os mulighed for at mindske afstanden og opnå en sammenhængende og ensartet kommunikation uden at give afkald på det lokale, fremhæver Annica.

Målgruppestyring er nøglen til deltagelse og engagement

Implementeringen af Omnia startede i begyndelse af 2022, og det nye intranet blev lanceret i juni samme år. Intranettet har en todelt informations- og navigationsstruktur, hvor al koncernrelateret information, værktøjer, HR-ressourcer med mere er tilgængeligt i den overordnede globale menu og på startsiden. Under den globale menu findes der en lokal menu for den enhed og det selskab, som medarbejderne er ansat i. Her finder man lokale nyheder, dokumenter og andre fælles ressourcer inden for de respektive enheder og lande.

– Indledningsvis lancerede vi det globale site til hele organisationen. De lokale sites er blevet tilføjet successivt i takt med, at de enkelte selskaber har fået migreringen og indhold på plads. Vi er endnu ikke helt i mål, men vi regner med, at alt er blevet konsolideret på vores fælles intranet inden for den nærmeste fremtid. Det kommer til at betyde rigtig meget for administrationen af indholdet og for brugernes muligheder for at kunne finde det rette indhold, pointerer Annica.

Et nøgleelement bagved opbygningen af det nye intranet er målgruppestyring på indhold. Annica fortæller, at de kun lige overfladisk havde berørt målgruppestyring på det gamle intranet. Med Omnias målretningsfunktion så kan Lindab nu målrette al information og kommunikation til de rette modtagere.

– Vi tagger alle nyheder, sider og dokumenter, så medarbejderne kun får den information, som er relevant, hvilket er en stor forbedring i forhold til tidligere. Målgruppestyringen er helt afgørende for at øge tilstedeværelsen på intranettet, fordelene for brugerne og engagementet. Vi forsøger også at stimulere medarbejdernes interesse for og brug af intranettet gennem tips til smarte funktioner, som f.eks. Find my colleague og hvordan man laver flotte organisationsdiagrammer. Det fungerer rigtig godt, mener Annica.

Med taggingen kan Lindabs redaktører og kommunikationsansvarlige også balancere den lokale og den globale kommunikation, så brugerne ikke kun surfer de lokale eller de globale sider. For eksempel så kan lokale nyheder tagges som globale for medarbejderne i et bestemt land, så de skal besøge den globale side for at se visse lokale nyheder.

Derudover så er et vigtigt komponent i at øge brugen af intranettet og engagementet, at indholdet er korrekt og opdateret. Ifølge Annica har det aldrig været mere enkelt:

– Der findes mange kraftfulde funktioner og løsninger i Omnia, som understøtter håndteringen og administrationen af indhold. Som eksempel har vi indført rutiner til opdatering af indhold, hvilket gør, at alt indhold, der publiceres, skal have en revisionsdato. Den person, der er ansvarlig for siden, dokumentet eller indlægget, får en notifikation, når det er tid til at revidere indholdet og, hvis der er behov for det, opdatere det.

Alle skal med

En af målsætningerne for det nye intranet er at øge samarbejdet og videndelingen mellem medarbejdere, enheder, selskaber og lande. Den opgraderede, cloud-baserede og fælles kommunikationsplatform visker grænserne ud og bringer de ansatte tættere sammen.

– Vi vil gerne have, at viden- og erfaringsudvekslingen øges mellem alle dele af virksomheden. Det fælles intranet for hele koncernen gør det muligt på en enkelt og effektiv måde. Ved at dele indsigter, fremskridt og erfaringer med andre så bliver det interne samarbejde, kompetenceudviklingen og innovationen styrket i hele Lindab, pointerer Annica og tilføjer:

– En vigtig del i dette arbejde er at øge intranettets tilgængelighed for alle, ikke mindst for frontlinemedarbejderne, på fabrikkerne eller andre af den slags roller. Det gør vi dels ved at gøre intranettet tilgængeligt på alle typer klienter og mobile enheder, dels gennem infoskærme i fælles rum, som f.eks. frokoststuer og lignende. Vi har stadig en del at gøre, før vi er der, hvor vi gerne vil være, specielt i forhold til selskaber, som vi har erhvervet, og som ikke er fuldt integrerede endnu. Men skridt for skridt er vi på vej i den rigtige retning.