Partille kommune skaber orden blandt 1,6 millioner dokumenter med nyt intranet

Med et nyt Omnia-baseret intranet har Partille kommune styrket den digitale arbejdsplads med bedre værktøjer til at finde information, samarbejde og kommunikere internt. Den nye platform betyder også, at kommunen strukturerer og effektiviserer forvaltningen af sit omfattende dokumentarkiv.

"Ved at overføre kommunens dokumenter til Omnia får vi en mere effektiv håndtering og bedre kontrol. Samtidig er det blevet meget nemmere for medarbejderne at finde, redigere og samarbejde om dokumenter. Det nye intranet har en stærkt forbedret søgeevne i forhold til før. Ingen i organisationen spørger os, hvor vi kan finde oplysninger længere. Grænsefladen og søgefiltrene fører hurtigt brugerne i mål. Intranettet indeholder også mere relevant og opdateret information i dag, og det er nemmere at finde vores samarbejdsområder. Det har øget brugen af intranettet og forbedret den interne kommunikation," siger Lovisa Åblad, digital strateg i Partille Kommune.

Microsoft 365 integration medførte opgradering af intranet-platformen

I Partille kommune, som er en forstadskommune i Storgöteborg, arbejder næsten 3.000 mennesker. De fleste af dem arbejder inden for sundhed, social omsorg og uddannelse. Kommunens aktiviteter er opdelt i fem forvaltninger: Bygnings- og Miljøforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, Uddannelsesforvaltningen og Sundheds- og Socialforvaltningen. Derudover er der kommunens administration, hvor Loviisa og andre inden for IT, økonomi, HR, byggeri og kommunikation arbejder overordnet for hele kommunen.

Kommunen havde tidligere et Episerver-baseret intranet, men da det blev besluttet at introducere Microsoft 365, skulle intranetplatformen opgraderes.

"Vi havde brug for en platform, der tilbød problemfri og effektiv integration med Microsoft 365. Omnia viste sig som den bedst integrerede platform på markedet," forklarer Lovisa.

Overgangen fra Episerver til Omnia fandt sted i 2017, et år før Loviisa begyndte at arbejde i kommunen. Da hun overtog ansvaret for intranetprojektet og den digitale arbejdsplads, blev der lavet en  gennemgang af informationsstyringen og den interne kommunikation.

"Medarbejderne havde svært ved at finde information, dokumenter og samarbejdsområder i kommunens forskellige kanaler og systemer. De oplevede også, at ydeevnen og tilgængeligheden af forskellige værktøjer på den digitale arbejdsplads var utilfredsstillende. Vi foretog derfor en detaljeret gennemgang af behovene og de eksisterende processer, vores  løsninger og strukturer. Der blev blandt andet foretaget en risikoanalyse af dokumentstyringen for at se, hvordan den fungerede, og hvad manglerne var. Vi indså, at den eksisterende systemløsning krævede fornyelse," siger Lovisa.

Analysen medførte, at kommunen besluttede at flytte store dele af dokumenthåndteringen til Omnia og opgradere intranetplatformen til den nyeste Omnia-version.

Nemmere at finde relevante og pålidelige oplysninger

I forbindelse med opgraderingen af intranetplatformen foretog kommunen store strukturelle ændringer af udseendet, funktioner og  navigation. Ændringerne blev foretaget i forbindelse med pre- og brugerundersøgelser for at finde ud af, hvilke oplysninger der skal være på intranettet, og hvordan medarbejdernes og ledernes brugeradfærd og behov ser ud.

"Vi udviklede blandt andet forskellige Personas til alle organisationens brugerkategorier for at kunne målrette indhold og funktioner korrekt. En anden metode, vi anvendte, var Top Ten Tasks, som var at kortlægge, hvad brugerne finder eller ikke finder på intranettet. Metoden tager hensyn til brugernes opgaver baseret på spørgsmålet "Hvad forventes jeg at udføre, og hvilke oplysninger skal jeg bruge for at udføre disse opgaver?". Arbejdsmetoden var meget effektiv, og vi producerede gode og præcise data for at skabe den rigtige struktur, grænseflade og indhold," påpeger Lovisa.

Det nye intranet blev lanceret i efteråret 2020 og blev godt modtaget af organisationen. Intranettet opfattes i dag som velstruktureret, mere relevant og attraktivt og betydeligt lettere at navigere og finde informationer i.

"En stor grund til, at brugerne havde svært ved at finde oplysninger tidligere, var, at meget lå uden for intranettet, såsom information om din ansættelse. Nu er der i stedet alle relevante oplysninger, som medarbejderne har brug for og med Omnias søgefilter er det hurtigt at finde. Det bliver også tydeligere for den enkelte medarbejder, hvad der er vigtigt for ham eller hende at deltage i, da indholdet nu er målrettet og målrettet, påpeger Lovisa.

For at flytte dokumenthåndtering til Omnia er der indledt omfattende oprydning, kategorisering og strukturelt arbejde. Tidligere var der 1,6 millioner dokumenter, og alle filer skal som end del af processen  værdiansættes, valideres, mærkes og knyttes til den rigtige dokumentejer. Indtil videre har to af forvaltningerne flyttet alle deres dokumenter.

Vi tager én administration ad gangen. Det er et tidskrævende arbejde, men med en ren og velstruktureret dokumenthåndtering sparer vi tid og øger produktiviteten og dokumenterer pålidelighed," siger Lovisa.