Ordentligt og ryddeligt hos Ragn-Sells med Omnia

Genbrugsvirksomheden Ragn-Sells kører en strengt kontrolleret operation, hvor miljøhensyn, produktionskvalitet og et sikkert arbejdsmiljø er yderst vigtige for virksomhedens succes. For at sikre processerne altid følger ISO certificeringerne og at arbejdet med forbedringer konstant foregår, så bruger Ragn-Sells et Omnia-baseret dokument- og kvalitetsstyringssystem.

“Implementeringen af Omnia og dens understøttelse af kontrollerede dokumenter har forbedret vores kvalitetshåndteringsprocesser og strukturen og ejerskab af vores skabeloner og dokumenter betydeligt. At holde styrende dokumenter og processer konstant opdaterede og synkroniserede med vores certificeringsstandarder er så meget nemmere med det nye system”, siger Carina Ahlroos, Quality Manager hos Ragn-Sells.

Struktur og ejerskab er nøglen til succes

I mere end 80 år har Ragn-Sells indsamlet, renset og genbrugt affald. Virksomheden har mere end 2500 medarbejdere og har aktiviteter i Sverige, Norge, Danmark og Estland. Ragn-Sells er en rollemodel i genbrugsindustrien og har demonstreret gennem deres handlinger og financielle resultater, at missionen med at passe bedre på moder jord kan godt kombineres med en sund bundlinje. Lige siden virksomheden blev grundlagt, har Ragn-Sells udviklet yderst effektive løsninger designet til at minimere den miljømæssige påvirkning og transformere affald til værdifulde ressourcer.

Da Ragn-Sells bestræber sig på at løbende forbedre udbyttet af genbrugt affald og reducere negative miljøpåvirkninger, så er arbejdet med arbejdsmiljø og -sikkerhed og kvalitets- og miljøprocesser yderst vigtigt. For at understøtte dette arbejde så bruger virksomheden et kvalitetsstyringssystem baseret på Omnia, et produkt der kører på SharePoint, og det har kapacitet og funktioner til at håndtere og kontrollere dokumenter gennem hele deres livscyklus.

“Da Omnia blev implementeret greb vi muligheden for at lave en total omstrukturering af hele kvalitetsstyringssystemet og derved forbedre og strømline vores dokumentstruktur. Vi igangsatte en grundig oprydning af vores foldere, slettede dubletter, overflødige eller ikke-færdiggjorte dokumenter, oprettede nye dokumenttyper og -skabeloner og genpublicerede hver eneste dokument med en tydeligt specificeret ejer”, forklarer Carina.

Forfatterforum driver forbedringer

Der er samlet set omkring 20 forfattere/ejere der er allokeret til processerne og de publicerede dokumenter, men der er stadig manage dokumenter, der ikke er publiceret endnu. Et dokument kan kun publiceres, når det har fået tildelt en ejer. Carina uddyber:

“Vi er overbevist om, at det at have en ejer af hvert dokument er den absolutte succesfaktor. Ejerskab sikrer, at dokumentet konstant overholder vores certificeringsstandarder og procesændringer. Det er derfor, vi kun publicerer documenter, der har en godkendt ejer i systemet.”

Andre, der er i gang med at bygge eller opgradere et kvalitetsstyringssystem bør, ifølge Carina, have en omhyggelig planlagt og godkendt struktur for dokumenter og brugerroller, inden systemet implementeres. Det vil facilitere implementeringsprocessen enormt.

Carina har også etableret et dedikeret team af forfattere, der mødes jævnligt for at diskutere og beslutte ændringer i dokumentstrukturen, arbejdsprocesser og systemets funktioner.

“Det har været et meget komplekst og tidskrævende projekt. Forfatterforummet har været en grundpille i vores arbejdet med at skabe en mere effektiv og gennemsigtig dokumentstruktur. I dette forum deler vi viden og ideer og sørger for, at processer, funktioner og dokumenter forbedres konstant”, pointerer Carina.

Forbedret styring og kontrol

Ragn-Sells er certificeret i overensstemmelse med de følgende ISO standarder for arbejdsmiljø og sikkerhed, kvalitet og miljø: 45001:2018, 9001:2015 og 14001:2015. Kvalitetsstyringssystemet er struktureret ud fra kerne-, styrings- og supportprocesser og dækker hele den svenske operation fra indsamling og service til marketing og salg.

Processerne er visualiseret med klikbare billeder, der sender brugeren videre til undersider, der indeholder de forskellige proceskategorier. På disse sider vises alle dokumenterne til hver underproces.

“Det er utrolig nemt at få et overblik over alle processerne og at finde det rigtige dokument. Du kan enten klikke på de linkede procesbilleder eller starte en fritekst søgning. Vores evne til at kontrollere, revidere og opdatere processer og dokumenter er blevet forbedret betydeligt. Dette har resulteret i en større effektivitet og nøjagtighed i vores kvalitetsstyring og standarder for compliance arbejde”, konkluderer Carina og tilføjer:

“Når vi nu opretter og opdaterer ethvert proceslinket dokument direkte inde i systemet, så får vi altid den rigtige skabelon, dokumenttype og struktur. Du er simpelthen tvunget til at gøre alting efter bogen af systemets obligatoriske rutiner. Nu er det hele ryddeligt og ordentligt.”