Vargön Alloy sænker risikoniveauet med et Omnia baseret kvalitetssystem

En af Europas største producenter af ferrokrom, Vargön Alloys, stiller høje krav til kvalitetsarbejde og arbejder konstant på at skærpe kvaliteten og reducere produktionsrisikoen. Ved hjælp af et Omnia-baseret sagsstyrings- og kvalitetsstyringssystem kan virksomheden identificere og adressere risici og afvigelser hurtigere, sikrere og mere struktureret end før.

- Vores nye afviklingsstyrings- og kvalitetsstyringssystem giver os mulighed for at identificere og styre en evt. Fare som ville kunne opstå før den kan blive farlige for vores ansatte eller forringe kvaliteten. Løsningen betyder også, at vi kan øge effektiviteten og finde mangler og flaskehalse i processerne og andre afvigelser, der har en negativ effekt på produktionskvaliteten, siger Fredrik Janson, IT-manager og køber hos Vargön Alloys. 

Observer, rapporter, og gør noget inden nogen kommer til skade 

Vargön Alloys AB er Sveriges eneste producent af ferrolegeringer og har omkring 200 ansatte. Virksomheden er beliggende på Göta Älv i Vänersborg Kommune og er en del af Yildirim Group of Companies, som er en af Europas største producenter af ferrochrome. Materialet er en legering, der tilfører hårdhed til stålet og hjælper til modstand mod korrosion. Det bruges blandt andet også til fremstilling af rustfrit stål. 

Fremstillingsprocessen er forbundet med mange forskellige typer risici. F.eks. Kan medarbejdere komme ud for at få forbrændinger, falde og andre belastninger eller skader. Der er også risici forbundet med brand, miljøpåvirkning og skader på maskiner og udstyr. For at minimere risikoen og helst eliminere dem, inden faren opstår, bruger virksomheden et Omnia-baseret afviklingsstyring og kvalitetsstyringssystem. Løsningen giver organisationen mulighed for at rapportere og følge op risici på en effektiv og struktureret måde. 

Alle i virksomheden kan rapportere nye risici og ændringer i systemet. Platformen er klar og tydelig og gør det nemt for enhver i virksomheden at registrere ændringer. Med selvinstruerende felter og felter udfylder den rapporterende medarbejder alle de nødvendige grundlæggende oplysninger om sagen. Derefter er det automatisk knyttet til den rigtige ansvarlige beslutningstager til opfølgning og handling, forklarer Fredrik. 

Afhængig af hvilken type af skade der er tale om klassificeres forskelligt. Sagen henvises herefter til enten en procesejer eller en personalechef for arbejdsområdet. Hvis der er risiko for personskade, vil det ansvarlige personale modtage sagen og blive underrettet via Omnias direct meddelelsesservice og e-mail. Hvis der ikke er sket noget inden for seks dage, vil der blive sendt en påmindelse.

- Vi har rutiner, som skal sikre, at så snart nogen ser eller oplever en risikabel situation, skal det rapporteres i systemet. På den måde sikre vi at alle er underrettet. For eksempel skal man beskrive, hvad der skete eller kunne have sket, hvad der forårsagede det. Hvordan det blev håndteret og hvis det er en advarsel om en risiko. Når den ansvarlige person derefter modtager sagen, foretager han eller hun en dybtgående årsags- og konsekvensanalyse, herunder et forslag til en handling, og anerkender den derefter. På denne måde håber vi at forhindre risici i at blive en realitet, understreger Fredrik. 

Effektiviseret og bedre struktureret forandringsstyring 

Tidligere håndterede Vargön Alloy's afvigelser og kvalitetsstyring ved hjælp af flere forskellige SharePoint-baserede og selvudviklingssystemer. Der var for eksempel et system for afvigelser, et system til sikkerhed, et for handlingsplaner og nogle andre systemer til intern og ekstern revision. Da de certificerede operationer til de nye ISO 9001: 2015 og ISO 14001: 2015 standarder var de proprietærer systemer ikke længere tilstrækkelige. Frederik forklare videre:

Vi var nødt til at forene alle processer i et fælles system, så vi kan følge afvigelser effektivt og ensartet og se, hvem der er ansvarlig for hvad. Ingen af de standardsystemer, vi evaluerede, opfyldte vores krav og behov. Vi bad derfor Precio Fishbone, der tidligere har udviklet vores tidligere intranet i SharePoint, om forslag til en tilpasset løsning i Omnia, siger Fredrik. 

Den løsning, der blev præsenteret, og som senere blev en realitet, er baseret på et proprietærstyringssystem i et Omnia- og SharePoint-baseret miljø. Løsningen er også integreret med et nyt intranet og Omnia's kvalitets- og dokumentstyringssystem, Omnia QMS og Omnia DM, samt visse SharePoint-lister.  

- Processerne er automatisk forbundet mellem sagsstyring, kvalitetsstyring og dokumentstyringssystemer. Dette betyder blandt andet, at de ansvarlige for sagerne matches i QMS, og at forbedringsarbejdet forenkles, når kontrol- og proces-dokumenterne er knyttet til de respektive afvigelser. Dette letter revisionen af dokumenterne, påpeger Patrik Turebo, projektleder hos Precio Fishbone. 

Forbedret intern kommunikation  

Fredrik siger, at virksomhedens interne kommunikation også er forbedret, og det næste trin i udviklingsarbejdet er at skabe et arkivsystem, der øger ydelsen og integrerer HR-systemet Agda. 
 - Ved at integrere med Agda, vil det være lettere at finde og forbinde medarbejdere til en sag. Den nye løsning har også resulteret i et lettere administreret og attraktivt intranet, der har forbedret den interne kommunikation, bemærker Fredrik.