Steer booster deres kommunikation ved at implementere et Omnia-baseret intranet
Steer, en global konsulentvirksomhed, der specialiserer sig i byer, infrastruktur og transport, forbedrer deres interne kommunikation, samarbejde og videndeling ved at implementere et nyt intranet baseret på Omnia. Den nye løsning vil hjælpe Steer med at styrke medarbejderengagement og den organisatoriske sammenhængskraft på tværs af deres 26 globale kontorer. Derudover giver det også forbedret tilgængelighed til processer, politikker og anden information med en forbedret findbarhed og alle de værktøjer og ressourcer, som medarbejderne har brug for for at være produktive.
“Kun et par måneder efter lanceringen så har vores nye cloud- og Omnia-baseret intranet forbedret den interne kommunikation og samarbejde på tværs af vores globale aktiviteter. I modsætning til den gamle platform så er kritiske arbejdsværktøjer, som f.eks. dokumenter, processer, politikker og anden vigtig information, nu tilgængelige gennem en fælles indgang. Omnias forbedrede informations- og navigationssturktur har forenklet processen for brugerne, når de skal finde information og ressourcer. Den nye globale kommunikationsplatform hjælper os med at bringe vores mange kontorer og kollegaer overalt i verden tættere sammen, og målet er at fremme en stærkere og mere sammenhængende virksomhed”, siger Mili Shukla, Marketing Manager, Internal Comms, hos Steer.
En enkelt kilde til alting
Steer er et globalt forretningskonsulenthus, der kombinerer kommerciel, økonomisk, design-, teknisk og planlægningsekspertise for at hjælpe deres kunder med at løse komplekse udfordringer inden for områder så som transport, infrastruktur, energi, ejendomme og byudvikling. Med hovedkvarter i London så har Steer omtrent 600 specialister ansat fordelt på 26 kontorer verden over.
Steers tidligere intranet var en skræddersyet SharePoint 2013 on-prem løsning. Intranettet var forældet og manglede funktioner, som virksomheden havde brug for for at kunne yde en bedre support til deres medarbejdere. Steer ønskede også at flytte intranettet i skyen for at forbedre tilgængelighed, mobilitet og kommunikation og samarbejde på tværs af gruppen.
”Vi havde brug for en moderne, cloudbaseret intranetplatform med nem administration og evnen til ubesværet at oprette, publicere og opdatere indhold. Det var essentielt for platformen, at den kunne integreres problemfrit med Microsoft 365 og andre forretningskritiske værktøjer, da vi ønskede at skabe en enkelt adgang til alting, som vores medarbejdere har brug for på daglig basis, som f.eks. dokumenter, processer og politikker. Derudover skulle den kunne understøtte effektiv og inklusiv kommunikation og samarbejde på tværs af organisatoriske og geografiske grænser”, understreger Mili.
Undervejs i projektteamets markedsundersøgelse for at finde en passende platform så fandt de frem til Clearbox Consulting, der er kendt for at gennemføre omfattende vurderinger af intranetplatforme og digital workplace værktøjer. Herigennem opdagede de Omnias pakkeintranetplatform, der har fået ClearBox Intranet Choice Award i syv år i træk.
”Vi lavede en favoritliste med fire til fem forskellige leverandører. Vores præference var Omnia, da vi både kunne lide funktionerne og ud-af-boksen features og dens brugervenlighed. Teamet imponerede os, og vi kunne lide deres gennemtænkte projektmodel. Vi blev forsikret om, at Omnias ud-af-boksen funktioner ville kunne opfylde størstedelen af vores krav, uden der var behov for yderligere kodning, og det konsoliderede vores overbevisning om, at dette var den rigtige løsning”, konkluderer Mili.
Agil tilgang giver tid til at tænke
Udviklingen og implementeringen af det nye intranet startede i april 2023, og den første version blev lanceret i juli efter tre måneders intensiv arbejde. Det meste af tiden blev brugt på at designe informations- og navigationsstrukturen og revidere, slette og rydde op i gammelt indhold samtidig med det blev lavet nyt indhold.
”Vi forstod tidligt i projektet, at vi ikke ville kunne lancere i juli med alting, som vores specifikationsliste indeholdt. Derfor valgte vi at lave en faseopdelt udrulning af intranettet og introducere nye funktioner med hver udgivelse. Denne tilgang til lanceringsplanen viste sig at være en succes. Ved at observere brugernes adfærd og navigation blev vi i stand til at identificere hvilket features og indhold som vores teams synes er mest brugbart”, understreger Mili.
I følge Mili så har den agile tilgang sparet dem en masse (unødigt) arbejde og har resulteret i en mere brugerorienteret løsning. Intranettets popularitet og brug er vokset efter hver lancering, og det er et bevis på metodens succes.
Deling af viden og sejre med alle
Features som Mili og teamet har finjusteret og føjet til intranettet inkluderer en forbedret søgefunktion og et nyt dokumenthåndteringssytem der er udelukkende bygget på Omnia. De planlægger også at introducere et Omnia-baseret kvalitetshåndteringssystem og en Communities sektion, hvor medarbejderne kan diskutere og dele ideer, viden og erfaringer.
“At implementere et ordentligt dokument- og kvalitetshåndteringssytem på intranettet vil forbedre findbarheden og pålideligeden af vores processer, politikker og andre forretningskritiske dokumenter. Tidligere kunne vi have flere versioner af det samem dokument spredt ud på forskellige lokationer, og det gjorde det svært at håndtere versionering. Nu er der kun en version af hver fil, gemt centralt og med revisions- og ejerskabskontrol. Dette vil hjælpe os med at sørge for, alle vores dokumenter, politikker og processer er konstant friske og følger reglerne”, fortæller Mili og fortsætter:
”Denne transformation strækker sig ud over alt indhold på intranettet. Vores nye intranet er dynamisk og nemt at bruge, det hjælper os med at producere nyt indhold dagligt. Ved at bruge Omnias målretningsfunktioner så kan vi også tilpasse og rette indhold mod de rigtige målgrupper, og det gør information mere relevant og interessant for dem.”
