En digital arbejdsplads baseret på Omnia digital workplace, holder Iterio inden for rammerne

Implementering af et Omnia baseret intranet har for management konsulentfirmaet Iterio styrket den interne kommunikation og forbedret deres medarbejders fleksibilitet og adgang til kritiske procesværktøjer. Deres nye digitale arbejdsplads har også hjulpet Iterio radikalt med at opgradere virksomhedens effektivitet, reaktionsevne og medarbejderengagement.

– Vores motto er at tænke “inde i boksen”. Det er så meget lettere at tænke uden for boksen, da alt er muligt, når der ikke er nogen grænser. Imidlertid er vi i vores arbejde begrænset af budgetter, lovgivning, tidsrammer og samfundsmæssige krav. Vores nye digitale arbejdsplads har gjort det meget lettere for vores konsulenter at få adgang til de forskellige værktøjer, kvalitetsprocesser og politikker, der er nødvendige i kundeprojekter. Dette gavner vores projekter på adskillige måder og hjælper os med at holde os inde i boksen, fortæller Iterios administrerende direktør Jonas Jonsson.  

Nem adgang sparer tid og kræfter  

Iterio er et konsulentfirma indenfor byplanlægning og ledelse. De tilbyder projekthåndtering og it-koordineringstjenester inden for geoteknologi, miljø og trafik til organisationer som kommuner, ejendomsselskaber, arkitekter, svensk transportadministration og Stockholm regionen. 

Virksomheden blev startet i 2011, og har i dag omkring 100 ansatte efter kun otte år og planlægger at fortsætte med kraftig vækst. For at lette denne proces har Iterio implementeret et nyt Omnia baseret intranet med det formål at forbedre interne kommunikations- og digitaliseringsprocesser, samt digitale værktøjer.  

- Vi plejede at have en ret utiltalende og kompleks intranet løsning, som vi selv havde bygget, baseret på SharePoint. Det var vanskeligt at modernisere og integrere sig med eksterne tjenester. Faktisk ignorerede mange af vores medarbejdere intranettet fuldstændigt og opfattede det som kompliceret og meningsløst. Vi havde brug for en ny, moderne og fremtidsorienteret løsning, der var let at navigere og vedligeholde, forklarer Jonas.  

Iterio valgte derfor Omnia som platform. Systemets rige standardfunktionalitet og intuitive integration med Office 365 var blandt årsagerne til deres valg. Den nye løsning blev implementeret i 2018 og er primært baseret på en standardkonfiguration. Iterio har imidlertid foretaget nogle mindre tilpasninger omkiring designet til at lette vedligeholdelsen af fraværs- og kalenderaktiviteter. 

Implementeringsprojektet var effektivt og nemt, og det var meget let at få den nye løsning i gang, efter den blev installeret. Precio Fishbone’s eksperter var meget hjælpsomme med at tilpasse nogle af systemets funktioner. I dag er det f.eks. meget mere enkelt at kunne styre sit eget fravær. Alle i organisationen kan også nemt finde ud af, om der er en kollega, som er på ferie, hos en kunde, laver research eller er syg derhjemme. Dette er meget nyttigt i en planlægningsproces, eller hvis du har brug for at konsultere en kollega om en kritisk sag. 

Jonas fortæller også, at Itero begyndte at digitalisere og konsolidere mange af deres processer, retningslinjer, værktøjer og Lovgivningsmæssige- og politikker lige så snart løsningen var på plads. Hele kvalitetsstyringssystemet med dets mange skabeloner og dokumenter er nu online. 

• At have hele vores bibliotek med procesbeskrivelser, retningslinjer og kvalitetspolitikker tilgængeligt via intranettet er en enorm fordel for hvert projekt, som vi er involveret i. Tidligere var vores kvalitetsstyringssystem alt sammen på papir, hvilket var tidskrævende og besværligt. Nu er den værdifulde viden taget i brug og vores konsulenter har fået det gjort det tilgængeligt i deres dagligdag. Fremtidige projekter blevet så meget lettere at administrere, og forbedrer derfor virksomhedens kvalitet og effektivitet, påpeger Jonas. 

Ubegrænset fleksibilitet med en digital arbejdsplads i lommen 

Mere end halvdele af Iterio´s konsulenter arbejder uden for kontoret på kundens lokation eller hjemmefra. Det var derfor virkelig vigtigt at det nye intranet kunne levere en uimodståelige mobilvenlig oplevelse og performance. 

– Førhen havde vi ikke et særligt tilfredsstillende mobilinterface til vores interne kommunikationskanaler og værktøjer. Men Omnia har virkelig revolutioneret vores mobilitet og fleksibilitet. Når vores medarbejdere i dag benytter tablets og smartphones, er brugeroplevelsen lige så god som når de bruger deres computere. Og det betyder meget, hvis du arbejder ude hos kunden, eller er er på farten. Den digitale arbejdsplads, giver dig mulighed for at følge med i hvad der er blevet vedtaget og sagt på møder du ikke har kunne deltage i, noget som førhen ikke var været nemt, fortæller Jonas, og tilføjer: 

– Det nye intranet har generelt forbedret vores interne samarbejde enormt. At holde teammedlemmer opdateret med deres projekter og sikre, at hele organisationen informeres konstant om alt, hvad der foregår i virksomheden, er nu så meget lettere. Dette skyldes dels den forenklede proces til publicering og vedligeholdelse af indhold, dels på grund af den kraftigt forbedrede brugeroplevelse og mobilitet. Og det er især værd at bemærke, at det er let at holde sig opdateret ved at bruge Omnia appens notifikations funktionalitet. 

– En anden meget positiv effekt af det nye intranet er øget social aktivitet online. Faktisk har vi set, at vores medarbejdere interagerer med indhold med den samme entusiasme som på sociale medier, påpeger Jonas