Intranet uden grænser svejser Rottneros Group sammen

Ved at implementere et nyt Omnia-baseret intranet så har Rottneros stryket den interne kommunikation, virksomhedens sammenhængskraft og employer branding. Den nye løsning tilbyder et mere brugervenligt interface, en forbedret overordnet struktur og markante effektivitetsgevinster i forhold til håndtering af information.

“Ved at tilbyde nem og hurtig adgang til forretningsnyheder, politikker, medarbejderinformation, samarbejdsområder og andre værktøjer forener vores nye koncernintranet alle vores enheder og produktionsfaciliteter og gør Rottneros-brandet meget mere synligt og appellerende for vores medarbejdere”, siger Cecilia Hagen, Communications Officer hos Rottneros, og tilføjer:

“En af de mest brugte nye features er søgningen, der hjælper brugerne med hurtigt at finde kontakter, kompetencer og samarbejder.”

Problemfri remote implementering

Historien om Rottneros’ grundlæggelse går helt tilbage til 1630, da en jernsmedje blev etableret. I 1887 blev smedjen konverteret til en fabrik, der lavede træmasse, og dermed skiftede Rottneros deres produktion fra jern til træmasse. I dag er Rottneros AB en børsnoteret koncern, der beskæftiger omkring 290 personer og har salg over hele Europa og i andre dele af verden. Virksomheden har to træmasseproduktionsenheder, Rottneros Bruk og Vallviks Bruk, og en emballagefabrik. Den sidstnævnte, Rottneros Packaging, producerer fiberbakker og inkorporerer også det råmateriale, der produceres af virksomhederne SIA Rottneros Baltic i Letland og det svenske skovbrugsfirma Nykvist Skogs AB.

Rottneros’ tidligere SharePointbaserede intranet var opdelt i tre separate intranet. Hver intranet var udelukkende for kommunikationsbehov inden for de repsektive datterselskaber og produktionsenheder. Platformen tillod ikke kommunikation på tværs af enheder eller koncernen. Det gjorde intern kommunikation meget ineffektiv og den løsning førte til informationssiloer og omkostningstung site governance.

Brugerne synes også platformens interface var forældet og uinspirerende. Derfor besluttede ledelsen at opgradere løsningen til en moderne, mobilvenlig, nem at håndtere, omkostningseffektiv intranetplatform for hele koncernen med fuld integration the Microsoft 365. Rottneros kontaktede Omnia og bad om at f pen demonstration af intranetplatformen. Implementeringen af Omnia begyndte to måneder senere.

“Vi havde brug for en ny, moderne platform, der kunne hjælpe os med at forene koncernen både visuelt og i forhold til kommunikation. Omnia skilte sig ud som den mest passende platform, der opfyldte alle vores behov. Oveni tilbød platformen en gnidningsløs integration med Microsoft 365 og Teams, der er vores foretrukne desktop- og samarbejdsværktøjer”, forklarer Rottneros’ IT Manager Daniel Kaar.

Pga. COVID-19 pandemien blev implementeringen udført udelukkende via digitale kanaler. Alle møder og workshopper blev afholdt ved at bruge Google Jamboard og Microsoft Teams, og de tekniske installationer og konfigurationer blev udført via sikre remote teknologier.

”Den remote implementeringsproces var effektiv og uden problemer. Vi organiserede fire workshopper i Teams og Jamboard, der involverede 14-15 nøgleinteressenter som repreæsenterede alle linjefunktioner i koncernens forskellige enheder. Selvom fysiske møder ofte bygger stærkere relationer, så har digitale møder også en masse fordele. F.eks. kunne deltagerne poste deres ideer anonymt, hvilket faktisk kan booste kreativitet. Og alt der foregår på mødet kan optages og dokumenteres automatisk”, pointerer Omnias Projektleder Karin Lundberg.

Et mere klart overordnet billede styrker engagement og sammenhold

Hovedformålene med det nye intranet var at konsolidere og forene koncernens interne kommunikation og også at forbedre navigations- og informationsstrukturen for at styrke findbarheden. Daniel, Cecilia og deres team investerede efterfølgende en del tid i at raffinere, sortere, tagge og omkategorisere alle informationer på intranettet og i dokumentarkiverne.

”Intranettet er nu meget mere attraktivt, velstruktureret og relevant. Vi rensede en del gammel og overflødig information og radikalt forbedrede strukturen. F.eks. er alt arbejdsrelateret indhold nu kun tilgængeligt indefra intranettets samarbejdsområder, som gør det meget nemmere at finde. Vores informationshåndtering og interne kommunikation har allerede fuld fart på og er i dag meget mere effektivt”, konkluderer Cecilia og fortsætter:

”Brugerne behøver ikke bruge ligeså lang tid som før på at lede efter arbejdspolitikker, processer og andre forretningskritiske informationer. Det er meget nemmere at følge og være konstant opdateret på forretningsnyheder, visioner, mål og vores kerneværdier. Det giver vores medarbejdere et mere komplet og mere klart billede af vores operationer, og det styrker vores sammenhold og vores drive mod at opnå vores fælles mål.”

For at kunne skabe et mere forenet Rottneros så er der blevet publiceret nyheder, der dækker enhver sektor af koncernen, i stride strømme på intranettet. En ny indholdsfunktion, der hedder Employee of the Week, er specielt designet til at booste engagement og øge medarbejdernes indsigt i andre roller.

”Omnias responsive interface og platformens mobilapp er yderst vigtigt for størstedelen af vores medarbejdere, der konstant er på farten. De kan nu altid tilgå enhver information, som de har brug for, på intranettet og holde sig opdaterede om alt, hvad der foregår i Rottneros”, understreger Daniel.