Rödl & Partner strømliner deres processer og videndeling gennem Omnia

Det internationale revisions- og konsultentfirma Rödl & Partner har implementeret et nyt intranet og proceshåndteringssystem baseret på Omnia. Den nye platform hjælper virksomheden med at holde alle forretningskritiske processer og informationer, som f.eks. vejledninger og politikker, opdaterede og korrekte. Det understøtter også Rödl & Partner i at booste intern kommunikation, videndeling og samarbejde, samtidig med det bringer dens verdensomspændende forretningsaktiviteter tættere sammen. Derudover giver platformen bedre tilgængelighed til både lokal og koncernrelateret information.

“Med Omnia har vi bygget en moderne, skalerbar, flersproglig, decentraliseret, fremtidssikret kommunikationsplatform, der dækker hele koncernen. Den hjælper os med at styrke vores videndeling og intern kommunikation, både globalt og lokalt. Den nye løsning har også styrket kontrollen med og simplificeret håndteringen af vores forretningsprocesser og styrende information”, siger Edin Visnjic, Senior Manager i Rödl & Partners Center of Excellence Intelligent Automation, og han tilføjer:

“Håndteringen af og adgangen til vores forretningskritiske skabeloner, politikker, vejledninger og anden information, der er kritisk for vores arbejde, er blevet betydeligt forbedret. Vores medarbejdere kan nu finde al information hurtigt og nemt, og de kan stole fuldt ud på pålideligheden af indholdet. Indholdsejere kan også trygt stole på, at enhver side, skabelon og dokument, som de er ansvarlige for er opdateret og korrekt. Og det er takket været Omnias smarte publicerings- og governance værktøjer.”

På jagt efter en moderne og skalerbar global løsning

Med hovedkontor i Nürnberg, Tyskland så hjælper Rödl & Partner tyske virksomheder over hele verden med revisions- og andre konsultentservices. Deres arbejdsstyrke tæller 5.800 advokater, skatterådgivere, ledelses- og IT-konsulenter og revisorer, der er fordelt på 110 kontorer i 50 lande.

Rödl & Partners tidligere intranet var forældet og manglede nøglefunktioner i forhold til planlagte forbedringer. Virksomheden ville bl.a. gerne forbedre intranettets egenskaber for findbarhed for at simplificere og accelerere informationssøgningen. De ønskede også en mere advanceret håndtering af processer og indholdscyklusser, understøttelse af flere sprog og en ubegrænset skalerbarhed til løbende udvidelse.

“I løbet af det sidste årti er vi vokset hurtigt og massivt på verdensplan. Vores gamle intranet blev primært kun brugt i Tyskland, og det var svært at modernisere og opskalere. Derfor var der et akut behov for at opgradere vores platform, så vi kan forbedre den interne kommunikation, både lokalt og på tværs af den globale organisation. Men vores hovedfokus gennem hele projektet har været at skabe en advanceret og moderne løsning til at håndtere processer og indhold”, understreger Edin.

Problemfri kombination af global og lokal kommunikation

Efter en grundig markedsanalyse valgte Rödl & Partner Omnia som den nye intranet- og proceshåndteringsplatform. Ifølge Edin så var Omnias store skalerbarhed og de mange indbyggede standardfunktioner, inklusiv de omfattende muligheder for håndtering af flere sprog og funktioner til indholdsstyring, afgørende.

“Omnias administrative og governance funktioner, kraftfuld understøttelse af flersproglige sites og den indbyggede godkendelsesproces for indhold var nogle af de ting, der skilte sig ud fra konkurrenterne. Vi så, at vi nemt kunne skabe et brugerorienteret, decentraliseret intranet med mange lag, der problemfrit kombinerer koncernrelateret og lokal information”, forklarer Edin.

Udviklingen og implementeringen af Omnia begyndte i marts 2023, og det nye intranet blev lanceret senere samme år. I den første udrulning er det globale koncernsite tilgængeligt for alle medarbejdere, men på nuværende tidspunkt er kun det tyske lokale site blevet integreret. Rödl & Partners ambition er gradvist at inkludere alle lokale sites på hvert lands sprog.

“En af fordelene ved den nye løsning er den decentraliserede governancestruktur. Lokale site-ejere og redaktører kan nemt oprette og publicere lokale sider uden at skulle involvere koncernens IT afdeling. Det er bogstaveligt talt kun et klik på en knap på forsiden. Vi har også integreret DeepL oversættelsesappen i Omnia, som automatisk oversætter ethvert indhold til sproget på det lokale site”, pointerer Franciska Lurz, Business Process Manager.

“Før i tiden blev publiceringen af nyt indhold normalt håndteret centralt af vores IT afdeling. På mere end 50 indholdsworkshops med vores service lines og enheder har vi i fællesskab på forhånd struktureret det nødvendige indhold for at kunne gå live i Tyskland, og vi har skabt en problemløsende navigationsstruktur”, fortsætter Franciska.

Automatisk håndtering af processer og indhold øger troværdigheden

Edin og hans team har forsøgt at bygge så meget automation ind som muligt i publiceringsprocesserne og workflows for at fjerne manuelt arbejde og øge kvaliteten af information. Det vigtigste er processerne for godkendelse, revision og arkivering.

“I vores branche er det vigtigt at holde sig opdateret omkring lovgivningsændringer, standarder og industripraksisser. Derudover har Rödl & Partner sine egne standarder, som vores medarbejdere skal følge i deres arbejde. Derfor har vi prioriteret opbygningen af automatiske workflows omkring håndteringen af vores processer og informationsgovernance, da vi byggede den nye løsning. For eksempel sikrer vores Multistep Approval Flow (godkendelsesflow med flere trin), at intet bliver publiceret, før det er verificeret og godkendt af den rette beslutningstager. Vores revisions- og arkiveringsworkflows beskytter alt indhold mod at blive forældet og ukorrekt”, bemærker Edin.

Revisions- og arkiveringsworkflowene er ligeså simple, som de er geniale. Indholdsejeren får automatisk en påmindelse 40 dage før, revisionsdatoen udløber. Hvis indholdsejeren ikke får revideret indholdet i tide, så bliver siden automatisk arkiveret, og sidens indhold er nu utilgængeligt for alle undtagen ejeren og godkenderen.

“Det er et selvregulerende system, for ingen har lyst til at være ansvarlig for, at kritisk information ikke er tilgængeligt for ens kollegaer. Ejeren får gentagne påmindelser via e-mail og notifikationer. Disse automatiserede workflows sparer os en masse tid, reducerer manuelle fejl og sikrer høj kvalitet og troværdighed for al information, der publiceres på vores intranet”, konkluderer Edin.

En samlende platform

I modsætning til mange andre revisions- og konsultentvirksomheder, der er opbygget som partnernetværk, så henvender Rödl & Partner sig til markedet som EN virksomhed, der er formet som en international gruppe. Med en fælles kommunikation og videndelingsplatform vil det være nemmere for Rödl & Partner at distribuere og dele koncernvejledninger, kerneværdier, nyheder og forretningskritisk information. Ifølge Edin så vil det styrke den organisatoriske sammenhængskraft og virksomhedens internationale brand:

“Vi mener, det er meget vigtigt for de respektive datterselskaber og -enheder at have deres eget lokale intranet på deres eget sprog og at kunne dele lokal og landespecifikke nyheder og information. Ligeledes er det vigtigt, at alle medarbejdere har adgang til vores koncernrelateret kommunikation, best practices og fælles værdier. Det vil styrke vores brand og øge engagement, samarbejde og videndeling på tværs af vores globale organisation. Med Omnia kan vi kombinere lokale hensyn med vores globale vision på en gnidningsløs og effektiv måde.”